Lic. Sonia María Merizalde Quito, Ecuador Conservación Preventiva de documentos TACNA, PERÚ 2015

Conservación Preventiva Es el conjunto de acciones, programas, planes, políticas que tiene por objeto prevenir y retardar los efectos del deterioro que sufre el papel. Las condiciones ambientales y las formas de almacenamiento ejercen gran influencia en la conservación de los libros y documentos. El control del ambiente, las mejores formas de almacenamiento constituyen las principales medidas de prevención.

Factores de degradación Los archivos se encuentran ubicados en un determinado punto geográfico, caracterizado por un clima específico que influye de manera directa o indirecta en el papel.

Factores externos En los factores externos el hombre puede controlar su incidencia en el deterioro y alargar la vida del documento, actuando de manera oportuna y directa para corregir estas causas de deterioro.

Factores externos Dentro de los factores externos podemos mencionar los siguientes: Condiciones ambientales deficientes Ubicación geográfica de los edificios Prácticas de almacenamiento inadecuadas Mala manipulación Exposiciones en malas condiciones Robo Vandalismo Siniestros Catástrofes naturales

Factores internos Es más difícil el control que se pueda tener al momento de la elaboración del papel, especialmente ahora con el papel contemporáneo. Dentro de los factores internos podemos mencionar: Manufactura del papel Calidad del material

Condiciones ambientales para conservación Los documentos en los archivos deben estar custodiados en condiciones óptimas para evitar o desacelerar su deterioro, entre lo más recomendado esta: 1. Temperatura de 17 a 22 grados centígrados Humedad Relativa 50% Luz hasta 200 luxes y en reserva 50 luxes, eliminar luz natural directa

Las fluctuaciones bruscas de humedad relativa y temperatura son determinantes al momento de almacenar documentos, si la combinación de la humedad relativa con una alta temperatura se da, estimula el crecimiento de hongos y la propagación de insectos, al contrario una humedad relativa baja puede conducir al resecamiento y fragilidad del papel.

Este fenómeno se da porque el papel es altamente higroscópico es decir que absorbe y expulsa rápidamente la humedad, contrayéndose y expandiéndose de acuerdo al cambio de temperatura y de la humedad relativa. Para evitar este problema es importante tomar en cuenta las instalaciones de controles en los equipos adecuados para el microclima y regirse por las normas de estándares internacionales de conservación. Al tomar en cuenta estos aspectos se estará evitando el deterioro de las colecciones.

Es importante mencionar que un documento expuesto al sol se deteriora 50 veces más rápido que permaneciendo en la sombra.

Las partículas sólidas de hollín y polvo pueden manchar de forma irreversible los materiales, además de desgastarlos.

La presencia de polvo, suciedad, hollín es perjudicial para el papel porque se vuelve en una acción abrasiva que va degradando en la composición intrínseca del papel. Es importante tomar en cuenta y desarrollar un plan de contingencia de emergencia como política de prevención. Realizar una limpieza en seco utilizando materiales como: 1. Brocha de cerdas suaves 2. Aspiradora con filtro en la boquilla 3. Limpieza con borrador pulverizado, utilizando muñequillas de algodón

Medidas Preventivas Tapar ventanas y ventoleras con filtros para evitar el ingreso del hollín y polvo Poner barrederas en las puertas de acceso Evitar el uso de cortinas en los archivos Eliminar alfombras Disponer de lugares específicos para alimentos y bebidas De ninguna manera colocar plantas dentro de los archivos No permitir el uso de velas e inciensos Recordar que toda medida preventiva puede lograrse a través de estrictas medidas de control, mantenimiento y limpieza del lugar

Cuando existen transferencias de documentos Es importante tomar en cuenta que cuando se realiza una transferencia de documentos se debe verificar que la documentación no tenga problemas de microorganismos que puedan contaminar y propagarse en el resto de las colecciones, se debe definir un proceso de cuarentena para ambientar de alguna manera a los documentos que van hacer parte de las colecciones ya existentes.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Es necesario desarrollar políticas institucionales en el manejo de los documentos dentro y hacia los archivos Destinar un presupuesto anual para el desarrollo de la conservación preventiva en los archivos Verificar que los documentos que llegan de las transferencias estén en buenas condiciones y sean adecuadamente embalados e identificados, cuenten con su guía respectiva Es necesario desarrollar los planes y plasmarlos en manuales de conservación preventiva y de emergencia ante los desastres naturales

Trabajar con el uso de tecnologías Contar con especialistas de conservación en los equipos de intervención y dirección para ejecutar los programas preventivos Utilizar materiales inocuos para no afectar en mayor grado el deterioro Recordar siempre que mantener limpio los archivos ayudará el proceso de la conservación La seguridad es otro aspecto a tomar en cuenta en los archivos.

GRACIAS