GESTION DOCUMENTAL I ACTIVIDAD DOS CAMILO ANDRES BRAVO FLOREZ GRUPO 6 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA IMFORMACIÓN Y BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTÁ D.C 2015

GESTION DOCUMENTAL I ACTIVIDAD DOS PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD VALORACIÓN UNIDAD I TAREA DOS CAMILO ANDRES BRAVO FLOREZ GRUPO 6 PROFESOR: JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS GESTION DOCUMENTAL I UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA IMFORMACIÓN Y BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTÁ D.C 2015

LEER CON DETENIMIENTO PARA UN MAYOR ENTENDIMIENTO! SIGUE LAS INSTRUCCIONES DADAS QUE A CONTINUACION SE PRESENTAN.

BIENVENIDOS TUTOR Y COMPAÑEROS! Primero mi primaria ! Me presento: Mi nombre es Cibercipas C (Camilo) y el día de hoy te guiare a lo largo de esta presentación, seré quien te indique datos de interés, conclusiones , reflexiones, etc. y también poseo la capacidad de llevarlos hacia otros enlaces para una máxima profundidad del tema….. Bienvenidos compañeros Cibercipas., EMPECEMOS!!!!.. ! Los temas que trataremos a lo largo de esta presentación están basados en la implementación de un programa de gestión documental y de manera especial profundizaremos en la valoración documental y su maravillo aporte a este programa…. Lest go. En algunas diapositivas encontraras este pequeño logo , el cual te indicara que hay un comentario o una indicación con respecto a la diapositiva. Toda la presentación ira acompañada de una ambientación musical, la cual podrás distinguir mediante este icono: , en cualquier instante podrás silenciarlo según tus preferencias Encontraras signos como este: en donde te devolverán a las primeras diapositivas por si requieres volver a leer alguna de ellas.

PROGRAMA DE GETION DOCUMENTAL - VALORACION DOCUMENTAL

INTRODUCCION Mediante esta presentación espero poder mostrar de manera dinámica un enfoque de la valoración documental desde sus diferentes tipos, clasificaciones, normatividad, enfoques y aplicaciones desde otros países y otras áreas del campo de implementación de un PGD, espero que los estudiantes en CIDBA se identifiquen y logren una comprensión del tema, asociando de manera directa su contenido e imágenes.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con un PGD se pretende que; resalte, que normalice, que regule, que implemente, que facilite y que encamine. De un PGD se pueden enmarcar o distribuir ciertos pasos o procedimientos: Planeación Producción Gestión y tramite Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo Valoración En el cual nos enfocaremos y profundizaremos es el procedimiento de la “valoración”. ! Primero una pequeña introducción de lo que es un PGD !

VALORACION DOCUMENTAL Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Imagen tomada de: www.imipe.org.mx

VALORES PRIMARIOS Te los nombramos a continuación :

VALORACION DOCUMENTAL VALOR ADMINISTRATIVO Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades Imagen tomada de: es.slideshare.net

VALORACION DOCUMENTAL VALOR JURÍDICO O LEGAL Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. VALORACION DOCUMENTAL Imagen tomada de: ajudicuba.wordpress.com

VALORACION DOCUMENTAL VALOR FISCAL Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública Imagen tomada de: losimpuestos.com.mx

VALORACION DOCUMENTAL VALOR CONTABLE Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.   Imagen tomada de: www.educaconta.com

VALORACION DOCUMENTAL VALOR TÉCNICO Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Imagen tomada de: www.valledelcauca.gov.co

VALORES SECUNDARIOS Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo VALOR HISTÓRICO Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

VALORACION DOCUMENTAL VALOR CIENTÍFICO Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Imagen tomada de: documentos.iesjorgemanrique.com

MACROVALORACIÓN La macrovaloración enfatiza el valor de la ubicación, el sitio y las circunstancias de creación de los documentos antes que el valor de los documentos en sí; es decir, valora la capacidad de la institución de crear documentos de valor en forma global antes que tratarlos uno por uno. Por que, una vez que se han identificado las series, se debe valorar tomando en cuenta su edad, periodo de tiempo, autenticidad, integridad, legibilidad y magnitud, con lo que se cae en la microvaloración que corresponde a la valoración tradicional.

MARCO NORMATIVO Constitución Política de 1991 Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. En nuestra constitución política esta reglamentado nuestro patrimonio cultual, por ende, nuestro patrimonio documental como nación.

