CAPACITACIÓN REPRESENTANTE CF SABER PRO 3 30 DE NOVIEMBRE DE 2014 NOTA: Para ésta prueba se requiere que los Representantes tengan Smartphone

CF LOGÍSTICA Empresa contratada por ICFES para la organización, administración y ejecución de la logística para la aplicación de las pruebas que ejecute durante el segundo semestre de 2014

CF LOGÍSTICA Representante CF Logística: Persona encargada de supervisar, controlar, hacer seguimiento, evaluar, notificar y hacer pago de examinadores dentro del sitio de aplicación. Además de coordinar la seguridad del sitio de aplicación el día de la prueba.

CF LOGÍSTICA 2014 CF LOGÍSTICA 2014 Al aceptar su participación como representante CF LOGÍSTICA, debe tener en cuenta lo siguiente: Debe asistir a las capacitaciones y/o reuniones que le sean previamente citadas. Todo representante CF LOGÍSTICA está en la obligación de seguir las instrucciones contenidas en el manual de forma precisa, sin omitir y/o realizar alteración alguna a las mismas

CF LOGÍSTICA Al aceptar su participación como representante CF LOGÍSTICA, debe tener en cuenta lo siguiente: Los representantes CF LOGÍSTICA son directamente los responsables de confirmar y/o verificar el personal, controlar y registrar la firma de contratos, pago de nómina al personal aplicador, de igual manera ejercerá funciones de seguridad en el sitio de aplicación asignado

PERSONAL QUE APLICA EN PRUEBAS SABER PRO CARGO DESCRIPCION DELEGADO Encargado del desarrollo de la aplicación en el sitio. COORDINADOR DE SITIO Generalmente es el Rector del sitio o su encargado. Provee los Espacios Físicos y el Personal. COORDINADOR DE SALÓN Tiene a su cargo un grupo de jefes de salón. Se nombra 1 por cada 5 o 6 salones. JEFE DE SALÓN Es el encargado de custodiar cada salón, de entregar y recoger el material de examen en cada uno de los salones. DACTILOSCOPISTA Es el encargado de tomar la huella dactilar de los estudiantes en el sitio. COORDINADOR DE SEGURIDAD Es el encargado de la vigilancia del sitio de aplicación. AUXILIAR Es el encargado de hacer el aseo en cada sitio. En todos los casos se les cancela 3 sesiones

PERSONAL QUE APLICA EN PRUEBAS SABER PRO CARGO DESCRIPCION REPRESENTANTE OPERADOR LOGÍSTICO MATERIAL Encargado de Entregar y Recibir Material de Examen. MONITOR MUNICIPIO Supervisa la labor de varios Delegados. COORDINADOR REGIONAL ICFES Coordina el desarrollo de las pruebas en la región. COORDINADOR REGIONAL CF Coordina el desarrollo logístico de personal en la aplicación. APOYOS A DISCAPACITADOS Son los encargados de apoyar a las personas con discapacidad auditiva, visual, cognitiva, motriz, etc. NOTA: En ésta prueba, en algunos sitios de aplicación, se contará con examinadores GSA, para los cuales se les pagará finalizada la primera sesión

TARIFAS DEL PERSONAL QUE APLICA EN PRUEBAS SABER PRO NOTA: A los auxiliares de aseo se le cancela lo equivalente a 3 sesiones

REPRESENTANTE CF 2014 REPRESENTANTE CF 2014 Funciones del Representante: Verificación del Personal. Controlar el proceso de firma y entrega de contratos Suministrar información al Call Center sobre diferentes aspectos de la prueba Registrar en el Sistema la información requerida Ejercer funciones de seguridad en el sitio de aplicación Pagar y controlar la nómina

ETAPAS ETAPAS 1. Procedimientos antes de la prueba 2. Procedimientos durante la prueba. 3. Procedimientos después de la prueba.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA VERIFICACIÓN KIT DEL REPRESENTANTE CONTRATACIÓN: Listado de asistencia a Reunión previa El número de contratos coincida con el personal citado y contratos en blanco Informe toma de huellas (dactiloscopista). El numero de evaluaciones coincida con los examinadores relacionados Evaluación Reunión Previa del Delegado FINANCIEROS: La nomina cuente con todo el personal registrado y nomina en blanco Recibos de transporte (Dáctilos y Delegados) Formato de novedades Formato de ejecución de recursos financieros NOTA: Para los sitios de aplicación de Bogotá, los formatos financieros serán entregados el día de la prueba

