Como implantar la Facturación y Firma Electrónica en su empresa. Hacia la Facturación Electrónica Julián Inza, Presidente Albalia Interactiva julian.inza@interactiva.com.es http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Gestión de Facturas Fuente: AECOC, Marzo 2004 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Obligatoria la eFactura Carrefour El Corte Inglés Eroski Caprabo Ahold Alcampo Makro Mercadona Condis Sabeco Día Schlecker Aki Ahorramas Bon Preu Leroy Merlin En el momento actual, con la experiencia incipiente del año 2003, el ahorro en el Sector de la Distribución ha supuesto: 18 millones de euros 2,5 Km de archivadores Ciertos distribuidores dejan de adquirir productos a proveedores que no puedan emitir facturas electrónicas a partir de septiembre de 2004 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Aspecto de una eFactura http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Pasos para firmar una factura Requisitos previos Obtener el software de Firma Obtener el certificado En cada ocasión: Para Firmar Elegir la factura a firmar Con el botón derecho del ratón seleccionar la opción de firma Seleccionar el certificado para firmar (si hay más de uno) Se genera un fichero con la extensión “.fir” que contiene la factura, el certificado utilizado, y la firma Para Enviar Se adjunta el fichero.fir al mensaje de correo http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Obligaciones del Emisor Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la “matriz” o Base de datos que permite generarlas Asegurar legibilidad en formato original Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión En caso de factura electrónica: firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero o en el Receptor http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Pasos en la Remisión B.D (Matriz) Procesos Internos (Conciliación y Contabilización) Obtención de los datos (Impresora virtual) Datos en bruto B.D (Matriz) Preparación del formato de intercambio EDIFACT XML PDF “Plastificado” (Firma electrónica) AUTACK XMLDSign PKCS#7 U-Sign Envío o Almacenamiento y aviso E-factoring http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Pasos para recibir una factura Requisitos previos Obtener el software de Firma Almacenar la factura de forma adecuada En cada ocasión: Para Recibir Se extrae el fichero.fir que contiene la factura Para Verificar la Firma o extraer la factura Elegir el fichero.fir a comprobar Con el botón derecho del ratón seleccionar la opción de verificar Al abrirse el programa, puede extraerse el documento factura en claro http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Obligaciones del Receptor Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internas. O delegar esta función en un tercero. Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417 Asegurar legibilidad en formato original Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado (no implica usarlo, necesariamente) http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Pasos en la Recepción Almacenaje Gestión de Pago Verificación de firma (CRL, OCSP, LDAP,...) Procesos Internos (Conciliación y Contabilización) Recepción directa (Web service), e-mail, descarga Sistema de acceso on-line a la factura (Obtención evidencia) Conversión de formatos PDF->XML->EDI ->Formatos internos E-Confirming http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Marco Legal Factura La normativa comunitaria de facturación electrónica permite desarrollar aplicaciones financieras asociadas con ambición europea: Sexta Directiva del Consejo de las Comunidades Europeas 77/388/CEE, de 17 de mayo de 1977, en materia de armonización de las legislaciones de los Estados miembros relativas a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema común del IVA: Base imponible uniforme. Directiva 2001/115/CE, del consejo, de 20 de diciembre de 2001 por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido. La normativa española de facturación electrónica está suficientemente desarrollada: Real Decreto 2402/1985 de 18 de diciembre (obsoleto por el 1496/2003). Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común Ley 37/1992 del 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido Orden HAC /3134/2002 de 5 de diciembre . Resolución 2/ 2003 de 14 de febrero del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido ORDEN EHA/3256/2004, de 30 de septiembre, por la que se establecen los términos en los que podrán expedirse certificados electrónicos a las entidades sin personalidad jurídica a que se refiere el artículo 35.4 de la Ley General Tributaria. (BOE 12-10-2004) http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Concepto básico Factura electrónica, factura digital, factura telemática, son diferentes denominaciones para las facturas “remitidas por medios electrónicos” (Artículo 18 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación RD.196/2003) La facturación telemática se basa en la aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: La autenticidad del origen de las facturas La integridad de su contenido Factura Electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que remplaza al documento físico en papel conservando su mismo valor legal y que puede ser almacenado electrónicamente http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Proyectos de adaptación Abanico de soluciones: Aplicaciones “ad hoc” Plataformas XML Redes VAN para EDI Ficheros PDF Firma adaptada al formato o en PKCS#7 Multifirma en lotes, con soporte de Hardware Criptográfico Software de gestión Formatos de intercambio Integración de escáneres y OCR en recepción Soluciones de Validación Selección de PSC Opción de Firma por terceros o en Autofacturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Formatos electrónicos con carácter probatorio A entregar a la inspección tributaria, si lo solicita PKCS#7 Formato universal (semejante al ZIP) Utilizable con cualquier software compatible Permite que el documento viaje en el interior o en el exterior Transporta firmas y certificados PDF Fácil de entender para personas poco expertas en informática Las firmas y certificados viajan en el interior del fichero Convertible a XML En versiones anteriores a la 6 necesita un Plug-In de Firma y Verificación EDIFACT Muy extendido en el sector de la Distribución Muy compacto y estandarizado XML Añade semántica al formato, independiente del aspecto visual Es interpretable por ordenador en origen y destino Permite firmar trozos del documento http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Formatos (PKCS#7) http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Formatos (PDF) http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Formatos (XML) http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Formatos (EDI) http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Herramienta AEAT http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Factura en PDF La factura en PDF puede firmarse desde el interior (mediante las funciones de Acrobat 6.0, o mediante un “plug-in de firma” en versiones anteriores) o desde el exterior (en formato PKCS#7, añadiendo la extensión recomendada “.fir”) There are two elements to the Adobe solutions, a server and client. Adobe Document Server 5.0 for Reader Extensions provides the robust tools government agencies need to extend the functionality of their Adobe PDF forms and fully automate the data submission process. Allow constituents to Save electronic forms to their hard drive and fill them out offline Add comments with review tools like electronic “sticky notes” Sign Adobe PDF forms with digital signatures. With Adobe Document Server for Reader Extensions, you can apply additional useage rights for forms one at a time via a browser interface or programatically via the API for batch or automated assignment of rights. http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

PDF417 PDF417 es un formato de almacenamiento en papel de datos electrónicos semejante a un diskette o un CD. There are two elements to the Adobe solutions, a server and client. Adobe Document Server 5.0 for Reader Extensions provides the robust tools government agencies need to extend the functionality of their Adobe PDF forms and fully automate the data submission process. Allow constituents to Save electronic forms to their hard drive and fill them out offline Add comments with review tools like electronic “sticky notes” Sign Adobe PDF forms with digital signatures. With Adobe Document Server for Reader Extensions, you can apply additional useage rights for forms one at a time via a browser interface or programatically via the API for batch or automated assignment of rights. http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Obligado tributario Emisor Obligado tributario Receptor Plataformas (FacCil)   Obligado tributario Emisor Obligado tributario Receptor Plataforma de firma y envío Plataforma de recepción, verificación, conversión almacenaje y recuperación Las plataformas pueden ser “de emisión” o “de recepción” Una entidad puede elegir una plataforma de emisión o gestionarlo directamente Una entidad puede elegir una plataforma de recepción o gestionarlo directamente Las plataformas “de emisión” unifican toda la facturación saliente de una empresa Las plataformas “de recepción” unifican toda la facturación entrante de una empresa http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Plataformas Consultoría para determinar la mejor solución Informe jurídico para justificarla Conversión de salida y firma para emisión PDF Gestión de envío Gestión de recepción Verificación, almacenamiento, conversión de formatos, tratamiento de excepciones Integración con escáner y OCR para homogenización con facturas recibidas en papel Adaptación de sistemas de conciliación Formación al personal Planificación del despliegue Soporte a Clientes y Proveedores http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Proyectos Equipo de consultoría de Interactiva Ajuste a las necesidades Desarrollo del proyecto Despliegue y formación Análisis de Situación y Necesidades Dictamen Jurídico Conversores y Plataforma Generación y Verificación de Firma Fase Piloto Despliegue Equipo de consultoría de Interactiva http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Uso sencillo de la Facturación Electrónica En caso de problemas al instalar inicio --> ejecutar --> regsvr32 "C:\Archivos de programa\camerfirma\desktopfirma\capicom.dll" http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Obtención software de firma Crear una carpeta nueva Factura-e 1.-Descargar el fichero FirmaDesktopBeta.zip 2.-¿Desea Abrir el fichero o Guardarlo en su equipo? GUARDAR 3.-Nos pedirá un nombre del fichero (Puede ser) FirmaDesktopBeta.zip 4.-En 1 minuto se nos abre una ventana que nos informa que la descarga del fichero se ha completado y nos da LA opción ABRIR 5.-C:\Download\Factura-e\1firmaDesktopBeta.zip 6.- Extraer todos los ficheros y pulsamos ( Seguir el diálogo de pantalla hasta llegar a FINALIZAR, antes de pulsar asegurarse de que el asistente para la extracción tiene activada la opción de extraer todos los ficheros http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

DesktopFirma DOCUMENTO COMERCIAL 1.- El sistema avisa de que es una versión Beta y por ello no existe responsabilidad alguna si el sistema provoca/borra algún archivo en el proceso 2.- Seguir el dialogo de pantalla pulsando SIGUIENTE o ACEPTAR 3.- En el proceso de dialogo nos pedirá el directorio donde queremos colocar la firma. En nuestro caso hemos elegido el “menú de inicio” 4.- El proceso seguira hasta http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Terminar la instalación DesktopFirma Hay que ir aceptando los pasos de la instalación hasta que termina 1.-Tenemos la “pluma” 2.- Si tenemos cualquier certificado ya podemos firmar, sino “Nos falta la Tinta” http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

El certificado electrónico: Obtención 1 1.-Desde la página principal de Camerfirma podemos bajarnos el certificado electrónico que nos permitirá completar el proceso de firma 2 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

El certificado electrónico: Obtención 1.-Desde la página principal de Camerfirma podemos bajarnos el certificado electrónico que nos permitirá completar el proceso de firma http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Error de certificado al acceder http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

El certificado electrónico: solicitud Al rellenar la solicitud del certificado de prueba, tengan cuidado de no poner ninguna coma ya que es un carácter no admitido por la sintaxis de estos certificados El fichero PKCS12 (Es un formato de fichero que permite transportar claves y certificados) Pulsar ENVIAR http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

El certificado electrónico: Descargar 1.- Pulsar DESCARGAR 2.- Se abre la ventana de Dialogo para saber que queremos hacer con nuestro certificado, evidentemente lo queremos GUARDAR 3.- Nos pide un nombre para nuestro certificado y la carpeta en la que lo queremos instalar 4.- Nos informa que va a proceder a realizar la descarga. 5.- Abre ventana de asistente para guiar la descarga del certificado http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

El certificado electrónico: Instalación guiada http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

El certificado electrónico: configuración correcta... Pide selecciones un almacen de certificados para calificarlos (a criterio del usuario http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

El certificado electrónico: instalación Al APERTAR nos informa http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

El certificado electrónico: selección de “almacén” Si aceptamos el almacén previamente seleccionado nos completa la instalación del certificado Ya podemos facturar electronicamente http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Ver la factura a firmar http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Elegir la factura a firmar http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Firmar electrónicamente http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Selección de certificado http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Firmar la factura http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Firmar la factura http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Firmar la factura http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Verificar Firma http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Verificación de firma http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Extracción de la factura http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Factura en PDF DOCUMENTO COMERCIAL Crear una carpeta nueva Factura-e 1.-Descargar el fichero FirmaDesktopBeta.zip 2.-¿Desea Abrir el fichero o Guardarlo en su equipo? GUARDAR 3.-Nos pedirá un nombre del fichero (Puede ser) FirmaDesktopBeta.zip 4.-En 1 minuto se nos abre una ventana que nos informa que la descarga del fichero se ha completado y nos da LA opción ABRIR 5.-C:\Download\Factura-e\1firmaDesktopBeta.zip 6.- Extraer todos los ficheros y pulsamos ( Seguir el diálogo de pantalla hasta llegar a FINALIZAR, antes de pulsar asegurarse de que el asistente para la extracción tiene activada la opción de extraer todos los ficheros http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Firmar el e-mail http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Resumen Firmar facturas puede ser muy sencillo La factura firmada (PKCS#7) puede tener la extensión .fir y es la que tiene valor ante una inspección Hay procesos diferentes que también son válidos: Firma de ficheros PDF Firma de ficheros XML Firma de ficheros EDIFACT Firma de mensajes de Correo La firma de Ficheros PDF es fácil de entender y permite conversión a XML La firma de Ficheros XML y EDIFACT es más adecuada para sistemas automatizados Ampliar información en http://www.interactiva.com.es (sección legislación) http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Preguntas http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva