T RACK R EQ : U N W ORKFLOW PARA LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO, ADAPTATIVO Y PERFECTIVO TESINA DE LICENCIATURA EN SISTEMAS ALLEGRETTI DIEGO GERMÁN 1

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La automatización de un proceso de negocio, en su totalidad o en parte, en función de cómo sus documentos, información o tareas son pasadas de un actor a otro, para realizar una acción, de acuerdo con una serie de reglas de procedimiento. Workflow Managment Coallition Definición de Workflow Un sistema que define, crea y gestiona automáticamente la ejecución de modelos de workflow mediante el uso de uno o más motores workflow que se encargan de interpretar la definición de procesos, interactuar con los agentes y, cuando se requiera, invocar el uso de los sistemas de información implicados en el trabajo. Workflow Managment Coallition Definición de Sistema de Gestión de Workflow Introducción 3

¿Por que es necesario utilizar sistemas de workflow? Obtener legibilidad a un alto nivel que permita ser entendido por expertos. Obtener un control del flujo específico para poder localizar, en cualquier momento, el estado actual y el camino a seguir. Obtener guiado de tareas, indicando los pasos a seguir. Introducción 4

Componentes Básicos de un Workflow Introducción 5

Características de los Lenguajes de Representación de Workflow Expresividad Legibilidad Complejidad Gramatical Modelado en el Tiempo Capacidad que tiene un lenguaje de representar diferentes patrones en un workflow. Facilidad con la que un experto puede entender el flujo definido en la especificación de un workflow. Posibilidad del lenguaje de representar patrones basados en el tiempo. Complejidad vinculada al modelo de representación en sí mismo. La complejidad gramatical va a marcar la facilidad con la que el lenguaje de representación de WF va a ser interpretado. Introducción 6 Patrones de Van der Aalst CódigoPatrón WPC-1Secuencia WPC-2Separación Paralela WPC-3Sincronización WPC-4Elección Exclusiva WPC-5Fusión Simple WPC-6Multielección WPC-7Fusión Sincronizada Estructurada WPC-8Multifusión WPC-9Discriminador Estructurado WPC-10Ciclos Arbitrarios

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Tipos de Workflows o Workflow de Producción o Workflow Administrativo o Workflow Colaborativo o Workflow Ad-Hoc 8

Tipos de Workflows Workflow de Producción 9

Tipos de Workflows Workflow Administrativo 10

Tipos de Workflows Workflow Colaborativo 11

Tipos de Workflows Workflow Ad-Hoc 12

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14 Notaciones existentes para la definición de Workflow Diagramas de Actividad UML 2.0 BPMN XPDL

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Caso de Estudio Caja de Previsión Social para Martilleros y Corredores Públicos de la Provincia de Buenos Aires 16

Workflow Anterior – Caja de Previsión social para Martilleros y Corredores Públicos de la Provincia de Buenos Aires ?

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Workflow Propuesto: TrackReq

Cambios Implementados Respecto del Workflow Existente Workflow existente Workflow TrackReq 20 Workflow Propuesto

Cambios Implementados Respecto del Workflow Existente Workflow existente Workflow TrackReq Workflow Propuesto 21

Cambios Implementados Respecto del Workflow Existente Workflow TrackReq Workflow existente En el workflow existente no se contempla la capacitación de usuario ni el testing del mismo 22 Workflow Propuesto

Cambios Implementados Respecto del Workflow Existente Workflow TrackReq Workflow existente Inexistencia de estados de solicitud. Implementa un lista de estados para las solicitudes que tienen semántica para los usuarios En Proceso. Pendiente de Aprobación. En Análisis Funcional y Diseño. En Desarrollo. En Testing Interno. En Testing Usuario. Puesta en Producción. Finalizado. Rechazado. Workflow Propuesto 23

Estados de una solicitud dentro del workflow de TrackReq En Proceso Pendiente de Aprobación En Análisis Funcional y Diseño En Desarrollo En Testing Interno En Testing Usuario Puesta en Producción Finalizado Rechazado 24

¡¿Como llevar TrackReq a la práctica?! 25

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Jira -Aplicación web basada en Java EE y soporta diversas bases de datos y sistemas operativos -Utilizada para el seguimiento de errores, incidentes y gestión operativa de proyectos. - Puede ser utilizada en áreas no técnicas para la administración de tareas. Desventajas -Es un producto comercial, por lo que requiere un presupuesto para su puesta en funcionamiento. - Su interfaz no es configurable en base al rol del usuario que la utiliza. - Es difícil su extensión, es un producto de tipo “cerrado”. Herramientas existentes 27

Mantis - Es una aplicación OpenSource hecha en Php y MySql. -Herramienta para le manejo de incidencias. -Permite gestionar equipos remotamente. Desventajas - La interfaz de usuario es poco amigable e intuitiva para el usuario final. - Su interfaz no es configurable en base al rol del usuario que la utiliza. - Es una herramienta enfocada puramente al manejo de errores. - No permite la asignación de grupos de personas a tareas específicas. 28 Herramientas existentes

Redmine - Soporta múltiples proyectos. - Diagramas de Gantt y calendario. - Administración de noticias, documentos y archivos. - Fuentes web y notificaciones por correo electrónico. - Integración SCM (Subversion, CVS, Git, Mercurial, Bazaar y Darcs). Desventajas - Su configuración es compleja. - No permite la asignación de grupos de personas a tareas específicas. - Su código es muy complejo y dificulta su extensión sin utilizar Plugins. - Su interfaz no es configurable en base al rol del usuario que la utiliza. 29 Herramientas existentes

Resultado Desarrollar una herramienta propia, que se adapte a las necesidades puntuales de la institución, con: - Una interfaz amigable y configurable dependiente del rol del usuario que la va a utilizar. - Manejo del concepto de grupos de personas a las cuales se les pueda asignar solicitudes. - Respuestas a la necesidad actual y a su vez fácilmente adaptable a los cambios internos. 30

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TrackReq 32

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Se presentaron diferentes tipos de workflows. Se presentaron diferentes notaciones para representar workflows. Se definieron falencias del workflow actual de la Caja de Previsión Social para Martilleros y Corredores Públicos de la Provincia de Buenos Aires. Se definió un nuevo workflow: TrackReq. Se presentaron diferentes herramientas existentes para implementar el nuevo workflow. Se desarrollo una herramienta propia. Conclusiones 34

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Formalización de las solicitudes de mantenimiento. Generación de diversas estadísticas sobre el desempeño del Área de Informática. Trazabilidad de los diferentes estados por los que atraviesa cada solicitud. Visibilidad para los usuarios respecto del estado de la solicitud iniciada por ellos. Incremento en la documentación de los sistemas informáticos existentes. Obtención métricas de errores y/o correcciones de cada uno de los sistemas de software. Resultados Obtenidos 36

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o Implementación de “alarmas” de notificación de retrasos. o Incorporar una sección donde se referencien las preguntas más comunes sobre cada sistema con su respectiva respuesta. o Poder asignar un conjunto de solicitudes de manera simultánea a un mismo grupo de usuarios para su resolución, con el objetivo de agilizar el manejo de las mismas. o Generar reportes que contengan gráficos que ilustren las diversas estadísticas que actualmente genera el sistema. o Incorporar a la herramienta un servicio de RSS (Rellay Simple Syndication), para la difusión de información actualizada de manera frecuente a usuarios suscriptos. Trabajos Futuros 38

MUCHAS GRACIAS! ¿PREGUNTAS? 39

Los módulos más importantes incluidos en TrackReq son: o Módulo de Seguridad. o Alta, Modificación de Solicitud. o Consulta de Solicitud, gestión de estados y detalles. o Notificaciones. o Gestión de Empleados, Personas y Grupos. o Estadísticas y exportación a Excel. Facilita la gestión integral de solicitudes perfectivas, correctivas o adaptativas peticionadas al Área Informática sobre los sistemas de software existentes Permite al personal del Área Informática tener un mayor control de las solicitudes que ingresan y se procesan en el área. Posibilita la obtención de diferentes estadísticas sobre el funcionamiento del área Herramienta desarrollada 32