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA VERIFICACIÓN KIT DEL REPRESENTANTE PAQUETE DOTACIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Huellero Escarapela CF Logística   KIT DACTILOSCOPISTA Bayetilla Lupa

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REUNIÓN PREVIA El día anterior a la Reunión Previa comunicarse con el Delegado para confirmar la hora de la misma. Notificar al Coordinador Regional cambios existentes en el horario de la Reunión Previa. Bogotá: 22 de Noviembre a las 10:00 am Fuera de Bogotá: 29 de Noviembre a las 4:00 pm Llegar 20 Minutos antes del inicio de la reunión. Presentación personal. Identificado.

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA Presentación con el Delegado, cómo representante de CF Logística. Registrar la asistencia del personal en el formato Listado Asistencia Reunión Previa. No olvide registrar también la hora de llegada y de salida de cada examinador.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA 3. Previa autorización del Delegado, dirigirse al auditorio: Presentarse. Informar condiciones de contratación. Valores a cancelar por sesión. Informar que los cargos GSA aplicarán el domingo sólo 1 sesión Informarles que los Jefes y Coordinadores de salon serán evaluados

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA 4. Entregar contratos al personal para ser firmados 5. Confirmar con los examinadores que los datos estipulados en los contratos corresponden a los de cada uno. En caso que un dato no corresponda, entregar un contrato en blanco

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES Recolectar todos los contratos correctamente diligenciados, con tinta negra, sin tachones, borrones ni enmendaduras, con la siguiente información: Firma . Nombre completo. Cedula. Número de celular. Correo electrónico En caso que algún dato personal se encuentre erróneo, ANULARLO y anexar un contrato en blanco con los datos correctos.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA QUIENES DEBEN ASISTIR A LA REUNIÓN PREVIA? Todos los examinadores deben asistir a Reunión Previa. Excepciones: Lectores especializados, Interpretes especializados, Apoyos Cognitivos y auxiliares. El Dactiloscopista no asiste a reunión previa si se ha capacitado en reunión especifica para dactiloscopistas de la prueba, si no asiste a esa capacitación debe capacitarse en reunión previa Es importante que todos los asistentes firmen el Listado de asistencia reunión previa

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA En caso de faltar personal reportar al Coordinador Regional Encargado y solicitar al Coordinador de sitio que supla esa necesidad. Solicitar al Coordinador de Sitio que retire al personal que no figure en listados NO esta permitido el ingreso de acompañantes a las reuniones previas . NO ESTA AUTORIZADO PAGOS DE SESIONES A PERSONAS NO REGISTRADAS EN LOS LISTADOS DE EXAMINADORES CITADOS

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA Diligenciar correctamente la lista de chequeo «Evaluación Reunión Previa del Delegado».

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Ingresa a google play y descargue la aplicación CF Logistica

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Una vez finalizada la reunión previa registrar en la plataforma los cambios y/o reemplazos de personal, la hora de llegada y salida de cada examinador, hora de inicio y finalización de la reunión.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Selecciona el link de reunión previa

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Selecciona las horas de inicio y fin de la reunión

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Registre las horas de llegada y salida de cada examinador. De la misma manera marque el personal que no se presento a la reunión. Conserve el listado que debe ser entregado posterior a la prueba con los demás documentos de la prueba

ETAPAS ETAPAS 1. Procedimientos antes de la prueba 2. Procedimientos durante la prueba. 3. Procedimientos después de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA La función principal el día de la prueba consiste en brindar acompañamiento para respaldar la operación logística de personal,  velar por la seguridad de la prueba y brindar de manera oportuna y confiable la información requerida sobre la prueba y novedades presentadas.

Horario de llegada: APLICACIÓN PRUEBA Domingo 30 de Noviembre de 2014 PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA APLICACIÓN PRUEBA Domingo 30 de Noviembre de 2014 Horario de llegada: Representante CF: 5:30 AM Delegado, Coordinador Sitio y seguridad: 6:00 AM Coordinador Salón: 6:15 AM Jefe de Salón, Dactiloscopista: 6:30 AM Apoyo Discapacitados: 6:30 AM

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Registrar la información en la plataforma. De igual forma consignarlas en el FORMATO DE NOVEDADES

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Registrar en la plataforma la hora exacta de llegada suya, del Delegado y del Material de Aplicación. De igual forma consignarlas en el FORMATO DE NOVEDADES

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Para solicitar una llamada al Calle center debe dar click en solicitar llamada

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Si el Delegado no se presenta a mas tardar a las 06:00 am, informar inmediatamente al Coordinador Regional de CF Logística, con el fin de enviar un Delegado suplente. Realizar el mismo procedimiento en caso que no se presenten los Dactiloscopistas y los Apoyos a Discapacitados. Si no se presenta el personal examinador suministrado por la institución en la hora acordada, informar inmediatamente al Coordinador de Sitio y/o al Coordinador Regional de CF Logística, con el fin de reemplazar al examinador con un suplente. Realizar seguimiento a la solicitud de suplentes, a la llegada de los mismos a la institución e informar las novedades o demoras al Call Center

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Ubicarse y realizar llamadas en la oficina del delegado. Supervisar el desarrollo de las pruebas. Permanecer atento y registrar todas las novedades que se presenten en el formato Planilla de Novedades día de aplicación Como representante Cf usted debe reportar  todas las novedades que le notifique el  delegado, así como todas aquellas detectadas por usted y que afecten o atenten contra la seguridad de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Entregar al dactiloscopista el formato «informe de toma de huellas

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Entregar al Delegado las evaluaciones, para ser diligenciadas y entregadas al finalizar la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Recuerde que la dinámica para las evaluaciones es la siguiente:

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Registrar en la plataforma la hora de inicio de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PRESENTES Y AUSENTES Luego de que el Delegado realice el conteo de ausentes y presentes (tanto en primera como en segunda sesión) registrar éste dato en la plataforma. Recuerde tomarlo de la copia amarilla que le entrega el Representante del Operador Logístico de Distribución. Por favor conserve ésta copia.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Registrar en la plataforma la hora de fin de la prueba, y anulados si aplica.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA En caso de que haya segunda sesión, recuerde registrar nuevamente los datos anteriormente solicitados en la plataforma.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA El pago se realiza en efectivo, al finalizar la aplicación de la prueba, con autorización del Delegado. Al momento de recibir el dinero, debe verificar que coincida con la cantidad estipulada en el formato de nómina. El monto a cancelar se realiza de acuerdo a lo estipulado por sesión, que se encuentra en el contrato. Para este pago es obligatorio presentar el documento de identidad ORIGINAL (cedula de ciudadanía o de extranjería).

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA Solicitar al Aplicador el documento de identidad original y escarapela Para Jefes de Salón, Solicitar la Tirilla Para Dactiloscopistas, Solicitar Kit Dactiloscopista

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA Validados estos documentos y con la “RELACIÓN DE PAGOS A EXAMINADORES”, iniciar el respectivo pago según los valores y cargos a cancelar. Es importante tener en cuenta que todos los campos de la nómina deben ser diligenciados de manera correcta,

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA En caso que se presente error en el diligenciamiento o informacion incorrecta del formato de nomina, se debe acudir al FORMATO DE NOMINA EN BLANCO (Ver RELACION DE PAGOS A EXAMINADORES) para registrar correctamente el pago al aplicador

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA En las ciudades principales se debe pagar un subsidio de transporte tanto al Delegado como al Dactiloscopista. Para ello se debe verificar en los sobres entregados con el dinero, se tenga el sobre correspondiente a éste rubro. Se debe registrar en el formato Recibo de Transporte el dinero pagado a Delegado como al Dactiloscopista.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO SUPLENTES Los suplentes asistirán a la reunión previa y a la primera sesión de la aplicación. En caso de no utilizarse en ningún sitio de aplicación, su pago se realizará finalizada la primera sesión.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA SUPLENTES NO se pagaran sesiones adicionales a suplentes que estén el día de la prueba en sitios de aplicación sin ser requeridos.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA RECOMENDACIONES PAGO DE NÓMINA Se debe atender 1 persona a la vez. Al momento de entregar el sobre correspondiente al aplicador, solicitarle que verifique la cantidad de dinero, en presencia del Representante de CF Logística. También recomendarle abrirlo con cuidado ya que posee grapas que pueden rasgar los billetes. Una vez abierto el sobre no se garantizará la exactitud y óptimas condiciones del contenido. Recuerde verificar que la persona firme y coloque la huella

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA RECOMENDACIONES PAGO DE NÓMINA Reporte el dinero pagado, devuelto y todas las novedades con respecto a los pagos en el formato ejecución de recursos financieros

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA FUNCIONES DE SEGURIDAD En cada sitio de aplicación el Representante CF tomará el rol de seguridad, asegurando así presencia tanto antes de la aplicación como durante el desarrollo de la misma. Se realizarán rondas al interior de la institución y estará en contacto con el call center informando cualquier eventualidad en el desarrollo de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Recuerde que para solicitar una llamada debe presionar «solicitar llamada»

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA FUNCIONES DE SEGURIDAD Las únicas personas que pueden portar celular dentro de los sitios en donde se desarrolla la prueba son el Delegado y el representante del operador logístico de aplicación (Representante de CF) y su uso está restringido a la oficina asignada al delegado. Como Representante CF usted debe reportar todas las novedades que le notifique el delegado, así como todas aquellas detectadas por usted y que afecten o atenten contra la seguridad de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA FUNCIONES DE SEGURIDAD El material de examen en ningún momento se debe encontrar por fuera de salón, ya sea en manos de evaluados o aplicadores, los únicos autorizados para entregar o recoger material en los salones son el coordinador de salones, el delegado y el coordinador de sitio cuando es autorizado por el Delegado.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA FUNCIONES DE SEGURIDAD Al momento de recibir y entregar el material por parte del Representante de Distribución las personas encargadas (Delegado y Coordinador de Sitio) estarán en una oficina la cual no tiene ingreso para personal adicional, en este preciso instante el Coordinador de seguridad (cuando aplique) y el Representante de CF estarán pendientes de cualquier situación dentro de la institución con el fin de prevenir posibles intentos de fraude o de pérdida de material de examen.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA DISPOSICIONES GENERALES DE SEGURIDAD: El Representante de CF no está autorizado para hablar por celular o utilizar algún tipo de equipos electrónicos en los corredores, baños o áreas comunes del establecimiento donde se aplica la prueba. El representante de CF está autorizado a realizar rondas en los corredores, baños y áreas comunes. El Representante de CF no podrá ingresar a los salones El representante de CF podrá observar el proceso dentro de los parámetros establecidos en este documento. Para los casos previstos el canal de comunicación primario es el Delegado.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA DISPOSICIONES GENERALES DE SEGURIDAD: Independientemente de que se informe o no al delegado, toda novedad detectada por el Representante de CF debe ser informada al callcenter. Toda novedad que implique colocar en riesgo la prueba debe ser reportada de inmediato al callcenter solicitando la llamada en la plataforma, para que de inmediato el Callcenter la reporte al Gerente de Proyecto y este al Director de Operaciones del Icfes. Todas las funciones de seguridad adelantadas por el Representante de Cf, deben ejecutarse dentro de los parámetros de respeto y cordialidad que identifican a CF, sin querer ello decir que se descuiden las responsabilidades de observar e informar todo lo referente a seguridad definido en este documento. El representante de CF, debe soportar la información entregada en hechos y datos por ejemplo: “Siendo las 10 de la mañana el Delegado no ha permitido consultar la información de ausentes” ó “El jefe de salón 20 estaba usando el celular” ó “El material de examen fue retirado a las XXX sin autorización del delegado”.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Entrega de Cuadernillos por parte del Operador de Distribución al Delegado Entrega de cuadernillos por parte del Delegado a los Coordinadores de Salón Salida del material hacia los salones Material de Ausentes Durante la aplicación Al Finalizar la prueba Entrega a Operador de Distribución

