1 PROJECT MANAGEMENT SYSTEM Agencia de Cooperación Internacional de Chile (AGCI) Depto. Cooperación Horizontal – Depto. Planificación y Control de Gestión Abril 2013

Agenda 1.Context: Why have a MIS? 2.Diagnosis: What is the current state of our MIS? 3.Designing a solution: Where do we start? 4.Challenges : What shall be our next steps ? Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 2

CONTEXT: Why have a MIS? Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 3 Chile´s current level of development … have we already graduated? A new institutional design…from recipient to a partner country. AGCI´s Position in the international cooperation environment (Bilateral and Triangular) …as an objective of Chilean foreign policy. Agency Management: We need reliable and timely information in order to make sound and effective decisions … being a relatively small organization that should move quickly.

DIAGNOSIS: What is the current situation? 1.Lack of systematization of the information concerning projects, activities and talks, through the Project ´s Life Cycle. 2.We experience a great waste of time when preparing technical and financial reports for decision making purposes. 3.Weak coordination among internal and external actors, experiencing a waste of time and synergies. 4.Traditional donors and beneficiary countries require better quality management, in order to obtain good and effective results. MAIN STRENGTHS 1.23 years of knowledge and experience. 2.Strengthening human resources in AGCI 3.We are investing in management tools. Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 4

Designing a solution: where do we start ? A proposal to strengthen the financial control of projects along with Project Management Cycles: Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 5 Monitoring and Evaluation 1. Implementing a single identification code for each project. 2. Building a glossary of conceptual definitions dealing with the project managment cycle. 3. Defining forms and methodologies for each step of the project. 4. Building an integrated Data Base. 5. Designing a MIS for project management.

MAIN CHALLENGES: IMPLEMENTING A PROJECT MANAGEMENT MODEL IN TERMS OF CHILEAN INTERNATIONAL COOPERATION. PRODUCING A MANUAL ON CHILEAN INTERNATIONAL COOPERATION DESIGNING AND IMPLEMENTING AN INTEGRAL INFORMATION SYSTEM FOR PROJECT MANAGEMENT. Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 6

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Componentes del Sistema 1.- Establecimiento de Código Único de Identificación de Proyectos. “ “Codificación única que permite controlar las actividades y la ejecución de gastos del proyecto, durante todo su ciclo de vida, de manera tal que se pueda hacer la trazabilidad en las distintas fases o etapas.” Composición Código de Proyecto Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 8 BI 2013 ARG XX Tipo de Programa: -Bilateral o -Triangular -Acción Directa -General País beneficiario Codificación ISO Año de Inicio de Proyecto ID Correlativo de proyecto

2.- Acuerdo de Definiciones conceptuales vinculadas al Ciclo de Gestión de Proyecto. Disminuir la diversidad de definiciones conceptuales. Glosario de términos para manejo interno de la Agencia. Algunas son… Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 9 Proyecto de CooperaciónProductos de la CooperaciónHitos / Etapas de un ProyectoPaíses PrioritariosAño de InicioPresupuesto total del proyectoPresupuesto anual del proyecto Componentes del Sistema

3.- Instrumentos o herramientas para la gestión de proyectos. Herramientas vinculadas al ciclo de proyecto que permitan sistematizar la información que se genera a lo largo de su ejecución. Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 10 Componentes del Sistema Identificación de Demandas Actas / Reuniones Correos electrónicos BBDD Prioritaria Formulación de Proyectos Ficha de Proyecto Acta /correo acuerdos Resolución Anual proyectos del año * Programación de Proyectos Base Datos Proyectos Carta Gantt Ejecución Informe de Actividades por Proyecto Solicitud de adquisición Base DAF Informes de Egresos Mensuales Evaluación y cierre Informe de Cierre Resolución de cierre de Proyectos * Monitoreo y Seguimiento Reportes Informes de Ejecución Físico y Financiero Reporte de Indicadores

Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile Sistematización e integración de Bases de Datos. Componentes del Sistema DAF SUR BECAS SOCIOS Identificación de Proyectos Caracterización de los Proyectos Información para la gestión de los Proyectos Información Presupuestaria y Ejecución

5.- Diseño e implementación de Sistema de Información para la Gestión de Proyectos. Una vez que se encuentren los elementos anteriormente descritos diseñados e implementados, se diseñe la instalación de un Sistema Informático que apoye con tecnología las herramientas, procesos y actividades de la Gestión de Proyectos. Gobierno de Chile | Agencia de Cooperación Internacional de Chile 12 Componentes del Sistema