VALORACION DOCUMENTAL Leyes, decretos, acuerdos, circular y normas : Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.   Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación. Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. NTC-ISO-15489 define valoración documental como “la labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital” http://www.congresosweb.info/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=70&cf_id=24

VALORACION DOCUMENTAL A NIVEL NACIONAL En los programas de capacitación del Archivo General de la Nación de México sobre los archivos semiactivos, define la valoración como el ‘‘análisis de los documentos para determinar su utilidad (valor) a lo largo de su ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y espacio de conservación o eliminación’’. República Dominicana: No existe en su Ley de Patrimonio Documental una disposición de conservación según la edad de los documentos, pero el Archivo General de la Nación (AGN) se ha preocupado por conservar y rescatar todo documento producido antes de 1932. Durante el año 2005 fue trasladado el acervo del Archivo de la Presidencia28 al AGN. Con los documentos no se ha realizado ningún tipo de expurgo, según se tenga constancia.

Estados Unidos: El National Archives and Records Administration (NARA) ha procurado conservar casi en su totalidad los expedientes producidos por las administraciones presidenciales, excepto la correspondencia electrónica. En relación con los censos poblacionales, por ejemplo, el del año 2000 se conserva en soporte digital. Pero el NARA le requirió al Negociado del Censo, Departamento de Comercio, que fueran transferidas las imágenes digitales en soporte de microfilm COM, como requisito de conservación. Canadá: Desde el año 1990 se ha desarrollado un proceso llamado ‘‘macrovaloración’’ para evaluar las entidades productoras ‘‘desde arriba hasta el fondo’’. La idea es conocer bien las instituciones para hacer un buen ejercicio de valoración.

TEORICOS MAS INFLUYENTES EN CUANTO A LA VALORACIÓN DOCUMENTAL Se considera a Theodoro Schellenberg como uno de los teóricos más influyentes en cuanto a la valoración que recoge el pensamiento de Hilary Jensinkon, en el sentido de ver a los archivos como evidencia imparcial. Karl Otto Muller, para quien lo que no merece preservarse nunca debería ser admitido en un archivo. (Kolsrud 1992: 30).

La formulación que hace Theodoro Schellenberg de los valores primarios y valores secundarios y especialmente de los valores evidenciales y los valores informativos, ha sido el punto de partida para la valoración dentro de muchos contextos y objeto de una amplia discusión en las últimas décadas. (Klep 1992: 63). La valoración por lo tanto, implica un trabajo de cuidadoso análisis y de erudición y no un mero procedimiento como lo ven algunos; ya que implica entender factores como: la historia del creador de documentos, las funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los procesos de toma de decisión, los procedimientos de creación de documentos, la naturaleza, organización y administración de los documentos y los cambios ocurridos en el tiempo.

LA VALORACION EN LA EPOCA ACTUAL La valoración en la época actual se ve enfrentada a la forma en que se planifican, crean y utilizan los documentos electrónicos y los sistemas automatizados, por lo que, como plantea, la pregunta a responder es, si los documentos en soporte electrónico pueden ser valorados por las mismas razones y utilizando los mismos principios que se aplican a los documentos en soporte textual, Asimismo los archivistas deben desechar su mentalidad profesional de "mente de papel", si aspiran a organizar los documentos electrónicos frente a las capacidades tecnológicas del nuevo ambiente de comunicaciones electrónicas.

CIBERGRAFIA http://www. bing. com/images/search http://1.bp.blogspot.com/-kT56Ka6uv8E/T9wXqFGSrMI/AAAAAAAAIFw/V1JttKM6n6o/s1600/Bandera+Republica+Dominicana.jpg http://images4.wikia.nocookie.net/__cb20100107225032/doblaje/es/images/thumb/1/12/Bandera_Estados_Unidos.png/500px-Bandera_Estados_Unidos.png http://turismo.org/imagenes/Bandera-de-Canada.png http://bagn.academiahistoria.org.do/boletines/boletin120/BAGN_2008_No_120-03.pdf http://luisgutierrezjimenez.blogspot.com/2008/04/valoracion-documental.html http://1.bp.blogspot.com/_KkaMrmHH5hs/TBfW03awOQI/AAAAAAAACAQ/HbFwatlj-P8/s1600/DSC00533.JPG

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