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 1) Entrega de Cuadernillos por parte del Operador de Distribución al Delegado En éste momento el Delegado recibe del Operador de Distribución los cuadernillos. Dentro de la oficina del Delegado, éste recibe entre las 06:00 am y 06:30 am (para la primera sesión) y entre las 12:30 pm y 1:00 pm el material de examen.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 1) Entrega de Cuadernillos por parte del Operador de Distribución al Delegado FUNCIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Observar que no existan personas ajenas a la recepción de material de examen dentro de la oficina del Delegado. (Sólo debe estar Delegado y representante del Operador de Distribución y Coordinadores de Salón). NO pueden estar presentes los Jefes de Salón, ni los auxiliares, ni las personas de apoyo a discapacitados. Observar que los funcionarios autorizados estén debidamente identificados (Escarapela Café para el Delgado y Escarapela Morada para el Coordinador de Salón, el representante del Operador de Distribución también debe portar su identificación y/o uniforme). Observar que el material de examen llegue en cajas debidamente selladas con cinta azul de seguridad. No se debe notar que el empaque de las cajas haya sido previamente abierto. Observar que de presentarse alguna novedad, esta sea documentada formalmente por el Delegado. Observar que una vez recibido el material este quede en la oficina del delegado, bajo las medidas de seguridad establecidas. Informar cualquier novedad y/o situación sospechosa de acuerdo al protocolo. Observar si se diligencian los Registros de recepción de material en el momento de la recepción.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 1) Entrega de Cuadernillos por parte del Operador de Distribución al Delegado PROTOCOLO DE INFORMACION: Si existen personas no autorizadas informar al Delegado y en el reporte al call center. Si el delegado autoriza el ingreso de personas ajenas al proceso, Informar al callcenter Si existen personas no identificadas debidamente Informar al Delegado y al Call Center. Si existen cajas que tengan signos de apertura previa, informar al call center. Si el Delegado no registra las anomalías en el empaque informar al callcenter. Si no se diligencian los registros de recepción en el momento de recibo, informar al call center.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 2) Entrega de cuadernillos por parte del Delegado a los Coordinadores de Salón Este momento se desarrolla de manera simultánea con el anterior. La función del Coordinador de Salón es ayudar al Delegado en el conteo de los cuadernillos de los salones asignados a cada uno, para ello verifican la cantidad de paquetes de cuadernillos teniendo en cuenta lo salones asignados a cada uno de ellos.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 2) Entrega de cuadernillos por parte del Delegado a los Coordinadores de Salón FUNCIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Observar que no existan personas ajenas a la recepción de material de examen dentro de la oficina del Delegado. (Sólo debe estar Delegado y representante del Operador de Distribución y Coordinadores de Salón). NO pueden estar presentes los Jefes de Salón, ni los auxiliares, ni las personas de apoyo a discapacitados. Observar que los funcionarios autorizados estén debidamente identificados (Escarapela Café para el Delgado y Escarapela Morada para el Coordinador de Salón, el representante del Operador de Distribución también debe portar su identificación y/o uniforme). Observar que el material de examen este en tulas debidamente selladas con precintos. . Observar que de presentarse alguna novedad con las tulas, esta sea documentada formalmente por el Delegado, después de que el coordinador la informe. Observar que una vez contado el material este quede en la oficina del delegado, bajo las medidas de seguridad establecidas. Observar que finalizado el conteo por parte de los coordinadores no quede material suelto o fuera de las tulas. Observar en que momento sale el material de examen de la oficina de delegados (Debe salir cuando los citados se encuentren en los respectivos salones) Informar cualquier novedad y/o situación sospechosa de acuerdo al protocolo.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 2) Entrega de cuadernillos por parte del Delegado a los Coordinadores de Salón PROTOCOLO DE INFORMACION: Si existen personas no autorizadas informar al Delegado y al call center. Si el delegado autoriza el ingreso de personas ajenas al proceso, Informar al callcenter Si existen personas no identificadas debidamente Informar al Delegado y al Call Center. Si existen tulas con precintos rotos, informar al call center. Si se detecta que el Delegado no registra las anomalías en las tulas informar al callcenter. Si finalizado el conteo se observa material suelto o por fuera de las tulas informar al delegado y al callcenter. Si se observa que material de examen sale de la oficina de delegados sin autorización de este o antes del inicio del proceso informar al delegado y al callcenter.

