1 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA BEATRIZ ELENA CASTAÑO ALZATE Asesora Despacho Supersolidaria República de Colombia Noviembre 2 de 2006, Bogotá, D.C

2 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC COMPOSICIÓN DEL SECTOR VIGILADO

3 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC  COMPOSICIÓN SECTORIAL SEGÚN TIPO DE COOPERATIVA TOTAL COOPERATIVAS A DIC

4 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC COOPERATIVAS DE AHORRO Y CREDITO Supersolidaria – Reporte a Jun-2006 Total 735 Entidades

5 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC CONTROL SOBRE LAVADO DE ACTIVOS EN EL SECTOR COOPERATIVO

6 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Comisión Interinstitucional para el Control al Lavado de Activos Ministerio del Interior y de Justicia – Decreto 3420/2004 PREVENCIÓN CONTROL PENALIZACIÓN SUPERINTENDENCIAS y Banco de la República U.I.A.F U.I.A.F Fiscalia General de la Nación Fiscalia General de la Nación Unidades Nacionales de extinción Unidades Nacionales de extinción Del derecho de dominio y contra el Lavado de activos y Dirección de Impuestos y Aduanas Unidad de Información y análisis Nacionales – DIAN_ Fuerza Pública y Organismos de SeguridadFuerza Pública y Organismos de Seguridad Del Estado. Administradores de justicia JuecesJueces INPECINPEC

7 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC ESTATUTO ORGÁNICO DEL SISTEMA FINANCIERO COLOMBIANO-E.O.S.F. Artículos 102 –107 Establece la obligación de adoptar controles para la prevención de actividades de lavado de activos a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia – SIPLA. LEY 365/1997 Extiende obligación de aplicar normas para la prevención de actividades sobre lavado de activos a cooperativas con actividad de ahorro y crédito. CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA N° 007 de 2003 Capítulo Décimo primero, Título Segundo. Establece parámetros que deben adoptar las cooperativas con actividad financiera – SIPLA.

8 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC REPORTES 3. AUDITORIA 4. MANEJO DE LA INFORMACIÓN 5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6. CÓDIGO DE CONDUCTA 1.FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL PARÁMETROS SIPLA SECTOR COOPERATIVO Circular Básica Jurídica N° 007 de 2003

9 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL Su diseño y aplicación son responsabilidad de la administración de la cooperativa, con base en los siguientes criterios : 1.1. Identificación y conocimiento adecuado del cliente y del mercado en que opera. R equisitos mínimos de información del cliente Verificación y actualización de datos

10 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC PERSONA NATURAL O JURÍDICA QUE OSTENTA LA CALIDAD DE ASOCIADO – RELACIÓN CONTRACTUAL PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y/O SUMINISTRO DE PRODUCTOS. Concepto de Cliente: 1. FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL

11 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Estos datos deben verificarse, estar soportados y actualizarse una vez al año. Por clase de productos o servicios que ofrezca. Determinación de su actividad económica. Registro de entrada al sistema - SIPLA Conocimiento del cliente y del mercado 1. FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL

12 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Régimen de excepciones (Cliente) Operaciones realizadas con entidades vigiladas por Superfinanciera. Operaciones realizadas entre cooperativas de ahorro y crédito. Aquellas realizadas con entidades públicas. No releva a las cooperativas de la obligación general que tienen de conocer a todos sus clientes. 1. FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL

13 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Control sobre operaciones PARÁMETROS DE SEGMENTACIÓN:  Por clases de productos.  Por niveles de riesgo de acuerdo con la actividad.  Por otros criterios. DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES:  Consolidación de operaciones por cliente.  Señales de alerta.  Desarrollo tecnológico. 1. FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL

14 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Definición de operaciones inusuales y Operaciones Sospechosas Son aquellas cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado. Operaciones Inusuales Detección Conocimiento del perfil básico de las operaciones del cliente. Conocimiento del mercado y su segmentación. 1. FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL

15 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Control sobre transacciones en efectivo Montos de transacciones sujetas a Registro Individual  Transacciones iguales o superiores a $10 millones de pesos o US $  Determinación de transacciones múltiples como una sola transacción. Transacciones que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario por o en beneficio de una sola persona, que en su conjunto igualen o superen COP $50 millones de pesos ó US $ FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL

16 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Clientes exceptuados del Registro Individual Aquellos clientes que por giro normal de sus negocios realicen sus transacciones múltiples en efectivo, provenientes de actividades lícitas. Registro especial con las características y el volumen de los negocios de esos clientes 1. FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL

17 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC : 1.3Capacitación Interna: A todos los funcionarios de la entidad para: Conocimiento sobre normatividad en prevención lavado de activos. Conocimiento sobre normatividad en prevención lavado de activos. Conocimiento sobre los mecanismos de control desarrollados por la entidad, su aplicación y cumplimiento. Conocimiento sobre los mecanismos de control desarrollados por la entidad, su aplicación y cumplimiento. Conocimiento sobre responsabilidad. Conocimiento sobre responsabilidad. 1. FIJACIÓN DE MECANISMOS DE CONTROL

18 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC REPORTES Consolidado de transacciones en efectivo  Trimestral a la Supersolidaria – formato. Clientes exceptuados del Registro Individual  Mensual a Supersolidaria – formato. De operaciones sospechosas (ROS)  En forma inmediata cuando se presenten. En formato a la U.I.A.F (Unidad de Inteligencia y Análisis Financiero).  Mensual de ausencias de operaciones sospechosas a la U.I.A.F.

