1. 2 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS “Sistemas cuyo objetivo es la aplicación de métodos para mantener los costos de un proyecto dentro de los límites planeados,

Presentación del tema: "1. 2 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS “Sistemas cuyo objetivo es la aplicación de métodos para mantener los costos de un proyecto dentro de los límites planeados,"— Transcripción de la presentación:

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2 2 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS “Sistemas cuyo objetivo es la aplicación de métodos para mantener los costos de un proyecto dentro de los límites planeados, durante el tiempo de construcción, enfocando los esfuerzos del control en donde sean más efectivos para obtener el máximo control al mínimo costo.”

3 3 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS OBJETIVOS: Mantener los costos de construcción del proyecto dentro de los presupuestos establecidos. Desarrollar una base de información sobre el rendimiento y productividad de la mano de obra y del equipo, para estimar costos futuros.

4 4 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS Factores de diseño: Tamaño proyecto Tipo del proyecto. “La única justificación para el gasto que representa un sistema de control de costos es el valor de la información administrativa que puede proporcionar”

5 5 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS ASPECTOS QUE CUBREN PLANEACION CONTABILIDAD DE COSTO COMPARACION ESTADO ACTUAL PRONOSTICO COMPARACION ESTADO FUTURO IDENTIFICACION DE PROBLEMAS INFORMACION OPORTUNA

6 6 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS FUNCIONES A) PLANEACION DE COSTOS B)ESTABLECER MECANISMO DE RECOPILACION Y REGISTRO C)ESTABLECER MECANISMO DE ANALISIS DE LA INFORMACION

7 7 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS FUNCIONES D)ESTABLECER LOS MECANISMOS PARA IMPLEMENTAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS. E) CONSERVAR FUNCIONAL Y OPTIMIZADO EL SISTEMA DURANTE TODO EL DESARROLLO DE LA OBRA.

8 8 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS REQUERIMIENTOS a)Establecimiento estructura organizativa. b)Establecimiento parámetros y criterios. c) Asignación de equipo. d)Diseño de los "Controles" o formatos. e)Diseño de un procedimiento de recopilación

9 9 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS REQUERIMIENTOS f)Diseño de un método de análisis y comparación de la información. g)Diseño de un proceso de interpretación. h)Diseño de un proceso de pronósticos. i)Diseño de formatos de reportes de los resultados, para los diferentes niveles de la organización.

10 10 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS FACTORES QUE INCIDEN EN EL DISEÑO

11 11 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS ELEMENTOS INVOLUCRADOS

12 12 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS ELEMENTOS INVOLUCRADOS

13 13 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS ELEMENTOS INVOLUCRADOS

14 14 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS DISEÑO E IMPLANTACION ACCIONES: Organizar: decidir quién va a hacer qué. Analizar, conceptualizar y concebir el flujo administrativo de losrecursos. Esquematizar los flujos. Establecer los métodos y políticas para implantar el sistema. Poner en marcha el sistema

15 15 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS OPERACIÓN CONTROL SOBRE LOS RECURSOS CONTROL PRESUPUESTAL CONTROL DEL DESEMPEÑO

16 16 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS MATERIALES MANO DE OBRA MAQUINARIA SUBCONTRATOS GASTOS INDIRECTOS

17 17 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS MATERIALES Adquisición. Empleo. Pago.

18 18 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS ADQUISICIONES - Determinación de los proveedores. - Establecimiento de los precios máximos de compra. - Definición de qué se compra en oficina central y qué en obra. - Revisión de las requisiciones de materiales de obra. - Realizar los pedidos (órdenes de compra). - Dar seguimiento a los pedidos.

19 19 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS ADQUISICIONES (cont.) - Registrar el suministro de los pedidos. - Actualizar los compromisos de pago. - Actualizar los inventarios de materiales. Fuentes de Información para el control de adquisiciones. - Presupuestos de recursos de la obra. - Requisiciones de materiales. - Recepción de materiales en la obra.

20 20 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS EMPLEO - Recepción del material: Directamente en el sitio de uso. En el almacén. - Revisión de facturas - autorización. - Registrar las salidas de material del almacén. - Realizar los cargos a las cuentas de costos. - Controlar las existencias del almacén. - Controlar los desperdicios y robos.

