Un moderno sistema de administración y control de obras

Es una herramienta contemporánea creada por Construdata, el productor del software y las herramientas sistematizadas para la construcción más utilizadas en Colombia desde 1982

Fundamentos El control de presupuesto y de programación en las obras debe producirse automáticamente a partir del hecho mismo de administrarlas, y no puede seguir existiendo como actividad independiente a cargo de firmas especializadas

Fundamentos La sistematización de los procesos administrativos y de control en las obras debe incluir comunicación electrónica con las oficinas centrales, los proveedores, los contratistas y otras obras para que los intercambios de información sean eficientes y oportunos.

Fundamentos Por su misma naturaleza, la organización administrativa de las obras es transitoria y no admite herramientas administrativas muy sofisticadas y complejas, pero sí altamente especializadas.

Fundamentos Las principales labores administrativas deben estar a cargo de módulos especializados —Compras, Almacén, Contratos, Bancos y Equipos— que alimenten en línea a los centros de control y de reportes

Características I Trabaja en red con autorizaciones parciales de acceso. Aprovecha estupendamente las comunicaciones de Windows para acceder a Internet y al correo electrónico. La curva de aprendizaje de operadores es muy corta.

Características II El presupuesto de control se importa desde Construplan La programación de control se maneja en MsProject Exporta a cualquier formato de archivo

Modelos de Conexión Toda la obra centralizada Equipos Compras Almacén Contratos Bancos Toda la obra centralizada

Todos los procesos descentralizados y un módulo consolidando Modelos de Conexión Compras Almacén Contratos Equipos Bancos Todos los procesos descentralizados y un módulo consolidando

Modelos de Conexión Cada obra maneja sus procesos y la oficina central recibe información por Internet

COMPRAS Calcula pedidos de materiales a partir de los programas de trabajo para el próximo período Verifica automáticamente existencias en el almacén de la obra Genera órdenes de compra por los saldos y las envía por fax o correo electrónico directamente a cada proveedor

Cálculo de necesidades I Se coloca el presupuesto en pantalla y se determinan las actividades por ejecutar en el próximo período.

Cálculo de necesidades II El programa calcula automáticamente los materiales necesarios, sugiere los proveedores que pueden suministrarlos y ofrece hacer las Ordenes de Compra respectivas

Una órden de compra

La orden de compra impresa

La orden de alquiler equipo

ALMACEN Incorpora al almacén los materiales solicitados en las Ordenes de Compra Despacha a la obra los materiales solicitados Actualiza en línea el control del presupuesto y el kardex de materiales

Entrada de Materiales La Entrada de Materiales está basada en las Ordenes de Compra, que pueden visualizarse aquí Los valores de las Entradas afectan la cuenta Inventarios

Salida de Materiales Para despachar materiales a la obra se trabaja directamente sobre las existencias en el kardex Y cada salida se asigna a una cuenta del presupuesto

Pantalla de kardex

Reporte resumido de kardex

Proceso de consumos teóricos Los consumos de materiales como arenas, agua, etc. se contabilizan con salidas de almacén que el programa elabora automáticamente a partir de la ejecución de las actividades que los incluyen en su análisis unitario

CONTRATOS Elabora sub-contratos de mano de obra, suministros y manufactura Liquida actas de ejecución de obra Genera órdenes de pago a partir de las actas Mantiene el control permanente de cantidades ejecutadas.

Contrato de mano de obra Identificación del contratista y el contrato Cantidades y valores contratados

El documento del contrato Identificación del contratista y el objeto Actividades, cantidades y precios Condiciones

EQUIPOS Elabora contratos de alquiler Genera pagos automáticos al vencerse los períodos de alquiler. Previene sobre saldos no utilizados durante períodos pre-definidos

Tarjeta de control de equipo Identificación del equipo Movimientos con el proveedor Movimientos con la obra Liquidación del alquiler

Reportes de equipo Reporte por referencia Reporte por proveedor

BANCOS Se encarga de los pagos, las cuentas por pagar y cobrar y las obligaciones tributarias y fiscales. Recibe Ordenes de Pago de los demás módulos del programa. Reporta en línea el estado de cada banco y sus saldos.

Un comprobante de ingreso Girador y conceptos Cuenta presupuestal que se afecta

Un comprobante de egreso Beneficiario y conceptos Cuenta presupuestal que se afecta

Asignación de cuentas por pagar Para convertir lass Cuentas por Pagar en Comprobantes de Egreso basta con asignarles un cheque y un banco

El libro de bancos

CONTROL El programa almacena información en línea de todos los módulos del programa. Sus principales herramientas de control son el Resumen Ejecutivo, los Reportes de Flujo, los Reportes de Cantidades y Valores y los Reportes Presupuestales.

Resumen ejecutivo Una herramienta gerencial que resume en una sola pantalla toda la información relevante de la obra.

Reportes Todas las operaciones pueden reportarse resumida o detalladamente, en forma individual o tabular Cada reporte tiene múltiples opciones de selección Los reportes pueden exportarse a Excel, Word o archivos planos.

Pantalla de Reportes Todos los reportes agrupados en una sola pantalla, con permisos de acuerdo al usuario.

Reporte de Control - Valores

Reporte de Control - Materiales

Reporte de Control – Cantidades

Es reingeniería de administración y control de obras para el Siglo XXI y es original de CONSTRUDATA, una marca de LEGIS S.A.