19 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC AUDITORIA SOBRE MECANISMOS DE CONTROL Responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad con funciones específicas: 3.1 Oficial de cumplimiento 3.1 Oficial de cumplimiento Funcionario de alto nivel administrativo – con capacidad decisoria.  Nombrado por el Consejo de Administración.  Apoyado por un equipo humano y técnico  Reportar nombramiento a la Supersolidaria, que puede objetar nombramiento.

20 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Funciones Oficial de cumplimiento:  Verificar cumplimiento de procedimientos establecidos por la entidad y normatividad.  Informar al Consejo de Administración sobre efectividad de mecanismos adoptados.  Informar faltas que comprometan responsabilidad de funcionarios. 3. AUDITORIA SOBRE MECANISMOS DE CONTROL

21 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Auditoria interna Evaluar mecanismos de control adoptados con base en procedimientos de auditoria interna generalmente aceptados. 3.3 Revisoría fiscal Adoptar controles para verificar cumplimiento de instrucciones sobre prevención de lavado de activos establecidas por E.O.S.F. – SUPERSOLIDARIA  informarlos al Consejo de Administración. 3. AUDITORIA SOBRE MECANISMOS DE CONTROL

22 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC MANEJO DE LA INFORMACIÓN Organizada por orden cronológico – en forma centralizada. Conservar información mínimo por 10 años. COLABORACIÓN CON LAS AUTORIDADES

23 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Aprobado por el Consejo de Administración Contenido:  Los mecanismos de control adoptados por la cooperativa.  Los demás aspectos regulados por la Circular Básica Jurídica.  Políticas de control y canales de comunicación.  Procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas.  Instancia de reporte y consulta para los funcionarios.

24 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Contenido:  Programas de capacitación interna.  Funciones del Oficial de cumplimiento, de la auditoria y de la revisoría fiscal.  Responsabilidades de cada empleado en la detección y reporte de operaciones inusuales y sospechosas.  Sanciones y correctivos por el incumplimiento de los procedimientos.  Y los demás que la entidad vigilada considere pertinentes. Manual de procedimientos

25 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Código de Conducta Corresponde a los Consejos de Administración:  Adoptar el código de conducta, su acatamiento y difusión y las actualizaciones pertinentes. Debe contener los criterios que sean necesarios para resolver los conflictos de interés ANTEPONER LOS PRINCIPIOS ÉTICOS AL LOGRO DE LAS METAS COMERCIALES Se deben contemplar procedimientos sancionatorios frente a la inobservancia del código de conducta.

26 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC ESTADISTICAS DE REPORTE A UIAF.

27 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC REPORTES POR TIPO COOPERATIVA

28 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC MECANISMOS DE SUPERVISIÓN APLICADOS EN EL SECTOR COOPERATIVO

29 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC VISITAS DE INSPECCIÓN IN SITU Verificación de incorporación de normatividad: Manual de procedimientos Oficial de cumplimiento. Control aplicado sobre registro de transacciones en efectivo superiores al monto establecido (diligenciamiento formato). Pruebas aleatorias sobre movimientos y transacciones. Gestión de Auditoria interna – Revisoría fiscal.

30 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC EVALUACIÓN EXTRA-SITU: EVALUACIÓN EXTRA-SITU: Sobre cumplimiento reportes periódicos: De transacciones en efectivo. De transacciones en efectivo. De clientes exonerados. De clientes exonerados.

31 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC ACTUACIONES: Solicitud de correctivos a vigiladas: Actualización del manual Puntualización señales de alerta Seguimientos periódicos por los órganos de administración C apacitación funcionarios. Solicitud de explicaciones por incumplir con reportes. PROCESO FORMACION/ DISCIPLINA, CULTURA

32 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC ENCUESTA OFICIAL DE CUMPLIMIENTOENCUESTA OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

33 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC RESULTADOS ENCUESTA

34 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC RESULTADOS ENCUESTA

35 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC CAMBIOS EN LANORMATIVIDAD CAMBIOS EN LA NORMATIVIDAD –Establecer parámetros mínimos de conocimiento del cliente –Actualización a estándares internacionales (operaciones por medios electrónicos, personas políticamente expuestas..) –Posesión del oficial de cumplimiento ante la Superintendencia (no representante legal). –Presentación de informes trimestrales al ente de control por parte de la Revisoría Fiscal. –Modificación de los formatos. –Traslado de reportes a UIAF.

36 Superintendencia de la Economía Solidaria Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Prestación de servicios de vigilancia, inspección y control de empresas de economía solidaria. NTC - ISO 9001:2000 SC CO SC Gracias SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA