Interacción con los medios de comunicación: consejos y herramientas para los Colegios del Mundo del IB

Motivos para interactuar con los medios de comunicación (I) Puede ayudar a aumentar la visibilidad de su colegio a un costo razonable. Comprender cómo funcionan los medios de comunicación y cómo puede utilizarlos en su propio beneficio le permite acceder a nuevos canales que podrían no estar incluidos en sus actuales actividades promocionales. Las partes interesadas de su colegio consumen medios de comunicación de una forma u otra, lo cual significa que recibirán información sobre su colegio que les influirá, idealmente de una manera positiva. Los comentarios positivos de los medios de comunicación son formas de apoyp influyentes que puede utilizar en sus materiales de promoción. El establecimiento de relaciones duraderas con periodistas permite obtener cobertura informativa con más facilidad.

Motivos para interactuar con los medios de comunicación (II) Como Colegio del Mundo del IB, su colegio tiene una historia única que contar, que lo distinguirá de otros colegios de su zona. Al contrario que muchos otros, su colegio es parte de la familia del IB. Cuantos más colegios hablen acerca del IB, mejor ser conocerán los programas y sus beneficios. El IB promueve esto mediante la interacción continua con los medios de comunicación a nivel global y regional. El uso táctico y creativo de los medios de comunicación para difundir mensajes positivos puede influir en los padres, lo que a su vez puede aumentar el número de alumnos que estudian los programas del IB. El IB ha generado un conjunto de mensajes globales que facilita la interacción con los medios de comunicación.

A qué público intenta llegar Padres Consejo escolar Empleadores Comunidad local Gobierno y autoridades locales/ distritos escolares Docentes Universidades Alumnos Medios de comunicación

Quién puede hablar de su colegio y del IB Los testimonios y los relatos en primera persona pueden reforzar cualquier historia. Suele haber tres tipos de personas con las que puede trabajar para transmitir los mensajes que quiere comunicar: Portavoces: personas que representan directamente a su colegio, prestan servicios y son las mejor indicadas para hablar de las cuestiones que desea tratar Embajadores: personas que mantienen una relación con su colegio, saben lo que ofrece y pueden hablar de los servicios que presta su colegio desde la perspectiva de los usuarios Terceros: aquellas personas que conocen la existencia de su colegio y entienden los beneficios de los servicios que ofrece PORTAVOCES EMBAJADORES TERCEROS EX ALUMNOS DIRECTORES DE COLEGIO PADRES ALUMNOS CONSEJOS ESCOLARES DOCENTES IB ASOCIACIONES UNIVERSIDADES MIEMBROS DE LA COMUNIDAD EN GENERAL REPRESENTANTES DE LAS AUTORIDADES LOCALES EMPLEADORES

Oportunidades de relaciones públicas: planificadas o reactivas Noticias Resultados y admisión en universidades Introducción de nuevos programas Nuevas investigaciones del IB Eventos y proyectos de servicio comunitario Logros (p. ej.: “Un alumno recauda 5.000 dólares para una institución benéfica local”) Jornadas de puertas abiertas en colegios Comentarios Responder a temas importantes de actualidad: anuncios del gobierno, informes, aportes en conversaciones de Twitter y otras redes sociales Artículos de opinión Entrevistas Cartas al director Un día en la vida de un alumno/docente/colegio del IB Visita de medios de comunicación al colegio Perfil de alumnos que terminan sus estudios y ex alumnos Proyectos internacionales Creatividad y artes en el IB: actuaciones/exposiciones artísticas Asociaciones con empleadores locales Programas de iniciativas empresariales El IB y la empleabilidad El IB y la lengua: conexiones internacionales Participación de alumnos del IB en proyectos de servicio comunitario Posibles ideas para artículos Un día en la vida de un alumno, docente o colegio del IB Visita de medios de comunicación al colegio Perfiles de alumnos que terminan sus estudios y de ex alumnos Proyectos internacionales Creatividad y artes en el IB: actuaciones o exposiciones artísticas Asociaciones con empleadores locales Programas de iniciativas empresariales El IB y la empleabilidad El IB y la lengua: conexiones internacionales Participación de alumnos del IB en proyectos de servicio comunitario

El mundo de un periodista: descripción Un periodista escribe unos 5 o 6 artículos diferentes al día. También realiza aportes en blogs y noticias de las redes sociales, y podría hacer trabajos como autónomo. Tiene que cumplir muchos plazos de entrega, por lo que no existe un momento "bueno" del día para contactarle, aunque hay momentos en los que tienen menos presión: generalmente, a media mañana o a última hora de la tarde. Tiene muchos contactos con los que hablar cada día. Suele ausentarse de su mesa de trabajo para hacer entrevistas y asistir a reuniones. No necesariamente escribe el titular del artículo. La decisión sobre el enfoque y la extensión del artículo la toma el redactor jefe. El conocimiento de noticias y cuestiones educativas puede variar considerablemente de un periodista a otro, Forma parte de un equipo de redactores más amplio que arma el artículo sobre su colegio.

El mundo de un periodista: maximice las oportunidades de obtener cobertura (I) Sea breve y céntrese en el tema. Vaya directamente al fondo de la historia: incluya el qué, el porqué, el cuándo, el cómo y el quién. No tema llamar por teléfono: los mensajes de correo electrónico no siempre se leen o se responden. Explique con claridad lo que le está ofreciendo al periodista. Haga uso del apoyo de terceros para reforzar su historia. Ofrezca estudios de caso de personas o proyectos para ilustrar la historia. Tenga disponibles fotografías e imágenes de archivo de alta resolución para los medios de comunicación locales. También ayuda disponer de contenidos en video, ya que los periódicos tienen una gran demanda de videos en línea. Tenga preparada información de contexto para enviar si se la piden.

El mundo de un periodista: maximice las oportunidades de obtener cobertura (II) Infórmese de cuáles son los mejores momentos del día para ponerse en contacto. Sepa a quién contactar. No divague. Evite la jerga y el lenguaje excesivamente técnico. Procure que no parezca que está vendiendo algo. No se invente cosas: deberá incluir referencias. Evite contactar a los periodistas con demasiada frecuencia. No recicle datos o historias anteriores. No espere tener necesariamente un éxito inmediato: deberá dedicar tiempo a entablar relaciones con los periodistas.

Cómo contactar a un periodista Comunicado de prensa Correo electrónico Llamada telefónica Antes de contar su historia, compruebe con el periodista que le viene bien hablar en ese momento. Cuente su historia en una sola frase y luego desarróllela en fragmentos de 15 segundos. Aproveche una respuesta negativa para averiguar cuáles son los intereses del periodista. Deje mensajes de voz breves y deles seguimiento por correo electrónico. Asegúrese de que el titular es conciso. Incluya todos los hechos de forma directa: la información debe ser fácil de leer. Incluya citas relevantes. Incluya los datos que no sean esenciales para la información en "Notas para los redactores". No use más de dos caras de folio. Sea breve y comience con una lista de 2 o 3 puntos que resuma la historia. Asegurése de personalizarlo. No envíe archivos adjuntos a menos que así se le solicite. Incluya una imagen de baja resolución en el cuerpo del mensaje si es esencial para la historia. Twitter Eventos Reuniones Tenga las historias siempre presentes y esté preparado para hablar de ellas brevemente si es adecuado. Dé sus datos de contacto y sugiera reunirse más adelante para discutir cómo puede trabajar con ellos en el futuro. Dele seguimiento con un correo electrónico unos días más tarde. No pida nada a los periodistas. Si piden ayuda y usted puede ofrecérsela, ayúdelos. Comparta y comente los contenidos de los periodistas. Infórmese sobre ellos y demuestre brevemente sus conocimientos cuando establezca contacto. Asegúrese de que su portavoz esté bien informado de antemano. Invite al periodista a una reunión en el colegio, pero si este no puede desplazarse tan lejos, sugiera reunirse cerca de su oficina. Dele seguimiento con información después de la reunión.

Entrevistas: las diez reglas Si no quiere responder, dígalo. Solo tiene control sobre lo que usted dice, no sobre lo que dice el periodista. Antes de la entrevista, anote lo que quiera decir. Identifique tres mensajes clave y haga constantes alusiones a ellos. Asegúrese de que cree en lo que dice. Asegúrese de que comprende la pregunta al 100% antes de responder. Utilice su experiencia y sus conocimientos superiores en beneficio propio. No debe presuponer que todas las entrevistas son hostiles. Recuerde que los periodistas son personas. Asegúrese de haber investigado lo que el periodista ha escrito antes.

Entrevistas: cómo abordar preguntas delicadas a) Si el reportero se desorienta o se sale por una tangente sin importancia b) Si se plantean temas controvertidos, incómodos o poco favorecedores Tenga presentes los tres mensajes clave. No haga como si no se hubiera formulado la pregunta. Calle cuando haya respondido la pregunta. Si necesita tiempo para pensar, pida al reportero que repita la pregunta. Cuestione una suposición si no está de acuerdo con ella. Nunca repita las suposiciones negativas. No comente acerca de algo que no sepa. Finalice cada respuesta con un mensaje clave.

Entrevistas: siga esta técnica Agradezca la pregunta o un fragmento de ella: Me parece una observación muy interesante. Me alegro de que me pregunte por x. Ha llegado al fondo del asunto al aludir a x. Continúe con una breve transición: En realidad… Yo lo describiría de otra manera… Lo que yo puedo decirle es esto… Comunique su mensaje clave: Lo importante es que… Creo que lo que de verdad se debe entender es que... La clave en esta área es…

Redes sociales (I) Divulgue su noticia en sus propios canales en línea. Además de compartir información públicamente, también le permite comunicar noticias a las partes interesadas internas y externas (por ejemplo, alumnos, educadores y padres). Algunos canales relevantes son: Cuenta de Twitter Página de Facebook Página de LinkedIn Canal de YouTube Boletines informativos Información sobre contactos de prensa claramente visible en su sitio web Blogs Recuerde que las redes sociales sirven principalmente para escuchar e interactuar, no para emitir información.

Redes sociales (II) Utilice las redes sociales para entablar relaciones con los medios de comunicación, así como con otras organizaciones relevantes que estén interesadas en los asuntos de los que usted habla. Comente artículos en línea y entradas de blog. Comparta contenidos. Únase a redes en línea y asegúrese de que el contenido que usted publique sea valioso. Anime a sus embajadores a que hablen de su colegio y del IB tanto en Internet como en el mundo real y, cuando sea pertinente, bríndeles recursos para ayudarlos a gestionar mejor sus propias “marcas”. Implemente una política básica de redes sociales para asegurarse de que las personas que representan al colegio (por ejemplo, los educadores) no comuniquen información que difiera considerablemente de lo que usted dice.

Algunas consideraciones Cuando hable del IB y sus programas, en cualquier medio, considere lo siguiente: ¿Se pueden apoyar sus comunicaciones en sus mensajes y en los del IB? ¿Está usando la información más reciente? ¿Ha consultado www.ibo.org para ver los datos y cifras más recientes? ¿Puede apoyar sus comunicaciones con información adicional, como logotipos o imágenes, para hacer la historia más interesante? ¿Está usando las versiones más recientes de los logotipos del IB? (Consulte el sitio web del IB) Si tiene alguna pregunta, sírvase ponerse en contacto con su coordinador(a) regional, que le ayudará con mucho gusto: IB Asia-Pacífico Sebastien Barnard sebastien.barnard@ibo.org IB Américas Robin Khan robin.khan@ibo.org IB África, Europa y Oriente Medio Robert Cummings robert.cummings@ibo.org Comunicaciones globales del IB Janneke Versteeg janneke.versteeg@ibo.org