E CONOMÍA Y E FICIENCIA EN EL USO DE LOS R ECURSOS. Capítulo: XIV (14)

La norma No.340 plantea que “Los Auditores Internos deben evaluar la economía y la eficiencia con que están siendo utilizados los recursos. ¿Cuáles recursos? Todos: dinero, derechos, inventarios, maquinarias y equipos, valores, recursos humanos y recursos intangíbles.

E CONOMÍA Y E FICIENCIA Erick L. Kuhler, en la página 209 del diccionario para contadores, se refiere a la economía y eficiencia. Al referirse a la economía la define como la capacidad relativa para producir a una velocidad determinada con costos más bajos, o bien, con los mismos costos producir a una mayor velocidad. De la eficiencia, señala que es cualquier medida convencional de rendimiento en función de un estándar u objetivos predeterminados; se aplica a una máquina, a una operación, a un individuo o a una organización.

La economía está relacionada con el uso de recursos, plantea la conveniencia de usar los recursos como si fueran escasos y que tenerlos en exceso, causa altos costos y bajos beneficios. La norma 340 plantea, “La Administración es responsable del establecimiento, de estándares de operación para medir la economía y la eficiencia en el uso de los recursos de una actividad. Es responsabilidad de los auditores internos determinar que:

1. Los estándares de operación hayan sido establecidos para medir la economía y la eficacia. 2. Los estándares de operación hayan sido comprendidos y debidamente respetados. 3. Las desviaciones a los estándares de operación se hayan identificado, analizado y comunicado a los responsables. 4. Se hayan adoptado medidas correctivas.

Tener estándares de operación adecuados, entendidos, comprendidos y respetados, estará en relación directa con la actitud del consejo de administración para con tales estándares. Es necesario que los estándares provean los mecanismos integrados con los cuales las desviaciones que se verifiquen sean descubiertas, analizadas, evaluadas y comunicadas a los mandos correspondientes para que alguna acción correctiva o de mejora sea aplicada.

La norma 340 plantea “Las auditorías que se efectúen a la economía y la eficiencia en el uso de los recursos deberán identificar condiciones, tales como: Instalaciones subutilizadas. Trabajo no productivo. Procedimiento cuyo costo no se justifica. Exceso o defecto de personal.

ALCANCE: Una auditoría orientada a evaluar la forma en que los recursos de una entidad son usados, así como el nivel de eficiencia de dicha entidad en sus operaciones tendrá un alcance amplio. Esto es así porque en todas las áreas de una entidad se manejan recursos. De manera similar, en todas las áreas de una determinada entidad se realizan actividades, en cuyo caso, en esas áreas existen estándares de operación que deben ser evaluados.

En el gráfico que se presenta se muestra en cuales niveles de la entidad se concentran recursos y estándares operativos. También se señalan pautas para que el auditor pueda evaluar la situación

Nivel ejecutivo: Gerencia general, gerencia de mercadeo, gerencia de producción, gerencia de finanzas y gerencia administrativa. Se maneja poco recurso y hay pocos estándares integrados. Nivel operativo: Departamentos operativos: encargados de áreas operativas y otras áreas. Manejan la mayor cantidad de recursos de acuerdo con los sistemas y estándares operativos.

Nivel Auxiliar: Personal auxiliar y de apoyo. Maneja menos recursos y pocos estándares operativos, su labor es estrechamente supervisada.

R ECURSOS R ELATIVOS Existe un alto riesgo para la entidad y también para los auditores con relación a economía y eficiencia. Estos riesgos pueden provenir de: 1) La carencia de estándares de operación. 2) Los estándares de operación no son adecuados. 3) Los estándares de operación no son comprendidos. 4) Los estándares no son respetados. 5) Exceso de liquidez. 6) Bajo nivel de rotación de documentos al cobro.

1). 2). 3). 4). 5). 6). 7) Exceso de inventarios 8) Espacio desocupado en edificios, máquinas, equipos y otros 9) Equipos paralizados 10) El personal no está preparado, ocupado ni motivado. 11) Los estándares de operación no están en uso.

O BJETIVOS DE LA A UDITORÍA Con relación a la economía y eficiencia en el uso de los recursos, es común que los auditores establezcan objetivos, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes: 1. La entidad ha instituido estándares de operación que son adecuados, comprendidos por el personal y respetados por todos. 2. Las operaciones realizadas son comparadas con los estándares o indicadores operativos para confirmar conformidad 3. La falta de conformidad es descubierta. 4. Se investigan las causas de las desviaciones. 5. Se comunican las desviaciones al equipo de gerencia pertinente, para la acción conectiva o de mejora.

E VALUACIÓN DEL AUDITOR La evaluación de los aspectos económicos y la eficiencia operativa por parte del auditor interno enfoca los aspectos fundamentales: 1) Existen estándares operativos? 2) Son adecuados los estándares? 3) Están los estándares pautando las actividades de la entidad? 4) Puede esto ser confirmado?

A CCIÓN DEL A UDITOR Cuando el cuestionar o precedente es respondido de manera afirmativa, el auditor debe accionar la auditoria. Esta puede incluir un inventario de recursos financieros, materiales, humanos y de capital para evaluar los niveles de tendencia y una evaluación de los reportes de operación y de las condiciones operativas, respecto a los estándares respectivos.

El nivel de tendencia de recursos ideal es aquel que está más próximo al punto de la necesidad real. Cuando una necesidad tiene más recursos de los que realmente necesita, está incurriendo en desperdicios y asumiendo costos innecesarios. La evaluación de las operaciones, respecto a los estándares respectivos, debe promover o conducir a una operación ajustada a los estándares o que mejore las expectativas.

En el ámbito de la economía y la eficiencia, el auditor no sólo se preocupa por el qué pasó o cuanto costó. Es más importante una interrogante que se refiera a cualidades del proceso de gestión. Quién, cómo, dónde, por qué, para qué, etc. Una auditoría interna que procura determinar si los recursos se manejan económica y eficientemente, es una auditoría que busca contribuir con la dirección, con la gerencia y con el personal en el logro del primer objetivo del sistema de control relativo a eficiencia y efectividad, es una auditoría que mejora los niveles de efectividad y eficiencia, que es igual a decir que promueve la productividad, el crecimiento y el desarrollo de los pueblos. Esto es así porque la productividad tiene un componente social.

Cuando la productividad mejora la sociedad se beneficia, hay una contribución al resultado económico y social del país a través de unas mejores ganancias de las empresas, mejores condiciones para sus empleados y una mayor participación estatal en los beneficios y salarios, lo cual se traduce en una mayor propensión a la asistencia social, un producto mayor, un crecimiento económico que si se vuelve creciente se constituye en un paso al desarrollo y al bienestar social.