BPMS Asignatura: Gestión de la información Trabajo de investigación: Integrantes: AREVALO VERGARA GINO ANDRE 20090067 BARBACHAN CALLIRGO OLENKA ALEXANDRA 20101356 CORDOVA DELGADO DIANA JAEL 20102308 RUIZ CALVO ANTHONY KIN 20102695

¿Qué es un BPMS? “Business process management suite” “Una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.”(AuraPortal)

Áreas aplicables Control de calidad Compras Facturación Ventas Recursos humanos Otros

Funciones de un BPMS Asignar actividades: de forma automática y según cualquier criterio, o según cargas de trabajo. Recordar actividades: las cuales son parte de una cola de WorkFlow. Permite modificar los procesos on-line: permite modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano informáticamente. Además, a través de cualquier navegador para que realmente se pueda realizar desde cualquier lugar. Permite supervisar los procesos: Proveer una vista “on-line” para supervisores del estado e histórico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas. Se integra fácilmente con otros sistemas (Por ejemplo: ERP) Otros

Beneficios de un BPMS Ahorra costos Incrementa la capacidad de análisis Mejora la eficiencia de la organización Permite la colaboración interna y externa Asegura el cumplimiento de políticas y estándares Mejoramiento continuo Eliminación de errores

Pasos para trabajar con un BPMS Considerando el uso de un BPMS trabajando con AuraPortal: 1° Construir el diagrama del modelo del proceso 2° Definir los valores de los parámetros ( nombres, roles,ejecutores,etc) 3° Poner en ejecución el proceso

Antecedentes del BPMS:Workflow “El workflow es un software para la automatización de los procedimientos, o los flujos de trabajo, en los cuales actividades, documentos, información y datos, son pasados de un participante a otro, y basados en reglas de negocio.” (WFMC.org)

Evolución de los BPMS Los BPMS nos permiten gestionar procesos en los que interviene personas (herederos de los workflow), capacidades de modelado, de proceso así como otras tecnologías y funcionalidades orientadas a la gestión por procesos de negocio ,su control y monitorización y una notación específica para modelar los procesos y poder convertir estos modelos en aplicaciones de software ejecutables. La plataforma workflow predecesoras de los actuales BPMS, gestionan una secuencia de tareas ejecutadas en serie o en paralelo para dos o más individuos y proveen de soluciones de automatización en procesos basados principalmente en la gestión documental, controlando el flujo de un documento de un punto a otro y conservando todos los estados por los que este ha pasado.

Evolución de los BPMS Los BPMS además de las capacidades de modelado y workflow, permiten :l La ejecución y control de los procesos La integración con aplicativos interfaces humanas para la ejecución de el ciclo de vida completo de los procesos. Permiten diseñar los procesos de negocios en un entorno gráfico

Diferencias entre Workflow y BMPS WorkFlow es el conjunto de actividades realizadas por dos o mas personas de un equipo de trabajo, siguiendo unas reglas de negocio previamente establecido con el fin de lograr un resultado exitoso. BPM, coordina las interacciones, pero además de considerar a las personas, considera información, máquinas y sistemas. BPM además de ayudar a la automatización de procesos de negocio, incluye workflow, herramientas de control y gestión para la eficacia estrategica del conjunto. Workflow realiza tareas secuenciales por lo que solo realiza una tarea ala vez ;en cambio, BPMS puede ser considerado como un conjunto de workflows ya que realiza tareas inbdependientes por lo tanto puede hacer varias tareas en simultaneo En el BPMS se puede realizar simulaciones de todo el proceso en workflow esto no es posible

Gráfico de Workflow

Soluciones BPMS disponibles en el mercado peruano Diversos proveedores mundiales, pero la mayoría de ellos sin presencia física en el país. Softwares BPM diseñados para dar solución a sectores específicos.

PROVEEDOR SOFTWARE AURAPORTAL AuraPortal Helium PLAN BPM Cibernos BOC GROUP Adonis 6.0. Adonis Cloud SOFTWARE AG webMethods BPM Platform INVENSYS SKELTA Skelta BPM TIBCO TIBCO ActiveMatrix BPM 3.0. IBM IBM BlueWorks Live IBM BPM Blueprint IBM Business Process Manager IBM Case Manager IBM Business Monitor IBM WebSphere Lombardi Edition METASONIC Metasonic Suite 5 Metasonic Touch VITRIA M3O BPMS APPIAN Apian BPM Suite AUREA Savvion BPM ORACLE Oracle Business Process Management Suite 12c

Software en estudio Proveedor: AuraPortal Marca: Aura Portal Helium Características principales: Basado 100% en tecnología WEB. No requiere programación extra, listo para ejecutar. Simple, intuitiva y amigable al usuario. El costo e implementación del software requieren menos tiempo y personal. Estructura modular: resident modules y optional modules. Puede trabajarse simultáneamente con SharePoint de Microsoft. Multilenguaje y personalización. Movilidad, se pueden adaptar diferentes interfaces para tablets, smartphones y PC’s.

Módulos: Internet/Extranet Module: plataforma de colaboración que permite un flujo de trabajo independiente del proceso y la comunicación entre empleados, colaboradores internos o externos. Document Management Module: permite el manejo, indexación y recuperación de documentos y almacenarlos en el Database, Network Drives o Hard Drives. Content Management: permite la generación y publicación de contenido directo para el E-commerce. Creación de páginas web con carros de compra y salidas de pago check-out.

Procesos principales Se identifican 5 procesos principales: Modelación Simulación Ejecución Monitoreo Optimización

Modelación: etapa en donde los procesos son diseñados y construidos Modelación: etapa en donde los procesos son diseñados y construidos. Para ello se hace uso de la herramienta AuraPortal Modeler.

Simulación: puede ser estadística o real. La simulación estadística asigna valores ficticios que representan la carga de trabajo en el proceso y se ejecuta ‘n’ veces para obtener valores aproximados antes de la ejecución real del proceso La simulación real se lleva a cabo en escenarios del tipo ‘what-if’, utiliza valores reales de trabajo para proveer un panorama más real de lo que podría ocurrir en la ejecución del proceso.

Ejecución: es la fase productiva del proceso Ejecución: es la fase productiva del proceso. Los usuarios usan los procesos en su trabajo diario. Se utiliza un Task Inbox que permite manejar los procesos de manera fácil y eficiente.

Monitoreo: los resultados obtenidos en la etapa de Ejecución son observados y controlados usando herramientas de análisis. En esta fase se hacen uso de herramientas incluidas en el AuroPortal como el Dashboard, el BAM (Business Activity Monitoring) y los KPI’s.

Optimización: etapa en la que se realizan las modificaciones pertinentes en los procesos una vez que las áreas de mejora han sido identificadas en la etapa de Monitoreo.

Costo, Clientes y Requisitos Costo: depende del alcance, la cantidad y los tipos de usuarios (empleados, usuarios externos e invitados). Puede ser: Alquilado con pagos mensuales, bimestrales o trimestrales. Con instalación directa Por medio del Cloud Service. Para una empresa pequeña con 25 usuarios y sin módulos adicionales AURAPORTAL cuesta 15,000 euros. Principales clientes: Walmart, General Motors, Toyota, Yamaha, PEMEX, Carrefour, Arcerlormittal y Frito Lay.

Requisitos para instalación: requiere un entorno Microsoft que contenga los siguientes productos: .NET, Visio, SharePoint, ASP.NET, Exchange, SQL Server, Visual Studio e Internet.

Para más informacion sobre manejo del software EJEMPLO DE AURAPORTAL POR PFSGRUPO: https://www.youtube.com/watch?v=s7YymjaFpZg https://www.youtube.com/watch?v=q-NBTbTMADk https://www.youtube.com/watch?v=dK2j6vEoSSk

Caso de aplicación de un BPMS Para el presente trabajo se analizara la aplicación GEA-TOYOTA desarrollada mediante la Suite BPM de AuraPortal la cual permite asegurar el cumplimiento de obligaciones legales ambientales, utilizando los recursos humanos estrictamente necesarios. Esta aplicación será desarrollada para la compañía TOYOTA España.

La problemática Toyota España ha establecido entre la Red Oficial de Concesionarios la implantación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 que ha sido adoptada por un total de 65 concesionarios, lo que supone más del 80% del total de concesionarios que Toyota cuenta en España, siendo su objetivo que el 100% de los concesionarios esté certificado en un futuro próximo. El proyecto de certificación de la Red de concesionarios se inició con este objetivo y una serie de premisas adicionales a cualquier sistema de gestión ambiental: - Minimizar la carga de trabajo para los concesionarios. - Disponer de datos consolidados que permitan identificar buenas prácticas y áreas de mejora. - Garantizar la involucración de Toyota España junto a su Red de concesionarios.

La solución AUREN realizó la consultoría para la adecuación de los procesos ambientales de los distintos concesionarios de la red de TOYOTA ESPAÑA y el apoyo previo a la certificación. Así mismo, puso a disposición de TOYOTA ESPAÑA la plataforma AuraPortal BPMS sobre la cual se modelaron y automatizaron los procesos correspondientes a la norma ISO 140001 y otros procesos propios de TOYOTA ESPAÑA, construyendo la solución GEA- TOYOTA. El Administrador de Medio Ambiente en Toyota España, recibió formación sobre la aplicación esto ha permitido que los procesos se puedan automatizar y la gestión de gran parte del sistema para toda la Red, sea posible controlarla por parte de uno o dos personas desde las mismas oficinas centrales de Toyota España.

La solución Tanto el personal corporativo de TOYOTA ESPAÑA como los distintos consultores y auditores internos, responsables de medio ambiente de cada distribuidor y gerentes de las distintas sociedades involucradas, tienen acceso al sistema, lo que les permite de forma coordinada y homogeneizada participar en los procesos del sistema, así como compartir la documentación almacenada en el gestor documental. El sistema se complementa con una extensa colección de informes que permiten el análisis de indicadores de forma global para toda la red, integrado en la solución GEA- TOYOTA. El Director Asuntos Corporativos Toyota España, Karl Van Dijck, dice: “La implantación de una herramienta informática como GEA-TOYOTA basada en AuraPortal BPMS ha permitido centralizar gran parte del trabajo y mantener los mismos criterios entre los distintos concesionarios ubicados por toda la geografía española”.