Introducción a la Archivología Resumen 2do. Parcial 2010 Tecnicatura en Administración de Documentos y Archivos Dpto. Humanidades - UNLAR

Administración de operaciones Unidad 4: Administración de operaciones Procesos Gestión servicio

Administración de Operaciones Krajewski (2000:3) como “la dirección y el control de los procesos mediante los cuales los insumos se transforman en bienes y servicios terminados. Esta función es esencial para los sistemas que producen bienes y servicios en organizaciones con y sin fines de lucro. La administración de operaciones se utilizaba principalmente en organizaciones manufactureras, pero con el crecimiento del sector servicios la Administración de las Operaciones es el corazón de un sistema, siendo su objetivo la planificación integral, la programación y el control del proceso productivo, con la finalidad última de la fabricación de bienes y prestación de servicios.

Procesos Krajewski (2000:3) como “ cualquier actividad o grupo de actividades mediante las cuales uno o varios insumos son transformados y adquieren un valor agregado, obteniéndose así un producto para un cliente”. Davenport Thomas (1996:2) “Un proceso es, pues, un orden específico de actividades de trabajo a lo largo del tiempo y del espacio, con un comienzo, un final y unas entradas y salidas claramente identificadas: una estructura para la acción. Si los diseñadores o participantes no se ponen de acuerdo sobre cómo es el trabajo y cómo debería estructurarse, será muy difícil mejorar sistemáticamente, o innovar, ese trabajo”.

GESTIÓN En términos generales los conceptos de administración, gerencia y gestión, son sinónimos . Lo esencial de los conceptos administración, gestión y gerencia está en que los tres se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar“. al gerente le corresponde una mirada al entorno de modo que la organización pueda generar desarrollo: tomar recursos y producir más recursos. Al administrador le corresponde más el mantenimiento y conservación.

SERVICIOS Se trata de un activo intangible, se detalla con precisión el listado integral de prestaciones a brindar, las herramientas y/o equipos a utilizar , incluyendo la determinación de los elementos que conforman el paquete de servicios, el cual contempla: Servicios explícitos: conjunto de servicios directos percibidos por los sentidos de la persona. Ej.: Las instalaciones físicas de un hotel (deposito, oficinas, baños, iluminación, otros). Servicios implícitos: vinculados con los beneficios psicológicos obtenidos. Ej.: El sentido de pertenencia a un grupo social que puede brindar al archivo, donde es recibido cordialmente, cómodo y cálido en las visitas.

Instalaciones de apoyo: responde a la pregunta ¿Dónde se presta el servicio? Ej.: El archivo que será utilizado para prestar servicios de conservación e información. Bienes facilitadores: materiales necesarios para la prestación del servicio. Ej.: Carros para tranporte del documento, reglamento interno (claro y preciso), ropa adecuada, fotocopiadoras, salas de consulta y de formación, etc.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS Según Cruz Mundet “es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones” Se aplica en todo el ciclo de vida de los documentos. Surge en los EEUU hacia los años 30, generando debates, donde la postura más innovadora de T. R. Schellenberg con el Record Management, amplía las funciones del archivero.

Archivo de Oficina – 1ra. Fase Conocer cuales son las necesidades de cada servicio, el volumen y estado de su documentación. Diseñar un sistema de organización y de explotación adecuado. Instruir al personal de las oficinas.

Archivo Central e Intermedio – 2da. Fase Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario. Evitar el colapso de los Archivos Históricos. Aplicar el proceso de selección documental. Garantizar a la entidad productora el acceso de los documentos. Realizar los procesos a bajo costo.

RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS clasificación procede del latín classis facere ,hacer clases consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. ordenación Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc. instalación en el déposito es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos y consiste, como su propio nombre indica, en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros

criterios para identificarlo: organización Fundamentos teóricos: el principio de procedencia y el de respeto al orden original. Necesidad doble: proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él, y facilitar la localización conceptual de los documentos criterios para identificarlo: a) Para producir un fondo de archivo debe poseer un nombre y una existencia jurídica propios, establecidos por un una norma,. b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un texto legal o reglamentario. c) Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe estar definida con precisión. d) Debe tener un jefe responsable con poder de decisión en su nivel jerárquico. e) En cuanto sea posible, la organización interna debe ser conocida y señalada en un organigrama.

Tres tipos de clasificación La clasificación funcional La clasificación orgánica La clasificación por materias

Cuadro de clasificación Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica. Unicidad: Como quiera que los límites temporales, la edad de los documentos, no es característica definitoria del archivo ni rompe la unidad del fondo, el cuadro se concibe para clasificar toda la documentación con independencia de su cronología. Estabilidad: A fin de conferirle la máxima estabilidad, el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya perduración en el tiempo permite lograr una clasificación más segura y estable Simplificación: La simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad..

FONDO GRUPO SUBGRUPO SERIE

La ordenación Cronológico Alfabético Numérico Alfanumérico

La instalación Reconstruir el cuadro de clasificación en el déposito, estableciendo espacios reservados para las GRUPOS, SUBGRUPOS, SERIES El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalación mediante, dígitos arábigos desde el uno en adelante.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL La descripción La guía de archivo La guía de fuentes El censo –guía La guía orgánica El inventario analítico El inventario somero Los catálogos

SELECCIÓN DOCUMENTAL 1 Imposible conservar todo Mucha documentación es innecesaria 2 Es necesario gestionar los documentos como recurso básico de información Adecuar el enorme volumen documental a los recursos disponibles 3 Si se conservara todo, la cantidad haría inutilizable al archivo El archivo se especializa en la eliminación: es el hombre que sabe destruir.

Valor Primario Es el valor que tiene para la administración de origen Valor secundario Es el valor que posee para la investigación y es de dos tipos: Valor Testimonial o Sustancial: información sobre la historia de la institución, la organización y las funciones de la administración de origen. Valor informativo: documentos importantes para la investigación en generalr

Selección documental Está íntimamente ligada al ciclo de vida de los documentos. ¿Dónde y cuando se hace la eliminación? En teoría en la segunda edad del documentos, y en el archivo intermedio.

Selectivo o cualitativo Muestreo Ejemplar o modelo Selectivo o cualitativo Sistemático Aleatorio