3) Salida del material hacia los salones PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 3) Salida del material hacia los salones El Delegado autoriza a los Coordinadores de Salones para llevar los cuadernillos a los respectivos salones. FUNCIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Observar en que momento sale el material de examen de la oficina de delegados (Debe salir cuando los citados se encuentren en los respectivos salones) Observar que los Coordinadores de Salón retiren el material con la debida autorización del Delgado. Efectuar rondas.

3) Salida del material hacia los salones PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 3) Salida del material hacia los salones PROTOCOLO DE INFORMACION Si el material de examen sale de la oficina del Delegado en un momento diferente al establecido, informar en el reporte al Callcenter. Reportar cualquier novedad que se detecte en el Reporte al Callcenter.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 4) Material de Ausentes El material de Ausentes debe recogerse de cada salón 30 minutos después de iniciada la sesión. FUNCIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Observar que los Coordinadores de Salones devuelvan el material de ausentes dentro del plazo estipulado. Observar que el delegado cuenta este material en la entrega y que el operador de distribución lo cuente al recibo. Observar que el material se empaque en una tula precintada. Observar que la entrega se formalice por medio del formato existente para tal fin. Solicitar al Delegado que permita tomar del formato diligenciado, el dato de numero de Cuadernillos de ausentes

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 4) Material de Ausentes PROTOCOLO DE INFORMACION Si se observa que algún Coordinador entrego el material de ausentes fuera de los tiempos establecidos informar al callcenter. Si se Observa que el Delgado no conto el material de ausentes al momento de la devolución y/o que el operador de distribución no lo conto, informar al Callcenter Si no se diligencia el registro de manera inmediata con el conteo, informar al call center. Si no se coloca el material en tula precintada Informar al Callcenter. Si el delegado no permite tomar el dato de cuadernillos de ausentes, informar de inmediato al callcenter. Reportar cualquier novedad que se detecte en el Reporte al Callcenter.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 5) Durante la aplicación FUNCIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Realizar rondas por la institución para validar que tanto los examinadores como los examinandos no realicen llamadas a las afueras de los salones (pasillos y baños) Verificar a que salón entra la persona que estaba usando celular. Informar al delegado cualquier novedad. NO USAR TELEFONO EN LOS PASILLOS O CORREDORES PROTOCOLO DE INFORMACION Si se están usando equipos electrónicos en los pasillos, informar al Delgado. Informar en el reporte al callcenter. Si delegado no toma acciones informar en el reporte al callcenter.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 6) Al Finalizar la prueba En éste momento los Coordinadores de Salones entregan el material de examen al Delegado. FUNCIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Observar que no existan personas ajenas a la entrega de material de examen dentro de la oficina del Delegado. (Sólo debe estar Delegado y representante del Operador de Distribución y Coordinadores de Salón). NO pueden estar presentes los Jefes de Salón, ni los auxiliares, ni las personas de apoyo a discapacitados. Observar que los funcionarios autorizados estén debidamente identificados (Escarapela Café para el Delgado y Escarapela Morada para el Coordinador de Salón, el representante del Operador de Distribución también debe portar su identificación y/o uniforme). Observar que el coordinador cuente el material de examen a entregar y que el representante del operador de distribución cuente al momento del recibo. este en tulas debidamente selladas con precintos. Observar que finalizado el conteo por parte de los coordinadores no quede material suelto. Informar cualquier novedad y/o situación sospechosa de acuerdo al protocolo.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 6) Al Finalizar la prueba PROTOCOLO DE INFORMACION Si existen personas no autorizadas informar al Delegado y al call center. Si el delegado autoriza el ingreso de personas ajenas al proceso, Informar al callcenter Si existen personas no identificadas debidamente Informar al Delegado y al Call Center. Si se deja material suelto o sin protección, informar al call center. Si finalizado el conteo se observa material suelto o por fuera de las tulas informar al delegado y al callcenter.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 7) Entrega a Operador de Distribución FUNCIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Observar que no existan personas ajenas a la entrega de material de examen dentro de la oficina del Delegado. (Sólo debe estar Delegado y representante del Operador de Distribución y Coordinadores de Salón). NO pueden estar presentes los Jefes de Salón, ni los auxiliares, ni las personas de apoyo a discapacitados. Observar que los funcionarios autorizados estén debidamente identificados (Escarapela Café para el Delgado y Escarapela Morada para el Coordinador de Salón, el representante del Operador de Distribución también debe portar su identificación y/o uniforme). Observar que el delegado cuenta este material en la entrega y que el operador de distribución lo cuente al recibo. Observar que la entrega se formalice por medio del formato existente para tal fin. Observar que de presentarse alguna novedad, esta sea documentada formalmente por el Delegado. Informar cualquier novedad y/o situación sospechosa de acuerdo al protocolo.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA 7) Entrega a Operador de Distribución PROTOCOLO DE INFORMACION: Si existen personas no autorizadas informar al Delegado y en el reporte al call center. Si el delegado autoriza el ingreso de personas ajenas al proceso, Informar en el reporte al callcenter Si existen personas no identificadas debidamente Informar al Delegado y en el reporte al Call Center. Si no se cuenta el material (delgado o coordinador y/o representante Operador Distribución) informar en el reporte al call center.. Si no se firma el documento en ese momento informar en el reporte al call center.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA SEGURIDAD En caso de pérdida de cuadernillos, el Delegado debe seguir el protocolo establecido por el ICFES para tal fin, se siguen las recomendaciones consignadas en el Manual del Delegado incluido en el kit de aplicación entregado para la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA SEGURIDAD Bajo ninguna circunstancia se permite la pérdida de algún cuadernillo u hoja de respuesta, por tanto nadie puede abandonar la institución mientras se solventa la eventualidad en presencia de las autoridades competentes. Esta actividad es coordinada por el Coordinador de seguridad del sitio de aplicación (cuando aplique) y el Representante de CF asignado al sitio de aplicación.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA SEGURIDAD No se puede establecer un procedimiento único en caso de pérdida de cuadernillos, debido a que cada caso se presenta en condiciones diferentes.