21 21 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS PAGOS - Revisión de facturas y autorización de pagos. - Actualizar compromisos de pagos.

22 22 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS MANO DE OBRA Registro del personal dedicado a una actividad. Registro de los avances reales. Asignación de costos a las cuentas.

23 23 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS MAQUINARIA Control sobre los costos de producción (reportes diarios de uso: horas ociosas, horas efectivas, hrs. de reparación y mantenimiento contra trabajo efectuado). Asignación de los costos a las cuentas. Control sobre los costos de utilización (horas de uso contra costos de capital y costos de operación).

24 24 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS SUBCONTRATOS Registrar los avances físicos. Asignar costos a las cuentas correspondientes. Controlar los pagos realizados.

25 25 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL SOBRE LOS RECURSOS GASTOS INDIRECTOS Registrar los gastos Asignar costos a las cuentas correspondientes Controlar los gastos efectuados

26 26 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL PRESUPUESTAL CONTROL DE AVANCE Recolectar la información sobre avance físico en campo. Plasmar la información convenientemente (en la red y en diagrama de barras). Actualizar el programa de obra (dar mantenimiento). Tomar acciones correctivas.

27 27 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL PRESUPUESTAL MODIFICACIONES AL CONTRATO (control de cambios) INCREMENTO DE PRECIOS (escalatorias) CONTROL DE INGRESOS (estimaciones de cobro)

28 28 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL DEL DESEMPEÑO CONTABILIDAD DE COSTOS Preparar los reportes del estado de la obra (Del período y acumulado). Determinar el porcentaje de gastos del proyecto contra porcentaje terminado del proyecto. Determinar la variación en costos y la variación en programa.

29 29 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL DEL DESEMPEÑO PRONOSTICO DE COSTOS Determinar la tasa de producción. Rendimientos planeados - reales. Determinar las tasas de productividad. Planeada - real - al concluir. Realizar el pronóstico de costos futuros. Presupuesto de egresos remanente contra requerimientos pronosticados. Determinar el déficit y el superávit del proyecto al concluir.

30 30 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS CONTROL DEL DESEMPEÑO DESEMPEÑO DEL PROYECTO Y DEL PRESUPUESTO Obtener información de: Costo presupuestado del trabajo programado, Costo comprometido del trabajo realizado y Valor del trabajo realizado. Reportes (Texto y Gráfico) Análisis de Tendencias Idenficación de las causas de los déficitis o superávits

31 31 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS EJEMPLO DE DISEÑO BASES DEL DISEÑO: a) Las funciones que debe cumplir un sistema de control de costos b) Los factores que influyen en su diseño c) La necesidades de información de acuerdo a la investigación de campo

32 32 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS EJEMPLO DE DISEÑO CONDICIONES  Fase del proyecto que se atiende: Etapa constructiva.  Tipo y tamaño de proyecto: Edificación y obras de infraestructura de tamaño medio.  Tipo de contrato: Por precios unitarios.  Enfoque del sistema que se propone: Punto de vista del contratista.  Organización de la empresa constructora: Empresa mediana.

33 33 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS EJEMPLO DE DISEÑO PROCESO DE DISEÑO  Definición de requerimientos del sistema

34 34 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS EJEMPLO DE DISEÑO PROCESO DE DISEÑO (Cont.)  Análisis de dónde se genera y como fluye la información relativa a los costos de los insumos.  Elaboración diagramas de flujo parciales  Control de los materiales  Control de la mano de obra  Control de subcontratos  Control de la maquinaria y equipo.

35 35 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS EJEMPLO DE DISEÑO PROCESO DE DISEÑO (Cont.)  Integración de los componentes del sistema en un modelo integrado.

36 36 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS EJEMPLO DE DISEÑO PROCESO DE DISEÑO (Cont.)  Integración de funciones auxiliares  Control de Costos Indirectos, Financiamiento e Imprevistos.  Control de Modificaciones al Contrato.  Control de Ingresos.  Diseño de Cédulas para recopilar información  Diseño de reportes

37 37 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS Planeación de los Costos.  Controla costos indirectos (FSCD)  Controla los costos directos (Presupuesto definitivo)  Recursos desglosados por partidas.  La contabilidad de costos por catálogo de cuentas de costo  El alcance y costo presupuestado de los recurso sirven de parámetros para determinar el estado económico del proyecto.

