Sistema de Administración de Seguros (SAS) Presenta

Características Principales Muy fácil de utilizar –Diseñado para personas que no saben de sistemas Poderoso, rápido y flexible –La captura es rápida y simple –La información puede ser consultada y operada desde varios ángulos Varias modalidades de uso – Personal, en red, acceso remoto vía Internet Crecimiento modular –Inicie con un usuario y crezca según sus necesidades Trae integrada la base de datos del Servicio Postal Mexicano –Con sus códigos postales El sistema es suyo sin pagos ni activaciones mensuales –No dependa de nadie para utilizarlo

Requerimientos Sistema operativo Windows XP, Vista, Windows 7 u Mb de RAM para Windows XP 2 Gb de RAM para Windows Vista, 7 u 8 50 Mb de espacio inicial en disco Microsoft Office Profesional 2003 o 2007 o 2010 o 2013 o Microsoft Access Runtime 2007

Como recibe el sistema Usted recibe el Sistema de Administración de Seguros vía electrónica ( o descarga). La licencia otorgada es exclusiva para el equipo donde usted lo instala. Dependiendo de la configuración deseada el sistema puede ser instalado en modos de operación diferentes.

Modos de operación Instalación con almacenamiento en la PC Instalación con almacenamiento en USB Instalación en red Acceso personal remoto vía Internet Acceso multiusuario remoto vía Internet

Componentes principales La Aplicación –Es el programa que le atiende en todo momento y le permite manejar los datos de su sistema. La Base de Datos –Es el lugar físico donde se almacena la información del sistema.

Con almacenamiento en la PC La aplicación y la base de datos se instalan dentro de la PC para mejorar el rendimiento. Se recomienda cuando se desea velocidad y no se requiere movilidad de datos

Con almacenamiento en USB La aplicación se instala dentro de la PC La base de datos se instala dentro de la memoria USB para poder llevarla consigo y que nadie mas pueda revisar los datos E necesaria una estricta vigilancia contra virus para evitar que la USB no se infecte

Red básica Las aplicaciones se instalan en ambos equipos. La base de datos se instala en un equipo que funge como servidor. Ambos acceden a la base de datos y comparten la misma información.

Instalación en una red Las aplicaciones se instalan en los equipos de los usuarios. La base de datos se instala en el equipo que funge o es un servidor. Todos acceden a la base de datos y comparten la misma información. Se recomienda para grupos de usuarios que desean compartir la misma información

Acceso remoto personal Ideal para personas con alta movilidad pero cuidando la posible perdida de datos por asalto, extravío, etc. El equipo móvil se conecta al de casa u oficina a través de Internet. El equipo móvil solo usa los recursos del de casa u oficina Solo requiere la licencia del equipo de casa u oficina NO se pueden usar los 2 equipos al mismo tiempo (uno o el otro) Algunos proveedores de Internet pueden limitar el acceso Laptop Tablet Smartphone

Acceso remoto multiusuario Los usuarios locales solo requieren la aplicación. El servidor requiere la aplicación y la base de datos. Los usuarios remotos no requieren ninguno de los tres elementos ya que entran en sesión en el servidor. Todos los usuarios acceden a la base de datos en el servidor. Se requiere un servidor formal y las licencias correspondientes de acceso remoto.

Manejo general La descripción de los controles que usted va a ver a continuación, es común a todas los módulos y todas las ventanas del sistema.

Muestra de una ventana Botón de Selección Sección de búsqueda Botones de navegación Area de datos Pestañas de información adicional

El área de datos En esta área es donde cargamos y editamos la información

Las pestañas de información

Sección de búsqueda Permite localizar el registro deseado para ir a él

El botón de selección Botón de selección presionado

El botón de selección Botón de selección presionado

Para que sirve el botón de selección Para ver información detallada de un registro –Solo seleccione éste y presione el botón Detalles Para borrar registros –Solo selecciónelo y presione la tecla Suprimir Para guardar las modificaciones realizadas –Solo haga click en el botón de selección cuando se vea el lápiz

Información detallada Algunas pestañas cuentan con listas de información como ésta

Información detallada Los contactos indicados en la lista contienen más información

Información detallada Solo seleccione al que desee de la lista y presione el botón de detalles para ver la información

Información detallada Puede seleccionar otro registro sin cerrar la ventana de detalles

Información detallada Y la ventana de detalles se ajustará a la nueva selección

Presione el botón Si para borrar el registro Borrando registros Una vez seleccionado el registro Presiona la tecla

Guardando modificaciones Al empezar a editar un registro vera aparecer un lápiz en la parte superior del botón de selección Presiónalo para guardar los cambios ó presiona para cancelarlos

Los botones de navegación se encuentran en la esquina Inferior izquierda Se parecen en su uso a los de una video casetera

Los botones de navegación Ir al primer registro Ir al registro anterior Ir al siguiente registro Ir al último registro Abre un nuevo registro

El Menú Principal

Los 4 módulos principales Aseguradoras Agentes Clientes Pólizas

Aseguradoras

En esta pestaña se indica la información general de la aseguradora

Aseguradoras Recuerde que tenemos integrados los códigos postales de todo el país

Aseguradoras Los códigos postales están disponibles en Aseguradoras, Agentes y Clientes

Aseguradoras Aquí se indican los teléfonos, fax, sitio web, general, etc Tiene capacidad para almacenar el directorio telefónico de cada aseguradora

Aseguradoras En esta pestaña se indican a los personas que fungen como contacto en las aseguradoras El SAS podría almacenar a todo el personal de cada aseguradora Además se pueden almacenar teléfonos y correos personales de cada contacto

Aseguradoras Aquí se indica que agentes nuestros trabajan con que aseguradoras

Aseguradoras Aquí se listan las pólizas que tiene cada una de las aseguradoras con las que trabaje De aquí podemos ir al detalle de cada póliza

Aseguradoras Aquí podemos agregar pequeñas notas respecto a alguna aseguradora

Aseguradoras En esta pestaña, podemos ligar documentos de nuestra computadora a alguna aseguradora Los documentos pueden ser imágenes, cartas, hojas de calculo, PDF’s, presentaciones, etc.

Aseguradoras En esta pestaña, podemos generar los principales reportes de una aseguradora Indique el periodo de tiempo del que desea el reporte Puede generar el reporte para imprimir o un PDF en un correo a enviar por Outlook

Agentes

En esta pestaña se indica la información general del agente

Agentes Aquí se indican los teléfonos, fax, sitio web, , etc Tiene capacidad para almacenar un sinúmero de elementos

Agentes Aquí se indica en que aseguradoras trabaja este agente Se define la misma información por el lado de las aseguradoras

Agentes Aquí se listan las pólizas que tiene cada uno de los agentes registrados De aquí podemos ir al detalle de cada póliza

Agentes Aquí podemos agregar pequeñas notas respecto a alguno los agentes registrados

Agentes En esta pestaña, podemos ligar documentos de nuestra computadora a algún agente Los documentos pueden ser imágenes, cartas, hojas de calculo, PDF’s, presentaciones, etc. Imagine… Identificaciones, contratos, fotografías, curriculums, etc., etc.

Agentes En esta pestaña, podemos generar los principales reportes de un agente Indique el periodo de tiempo del que desea el reporte Puede generar el reporte para imprimir o un PDF en un correo a enviar por Outlook

Clientes

En esta pestaña se indica la información general del cliente

Clientes Aquí se indican los teléfonos, fax, sitio web, general, etc Tiene capacidad para almacenar el directorio telefónico de cada cliente

Clientes En esta pestaña se indican a los personas que fungen como contacto con los clientes El SAS podría almacenar a todo el personal de cada cliente Además se pueden almacenar teléfonos y correos personales de cada contacto

Clientes Aquí se listan las pólizas que tiene cada uno de los clientes con los que trabaje De aquí podemos ir al detalle de cada póliza

Clientes Aquí se indican las cuentas bancarias de un cliente con las que se pagan sus pólizas

Clientes Aquí se lleva el control de esas tareas que nos mantienen ocupados con los clientes como cotizar, emitir, entregar, etc. De aquí podemos ir al detalle de cada tarea Tareas verdes: En tiempo Tareas amarillas: Ultimo día Tareas rojas: Vencidas

Clientes Aquí se listan los siniestros de las diferentes pólizas de los clientes De aquí podemos ir al detalle de cada siniestro

Clientes Aquí podemos agregar pequeñas notas respecto al cliente

Clientes En esta pestaña, podemos ligar documentos de nuestra computadora a algún cliente Los documentos pueden ser imágenes, cartas, hojas de calculo, PDF’s, presentaciones, etc.