ETAPAS ETAPAS 1. Procedimientos antes de la prueba 2. Procedimientos durante la prueba. 3. Procedimientos después de la prueba.

ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN Es fundamental que las evaluaciones, los salones asignados y los cambios y/o reemplazos de personal presentados el día de la aplicación de la prueba queden registrados en la plataforma antes de entregar el informe al regional CF. Por lo tanto, los examinadores registrados en el sistema debe coincidir con los examinadores pagados en la nómina Asistir puntualmente a la reunión de entrega de informe, previamente establecida por el Coordinador Regional Organizar y entregar el informe en el orden estipulado en el Check List Representante CF

ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN

ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN En caso que no se presenten los documentos correctamente diligenciados (Firmas incompletas, Tachones, Enmendaduras, No presentación de documentos, etc), el Representante puede incurrir en descargos, sanciones económicas y/o retiro temporal o permanente de la base de datos.

ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN El Coordinador Regional CF, verificará por muestro la correcta grabación de los cambios en el sistema y de las evaluaciones y numero de salones de cada examinador..

PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA DEVOLUCIÓN DE DINERO Es de vital importancia que los sobres los cuales NO fueron requeridos para pago de aplicadores sean devueltos sin ningún tipo alteración al regional CF. Tenga en cuenta que el dinero sobrante y no devuelto será descontado del pago de sus servicios técnicos y conjuntamente se aplicaran los correctivos pertinentes acordes a la falta cometida

RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES PUNTUALIDAD. Durante el día de la aplicación portar siempre su ESCARAPELA. Llevar celular con suficiente carga. Excelente presentación personal. Diligenciar todos los formatos e informes con letra CLARA y LEGIBLE.

GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN Cel: 3103102704