AFM – Web File Manager Versión 5

Novedades técnicas – Forma de Implementación Siguiendo última tecnología de Microsoft: Framework.NET 3.5 Implementación transparente para el usuario final: - No se requieren cambios en los puestos de trabajo. - El usuario no se verá afectado en el uso de la funcionalidad actual.

Búsqueda Orden de documentos Workflow Secuencia y control de las tareas. Administración pendientes. Clientes y Proveedores Compartir información, con usuarios externos al área o proceso del AFM. Múltiples áreas Compartir información, manteniendo los requisitos de orden propios de cada Sector o proceso. Interfaces y Carga masiva. Integración con otros sistemas o dispositivos. Ingreso de grandes volúmenes de documentos al AFM.

BúsquedasWorkflow Múltiples áreas Interfaces y carga masiva Clientes y Proveedores Versión 1 Búsquedas por atributos Versionado de documentos Versión 2 Atributos de carga rápida Seguridad por grupos y estados Integración con Outlook Un poco de Historia

BúsquedasWorkflow Múltiples áreas Interfaces y carga masiva Clientes y Proveedores Versión 3 Grillas pueden incluir atributos Atributos Fecha/Texto/Número/Sí-No Atributos dependientes Atributos de selección múltiple Notas Importación desde Excel Versión 4 Grillas personalizadas por área o tipo Avisos Bandeja de entrada Publicación de documentos

Novedades de la Versión 5 BúsquedasWorkflow Múltiples áreas Interfaces y carga masiva Clientes y Proveedores Documentos favoritos Filtros por Extensión/Carpetas y Publicados Carpetas / Legajos Vistas personalizadas Atributo autonumérico Bandejas con XML Usuarios No Integrados y múltiples sesiones

Temas de la Capacitación A continuación se detallan las Nuevas Funcionalidades que se visualizarán en esta capacitación: Múltiples sesiones abiertas para un usuario y usuarios No Integrados. Documentos Favoritos Vistas Personalizadas Carpetas – Relación de Documentos Nuevo Tipo de Atributo – Atributo Autonumérico Cambios en los Filtros de Búsqueda Avanzada Notas Control de Existencia de Documento en el AFM

Múltiples sesiones abiertas para un usuario y usuarios No Integrados. Esta función le permite al usuario tener varias sesiones de AFM abiertas al mismo tiempo. Facilita el acceso desde Internet a usuarios que no tienen usuarios de red. Distintos usuarios pueden abrir sesiones en el mismo equipo al mismo tiempo. Pueden coexistir en la misma implementación usuarios Integrados y No Integrados.

Documentos Favoritos Permite a cada usuario destacar los documentos que considera más importantes o los documentos con los que esta trabajando de forma mas frecuente.

Documentos Favoritos Marcando la estrella el documento queda marcado como Favorito Documento ‘No Favorito’ Documento ‘Favorito’ Seleccionar documento como Favorito

Documentos Favoritos Marcando la estrella en el título de la grilla, filtra los documentos, mostrando únicamente los marcados como Favoritos Filtrar documentos Favoritos

Vistas Personalizadas Los usuarios pueden generarse sus propias vistas de documentos. Permitiéndole así guardar búsquedas frecuentes que el usuario utiliza. Permite definir vistas por estados de documento marcando pasos en un Workflow Las vistas predefinidas pueden utilizarse para generar reportes estándar en excel. Facilita la definición de Áreas por Roles.

Vistas Personalizadas Crear nueva vista Vista Actual Filtro aplicado para la creación de la nueva vista.

Los botones permiten subir y bajar el orden de las columnas. Vistas Personalizadas Crear nueva vista Propiedades de la vista: Nombre, ícono, universo de Documentos, Ordenamiento, cantidad de documentos por página, etc. Agregar nuevas columnas a la grilla de la vista Columnas de la vista. Se ordenan según el orden marcado en este listado.

Vistas Personalizadas Crear nueva vista Los botones permiten elegir qué roles podrán visualizar esta vista. En caso de no seleccionar ningún Rol, será una vista Personal (si se selecciona alguno es una vista de Rol)

Vistas Personalizadas Modificar vista existente Filtro que se agrega a la vista actual

Vistas Personalizadas Ordenar las vistas Se ordenan las vistas, subiéndolas o bajándolas dentro del Listado La vista que tenga el tilde será la principal. Cada usuario puede contar con otra vista principal

Carpetas o Legajos Permite relacionar los documentos bajo un criterio que los agrupe como Legajos o Expedientes. Las carpetas pueden tener atributos propios que no es necesario repetir en cada uno de los documentos que contiene. Permite a los usuarios agrupar documentos que no están contemplados en ninguna combinación de atributos.

Carpetas o Legajos Las carpetas permitirán asociar documentos que están relacionados. De esta forma se podrá, desde un documento, rápidamente visualizar los documentos que están relacionados a este. Crear Carpeta: En la grilla de documentos, las carpetas se visualizarán con el icono:

Carpetas o Legajos Asociar Documentos: 1. Seleccionar los documentos que se desea Asociar 2. Seleccionar la carpeta donde se desea Asociar los documentos seleccionados 3. Asociar Documentos Seleccionados

Carpetas o Legajos Documentos Asociados en una carpeta Documentos Asociados Atributos de la Carpeta Atributos de documento seleccionado Propiedades de la Carpeta Quitar Documento seleccionado de la Carpeta

Atributo Autonumérico Permite numerar documentos bajo un criterio establecido. Ideal para Formularios, Consultas, etc.

Cambios en los Filtros de Búsqueda Avanzada Búsquedas por tipo de documento. Excel (*.xls), Word (*.doc), etc. Búsqueda de publicados. Búsqueda de carpetas

Cambios en los Filtros de Búsqueda Avanzada Filtros por Extensión. Al seleccionar alguna extensión, se visualizarán únicamente los documentos con dicha extensión. Filtros por Carpeta. Se podrá seleccionar si se desea ver únicamente Carpetas o únicamente documentos que no sean carpetas. Filtros por Publicación. Se podrá seleccionar si se desea ver únicamente documentos que están publicados o únicamente documentos que no lo están

Notas Facilidad en la búsqueda de notas. Presentación del conjunto de notas de los documentos para agilizar el manejo de pendientes.

Notas Ver todas las Notas:

Notas Pantalla de Notas Filtros para buscar Notas Notas a las que se tiene acceso

Notas Filtros para buscar una Nota Se busca una nota cuya fecha de recordatorio sea entre 14/4/2010 y 23/4/2010 Información a visualizar en la grilla de notas Se visualiza la fecha de creación de la nota, el usuario creador, la fecha de recordatorio y si fue enviado. Título del documento y texto de la nota

Control de Existencia de un Documento El AFM – Web File Manager, controla cada documento que se ingresa, por medio de un algoritmo de MD5, comparando el nuevo documento con todos los documentos que ya se encuentran en el AFM. Validación de duplicidad de documentos en el AFM tanto por contenido como por título y atributos.

Control de Existencia de un Documento Al guardar un documento cuando ya existe otro con mismo Título y mismos Atributos: Te permite visualizar el documento con mismo títulos y atributos

Control de Existencia de un Documento Al importar el documento cuando ya existe otro con el mismo contendido de documento Te permite visualizar el documento con mismo contenido

Muchas gracias por su tiempo. Por cualquier duda o consulta no deje de comunicarse con nosotros a o llamándonos al (+54) Matías Cherepinsky: Cesar Duran: