DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Planificación técnica de las acciones a realizar para la gestión de un archivo o un sistema de archivos, acompañada de un calendario de actuación. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios que garanticen la conservación, la organización y el acceso de los documentos.

VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ¿Por qué digitalizar la documentación?

La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica.

Digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en una Computadora personal.

Desventajas del archivo en papel Elaboración de Índices, gastos de almacenaje, · Múltiples Archivos, Depuración de los documentos, Localización, · Manipulación, Archivamiento, Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos, · Retraso en firmas y autorizaciones,

· Elevados costos, Extravío de documentos, Exceso en fotocopias, · Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados, · Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo, · Altos costos de administración, Velocidad de respuesta, Ecología,

Ventajas Seguimiento y control de documentos. · Permite un rápido y fácil acceso a la información. · Elimina el extravío de documentos. · Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos. · Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales. · Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos · Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

· Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina. · Protege la información teniendo varios respaldos de la información. · Agiliza y eficientiza el servicio a clientes ·. Ordena de manera lógica los expedientes. · Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet

· Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos ·. Reduce costos de operación. · Incrementa la productividad. · Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento. · Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. · Bajo costo de almacenamiento · Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos