S.N.A. 03 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL La descripción es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares e instrumentos descriptivos. DEFINICIÓN FINALIDAD RELACIÓN

Facilitar la localización de los documentos OBJETIVOS O FINALIDAD Facilitar la localización de los documentos Garantizar el control del patrimonio documental Brindar un eficaz y eficiente servicio de información DEFINICIÓN FINALIDAD RELACIÓN

RELACIÓN CON LOS DEMÁS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL SELECCIÓN DOCUMENTAL CONSERVACIÓN DOCUMENTAL SERVICIO DEFINICIÓN FINALIDAD RELACIÓN

CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS DE LOS DOCUMENTOS Todo documento reúne una serie de aspectos externos, que se refieren a su materialidad o estructura física e internos, referidos a su contenido que pueden ser analizados EXTERNOS Clase Es el medio empleado para transmitir la información. A las formas tradicionales textuales y gráficas, hechas a mano se añadieron las realizadas mecánicamente y después, en imágenes sonido y de forma electrónica. Así se distinguen por lo tanto: CARACTERES EXTERNOS INTERNOS

Textuales, en ellos se plasma la información en un texto escrito, que puede ser manuscrito o mecanografiado. Son los que encontramos comúnmente en las organizaciones. Gráficos, representan la información con signos no textuales, mapas, planos, dibujos, etc. Fotográficos, emplean la imagen fija para representar la información: fotografías (negativos, positivos, contacto), diapositivas, microformas. Sonoros, aquellos que reproducen y graban sonidos: discos, cintas magnéticas, discos compactos. Audiovisuales, emplean la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de video, videodiscos, etc. Informáticos, creados mediante ordenadores: cintas y disquetes magnéticos, discos ópticos, CD ROM, etc. CARACTERES EXTERNOS INTERNOS

Soporte fotográfico (fotografías, filmes) Soporte, Es la configuración física del documento que depende de los materiales utilizados para su composición y de la manipulación para crearlo. Soporte papel Soporte fotográfico (fotografías, filmes) Soporte magnético (cintas de video, cintas de casete) Soporte óptico (CD ROM) Formato, Es la forma de presentación del documento, el tamaño y las dimensiones, A4, volúmenes. Cantidad, Número de unidades y espacio que ocupan en metros lineales (volúmenes, legajos, cajas) Forma, La forma de los documentos se refiere a su condición de originales o copias. CARACTERES EXTERNOS INTERNOS

- Tipo, Se refiere a la disposición de los elementos de información que contiene el documento, informes resoluciones. CARACTERES EXTERNOS INTERNOS

Contenido, El asunto o tema de que trata INTERNOS Entidad productora, la persona o institución que produce el documento, es decir el autor del documento. Origen funcional, Es la razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce. Fecha y lugar de producción, Denominado también datación crónica y tópica. Contenido, El asunto o tema de que trata CARACTERES EXTERNOS INTERNOS

NIVELES DE DESCRIPCIÓN, AGRUPACIONES DOCUMENTALES E INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN I ARCHIVO FONDO GUÍAS II SERIES DOCUMENTALES INVENTARIO III PIEZA DOCUMENTAL CATÁLOGO IV   ÍNDICE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS LA GUÍA EL INVENTARIO

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS LA GUÍA La guía es una visión sinóptica de los fondos y grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos ideas del archivo en su totalidad INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS LA GUÍA EL INVENTARIO

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS CLASES DE GUÍA GUÍA GENERAL, abarca todo un archivo, todos los archivos de una ciudad de un país, GUÍA ESPECIAL, Tiene como punto de partida un tema y también puede ser sobre una parte de un archivo. La guía del Archivo Histórico del Archivo General de la Nación . INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS LA GUÍA EL INVENTARIO

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS EL INVENTARIO El inventario es un instrumento descriptivo donde se registran series documentales Por la finalidad Para remisión Para eliminación Para constancia de documentación existente Topográfico INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS LA GUÍA EL INVENTARIO

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