Documentación del SIG Conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el propósito de facilitar su utilización y conservación. Factores Claves Estructura de la Documentación del SIG. Conceptos básicos Gestión Documental Características de la Documentación Sistema Integral de Gestión

Normatividad - documentación del SIG Ley 594 del 2000 Acuerdo 042 de 2002 NTCGP 1000 : 2004 MECI 1000 :2005 Sistema Integral de Gestión

Alcance de la documentación del SIG La documentación del SIG debe incluir: Política y objetivos De Calidad Registros requeridos por la norma Procedim. Requeridos por la organización Manual De Calidad Procedim. Requeridos Por la norma Sistema Integral de Gestión

Estructura Documentación del SIG Manual de Operación del Sistema Integral de Gestión (Meci - Calidad), Manual de Funciones y Competencias, Políticas de Operación, Código de Ética, Código Buen Gobierno, Plan Estratégico, Guías y Programas Instructivos, Reglamentos A B C D E F G Procedimientos Fichas Técnicas, Caracterizaciones Formatos Actos Administrativos internos (Resolución y acuerdos), Comunicaciones oficiales Documentos Externos Sistema Integral de Gestión

Conceptos Básicos Documentación 3.18 Documento: información y su medio de soporte 3.38 Procedimiento: Forma especifica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. 3.4.2 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas 3.4.3 Requisito: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria Listado maestro de documentos Relación documental en la que se registra la versión actualizada y la identificación exacta de los documentos del sistema de gestión de la calidad. Sistema Integral de Gestión

Interrelación entre documentos Documentos externos - Guías Manual de calidad Procedimientos Formatos Manuales, Instructivos

Características de la Documentación 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros Cambia a través del tiempo Se utiliza como referente Describe como funciona la entidad Actualizable No cambia a través del tiempo Se utiliza para demostrar cumplimiento Describe los resultados alcanzados No actualizable Sistema Integral de Gestión

Como se controla la documentación? La actualizable La no actualizable Que la información este vigente Que la versión vigente este disponible en los sitios de trabajo Que la documentación obsoleta no genere confusión. Control de documentos ( Control de versión) Que la información se encuentre cuando se requiera Que se pueda consultar Que sea confiable Control de registros ( Control de archivos) Sistema Integral de Gestión

Cómo acceder a la Documentación Ingresar a la Página Intranet del Fondo Acceder al vínculo 3. Seleccionar el campo de consulta      Plantillas Documentos del SIG Revisión por la Dirección Administración de acciones Preventivas Administración de acciones correctivas Mapa de procesos Sistema Integral de Gestión

Tareas Gestión Documental Elaboración y Actualización de los procedimientos del proceso 2. Elaboración de formatos, Guías , instructivos necesarios para la operación del proceso 3. Consultar y Aplicar la documentación adoptada en el sistema Sistema Integral de Gestión