38 38 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS RECOPILACION Y REGISTRO MATERIALES Se controlan por partida. Se controla su adquisición, empleo y pago. Adquisicion: “órdenes de compra” previa requisición del residente Empleo: “entradas de almacén” y “vales de salida de material”. Al elaborar el vale de salida se carga el gasto a la cuenta de costo. Se usa el “precio unitario promedio ponderado” Se monitorean los inventarios de material

39 39 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS RECOPILACION Y REGISTRO MANO DE OBRA Se controla por concepto. Se elabora un catálogo de “destajos” Se elaboran las estimaciones semanales de acuerdo al avance. Se cargan los egresos a las cuentas de costo correspondientes

40 40 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS RECOPILACION Y REGISTRO MAQUINARIA Se controla por concepto. Registra las horas de maquinaria consumidas. Se pueden usar costos de maquina propia o rentada. Se cargan los egresos a las cuentas de costo.

41 41 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS RECOPILACION Y REGISTRO SUBCONTRATOS Se controla por concepto Los precios manejados incluyen mano de obra, materiales, maquinaria y costos indirectos del subcontratista. Los conceptos a subcontratar no participan en la cuantificación de recursos El sistema los maneja de manera similar a la mano de obra

42 42 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS RECOPILACION Y REGISTRO INDIRECTOS, FINANCIAMIENTO E IMPREVISTOS Se realiza por partida. El sistema de control permite cargar estos gastos, en cada fecha de corte, a las cuentas de costo correspondientes con base en las pólizas de egresos y de diario de la obra.

43 43 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS RECOPILACION Y REGISTRO OTROS Modificaciones al contratro Ingresos

44 44 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS ANALISIS DE INFORMACION Comparación de los costos reales con los programados Usa los avances reales a una fecha de corte periódica y predeterminada. Reportes: “Estado Detallado del Costo Directo de la Obra”, “Estado Resumen del Costo Directo de la Obra”, “Estado Resumen del Costo Indirecto de la Obra” Datos para realizar el “estudio de tendencias de costo”

45 45 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS ANALISIS DE INFORMACION

46 46 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS MECANISMOS PARA IMPLEMENTAR ACCIONES CORRECTIVAS El sistema sugiere considerar los siguiente Establecer las condiciones que requieren de una acción correctiva Presentar posibles alternativas de acciones correctivas.

47 47 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS AUTOMATIZACION DEL SISTEMA

48 48 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS RESULTADOS PROCESO DE USO DEL SISTEMA (DEFINICION DEL CATALOGO DE CUENTAS Y PRESUPUESTODE CONTROL) PROCESO RUTINARIO DE CONTABILIDAD DE COSTOS PROCESO DE REPORTE DE COSTOS (PERIODICO, EN FECHAS DE CORTE PREDETERMINADAS) PROCESO DE MANTENIMIENTO

49 49 ACTITUDES PARA PONER EN MARCHA UN SISTEMA DE CONTROL 1. Ajustarse al presupuesto y al programa. 2. Controle los costos futuros durante la etapa de ingeniería. 3. Revise todas las requisiciones y órdenes de compra. 4. Revise cuidadosamente sus propuestas para concurso.

50 50 ACTITUDES PARA PONER EN MARCHA UN SISTEMA DE CONTROL 5. Estime los costos para terminar. No use la aritmética. 6. Logre que el equipo del proyecto se involucre en la estimación del costo para terminar. 7. Trabaje sólo con compromisos, no con pagos. 8. Indentifique y reporte los problemas oportunamente.

51 51 ACTITUDES PARA PONER EN MARCHA UN SISTEMA DE CONTROL 9. Compare la cantidad de cambios con el contrato original. 10. Compare los costos indirectos con el trabajo real ejecutado. 11. Vigile el estado de contingencias e imprevistos. 12. Domine el tope de todos los costos en todo momento.