Clientes En esta pestaña, podemos generar los principales reportes de un cliente Indique el periodo de tiempo del que desea el reporte Puede generar el reporte para imprimir o un PDF en un correo a enviar por Outlook

Pólizas

En esta pestaña se indica la información general de la póliza

Pólizas Para pólizas de gastos médicos de grupo puede indicar a los empleados y sus dependientes

Pólizas Aquí se listan los recibos generados para cobrar la póliza Los recibos se generan de manera automatizada

Pólizas Aquí se indican los endosos asociados a la póliza

Pólizas Y llevar un control de los siniestros

Pólizas Aquí podemos agregar pequeñas notas respecto a la póliza

Pólizas En esta pestaña, podemos ligar documentos de nuestra computadora a alguna póliza Los documentos pueden ser imágenes, cartas, hojas de calculo, PDF’s, presentaciones, etc.

El orden de captura recomendado El orden de captura es el mismo que el orden de los módulos principales en el menú. –Aseguradoras –Agentes –Clientes –Pólizas De esta forma al llegar a capturar las pólizas usted no tiene que brincar y regresar a otros módulos por falta de información.

Ligando documentos

Campo para ligar documentos

Que es ligar un documento? Que es un hipervínculo? Un hipervínculo es una liga que vamos a realizar entre documentos almacenados en nuestra computadora, en la red o en Internet (como fotografías, imágenes de un scanner, hojas de cálculo de Excel, documentos en Word), archivos PDF, páginas de Internet, etc) y los datos del Sistema de Administración de Seguros. Los documentos ligados, NO se almacenan en el Sistema por lo que es importante el ubicarlos en un lugar común para recordar que no debemos borrarlos deliberadamente sin desconectarlos antes del mismo.

Que es ligar un documento? Que es un hipervínculo? Los documentos a ligar pueden ser modificados externamente pero deberán ser guardados con el mismo nombre y en el mismo lugar para que la conexión con el sistema no se vea afectada. Todos los campos en el sistema que pueden ser manejados como una liga o hipervínculo, están coloreados de amarillo Para ligar los documentos externos al sistema, haga click con el botón derecho en el campo amarillo y busque en el menú la opción Hipervínculo

Que documentos puedo ligar al SAS? Pólizas Identificaciones Facturas Cheques Estados de cuenta Comprobantes de domicilio Tarjetas de crédito Cartas Contratos Actas Cedulas fiscales Comprobantes de pago Curps Actas de nacimiento Actas de matrimonio Actas constitutivas Resultados médicos Documentación del Art. 140

Imagine la información a incluir

Accese sus documentos desde cualquier lugar Nuestro sistema tiene la capacidad de integrar los documentos ligados con su Dropbox, Google Drive o algún otro. Esto le da la posibilidad de consultar los documentos desde su Tablet, Smartphone o Laptop y reenviarlos cuando a donde usted lo desee.

Nota importante Los hipervínculos y el ligado de documentos solo funcionan cuando se corre el Sistema de Administración de Seguros con el Access que viene incluido en el Office Profesional Si usted corre nuestro sistema con el Access Runtime 2007 o 2010, esta función no operará. Los documentos ligados al sistema deben almacenarse en el folder de Documentos diseñado para tal fin para poder recuperar rápidamente la información en caso de falla o virus.

Como ligo los documentos Click con el botón derecho

Como ligo los documentos Siempre ligue sus documentos ubicándolos en el disco de red definido para el SAS (Z:) El campo Texto puede ser modificado a su gusto y es lo que aparecerá dentro del campo amarillo El de Dirección debe indicar siempre la ubicación del documento

Como ligo los documentos Documento ligado

Como ligo los documentos Presione el botón de selección Para guardar los cambios

Como ligo los documentos Para abrir el documento ligado solo haga click en el campo amarillo Indique Si en la pregunta de seguridad

Como ligo los documentos

Reportes implícitos En ocasiones verá este icono que indica que existe un reporte de la información mostrada. Presiónelo para obtenerlo O este que le indicará que puede enviar el reporte por correo (Outlook) en un PDF

Reportes implícitos Haga click sobre el reporte para verlo mas de cerca

Reportes implícitos

Reportes

El sistema cuenta con un menú de reportes que agrupa 4 categorías principales

Reportes Pólizas emitidas Renovaciones Recibos por cobrar Recibos cobrados y comisiones

Reportes Cada una de estas 4 categorías puede ser agrupada por: –Cliente –Agente –Aseguradora –Ramo

Reportes Adicionalmente los módulos de Clientes, Aseguradoras, Agentes y Ramos cuentan con un menú de reportes similar y se encuentra en la última pestaña del módulo

Reportes En este caso, usted puede elegir a uno de los elementos del módulo y obtiene los reportes de ese elemento agrupando por alguno del resto.

Reportes Ejemplo: Escojo un agente y obtengo las pólizas emitidas de ese agente agrupadas por ramo. Reporte o correo de Pólizas emitidas por José Luis Gutierrez agrupadas por ramo

Consideraciones de Impresión Debe haber al menos una impresora instalada y marcada como predeterminada ya que el formato de los reportes se basa en los parámetros de la impresora predeterminada.

Procesos automatizados Un proceso automatizado es aquel en donde nos permite ahorrar tiempo en la captura de información El proceso generalmente se ejecuta con solo presionar un botón. El sistema tiene dos procesos automatizados: –La generación de los recibos de una póliza –La renovación de la póliza

Generación de recibos Presione el botón Generar Seleccione los cargos de los recibos y presione Aceptar

Generación de recibos Le indicará los recibos generados presione Aceptar

Renovación de la póliza Para renovar la póliza presione este botón

Renovación de la póliza Solo actualice los valores necesarios y presione Aceptar

Otros módulos auxiliares Los módulos auxiliares son partes del sistema donde se puede agregar o cambiar la información que se utiliza en él. Ejemplo: –Bancos –Personal –Status de pólizas –Tipos de póliza –Etc. Estos módulos están a su disposición desde el menú y se manejan de la misma forma que los módulos principales

Otros módulos auxiliares Acciones Asentamientos Bancos Colonias Conductos de cobro Departamentos Estados Formas de pago Frecuencias de pago Monedas Municipios y Delegaciones Paises Pendientes Personal Poblaciones Status de pólizas Tipos de pólizas Títulos

Buscando información El sistema cuenta con un módulo de búsqueda de información en el cual con solo tener algún dato, el sistema es capaz de buscar entre toda la información tratando de localizar dicho dato. El dato debe ser indicado entre asteriscos Ejemplo: *Chihuahua* Una vez indicado el dato, presione ejecutar y revise todas las pestañas para ver en que módulos coincidió la información Puede emitir reportes de las secciones que tuvieron coincidencias con el dato proporcionado

Buscando información Botón de búsqueda

Los resultados aparecerán en las diferentes pestañas de acuerdo a su coincidencia con el criterio de búsqueda Buscando información Criterio de búsqueda Pestañas de información

Exportando a Excel y a Word El sistema cuenta con opciones para exportar la información del mismo a Excel y a Word Puede hacerlo desde cualquier módulo del sistema incluso desde los reportes Busque en el menú superior Herramientas Luego Vínculos con Office Y luego seleccione Analizar con Microsoft Excel o Publicar con Microsoft Word Una vez exportada la información guárdela en el formato de la aplicación correspondiente

Exportando a Excel y a Word

Generando documentos PDF Existen en el mercado un sinnúmero de aplicaciones para generar documentos en PDF. La mas común porque pertenece a la compañía que originó el formato es el Adobe Acrobat y el Adobe Reader Los archivos PDF pueden manejarse de 2 maneras distintas: –Adobe Reader- Solo lee e imprime los PDF’s –Generadores PDF- Aplicaciones para crear PDF’s Algunos generadores de PDF’s tiene un costo (como Adobe Acrobat) y otros son gratuitos como (PDFWriter, doPDF, PDFCreator, etc.). Nosotros le recomendamos doPDF SAS incluye una copia del Adobe Reader

Como generar un PDF en el sistema Instale doPDF en su computadora Al instalarlo se creara una impresora virtual de doPDF

Como generar un PDF en el sistema Impresora virtual creada por doPDF

Como generar un PDF en el sistema Cada vez que usted “imprima” un reporte del sistema en esta impresora virtual, se le preguntará donde desea colocar el archivo pdf y con que nombre. Puede generar archivos pdf con reportes del sistema o con cualquier aplicación como Word, Excel, PowerPoint, etc.

Como generar un PDF en el sistema Genere un reporte en el sistema Mándelo imprimir a la impresora del doPDF

Como generar un PDF en el sistema El envío de la impresión se verá como se muestra

Como generar un PDF en el sistema

Respaldos de información El sistema esta instalado generalmente en el disco Z: de su computadora. Usted solo tiene que copiar el contenido de ese disco a un disco externo, a una memoria USB o a un disco de red.

Tel.: (55) Sitio Web: Para mayores informes…