TESINA DE LICENCIATURA EN SISTEMAS TrackReq: Un Workflow para la gestión de mantenimiento correctivo, adaptativo y perfectivo TESINA DE LICENCIATURA EN SISTEMAS ALLEGRETTI DIEGO GERMÁN

agenda Introducción Tipos de Workflows Notaciones Existentes Caso de Estudio Workflow Propuesto Herramientas Existentes Herramienta Desarrollada

Definición de Workflow Definición de Sistema de Gestión de Workflow Introducción Definición de Workflow La automatización de un proceso de negocio, en su totalidad o en parte, cuando documentos, información o tareas se pasan de un actor a otro, para realizar una acción, de acuerdo con una serie de reglas de procedimiento. Workflow Managment Coallition Definición de Sistema de Gestión de Workflow Un sistema que define, crea y gestiona automáticamente la ejecución de modelos workflow mediante el uso de uno o más motores workflow que se encargan de interpretar la definición de procesos, interactuar con los agentes y, cuando se requiera, invocar el uso de los sistemas de información implicados en el trabajo. Workflow Managment Coallition WORKFLOW: La automatización de un proceso de negocio, en su totalidad o en parte, cuando documentos, información o tareas se pasan de un actor a otro, para realizar una acción, de acuerdo con una serie de reglas de procedimiento. SISTEMA DE GESTIÓN DE WORKFLOW: Un sistema que define, crea y gestiona automáticamente la ejecución de modelos workflow mediante el uso de uno o más motores workflow que se encargan de interpretar la definición de procesos, interactuar con los agentes y, cuando se requiera, invocar el uso de los sistemas de información implicados en el trabajo.

¿Por que es necesario utilizar sistemas de workflow? Introducción ¿Por que es necesario utilizar sistemas de workflow? Reducen costos Mejoran la calidad y rapidez del servicio Mejoran el uso y la oportunidad de la información Mejoran el control de los procesos Flexibilidad organizacional Diferenciación en el mercado Eliminación de trabajo A medida que aparecen ir diciendo lo que aparece en la ppt

Componentes Básicos de un Workflow Introducción Componentes Básicos de un Workflow Aquí vemos los componentes básicos de un WF aplicados a un ejemplo genérico. Los eventos en este caso tenemos tanto de inicio como de fin, se representan con un Circulo. Los procesos que son conjunto de una o más tareas relacionadas entre sí que colectivamente realizan un objetivo del negocio. Dentro de los Procesos encontramos Tareas, éste es uno de los conceptos básicos de la tecnología de workflows. Una tarea es un conjunto de acciones o actividades manejadas como una sola unidad. Si por algún motivo se produce un error durante el funcionamiento de una tarea, ésta deberá ser ejecutada nuevamente desde el inicio de la misma. Existen tres tipos diferentes de tareas: las manuales, las automáticas y las semiautomáticas. A su vez podemos encontrar decisiones que permiten evaluar, luego de la ejecución de una tarea, que camino seguir. También aparecen aquí dos agentes, que se definen como entidades ya sean humanas o computacionales que llevan a cabo las actividades de un proceso

Características de los Lenguajes de Representación de Workflow Introducción Características de los Lenguajes de Representación de Workflow Representación Descripción de un conjunto de procesos y reglas de cambio que le permiten a un workflow ser automatizado, mediante la definición de un lenguaje formal. Expresividad Capacidad que tiene un lenguaje de representar diferentes patrones en un workflow. Legibilidad Facilidad con la que un experto puede entender el flujo definido en la especificación de un workflow. los Workflows son representaciones de procesos que se realizan de forma en que los actores que efectivamente tengan que ejecutar dichos procesos puedan entender las acciones que efectivamente han de realizar y en el orden que han de hacerlas. De esta forma permiten estandarizar procesos de forma que sean mejor entendidos por los responsables de las actividades que éstos estandarizan. Para la representación de un WF, hay que definir un lenguaje capaz de expresar todas las situaciones que requiera el problema a resolver, de la forma más entendible posible. El amplio ámbito de aplicación de los lenguajes de representación de WF hace que determinados modelos puedan ser válidos en unos entornos e inválidos en otros. Por ejemplo, entornos que necesiten una gran legibilidad, pueden restringir la expresividad para conseguir un lenguaje valido. Existen diferentes características para los lenguajes de workflow… (contar a medida que aparecen) Complejidad Gramatical Complejidad vinculada al modelo de representación en sí mismo Modelado en el Tiempo Posibilidad del lenguaje de representar el patrones basados en el tiempo

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Tipos de Workflows Workflow de Producción Workflow Administrativo Workflow Colaborativo Workflow Ad-Hoc Tenemos cuatro tipos de workflows. De producción Administrativo Colaborativo Ad-Hoc

Tipos de Workflows Workflow de Producción Workflow de Producción El objetivo principal de un workflow de producción es gestionar un gran número de tareas similares, y optimizar la productividad. Esto se logra mediante la automatización de todas las actividades minimizando la intervención humana y permitiéndola sólo para gestionar excepciones. Los workflows de producción se han optimizado para alcanzar altos niveles de calidad y precisión mediante la ejecución de tareas muy repetitivas, por lo general de manera ininterrumpida

Tipos de Workflows Workflow Administrativo Administrativo: La característica más importante de un sistema de workflow administrativo es la facilidad proporcionada por éste para la definición del proceso. Por lo general, hay muchas definiciones de procesos que se ejecutan simultáneamente y que tienden a involucrar a un gran número de personas (empleados). Las definiciones de proceso son normalmente creadas en base a formularios pero si las mismas son demasiado complejas para ser definidas de esa forma, entonces se debe recurrir a otro producto. En este tipo de estructuras, la flexibilidad es más importante que la productividad

Tipos de Workflows Workflow Colaborativo Colaborativo: Este tipo de workflow está basado en múltiples equipos trabajando en conjunto para obtener objetivos comunes. El uso eficaz del workflow de colaboración para apoyar el trabajo en equipo es considerado como un elemento vital en el éxito de las empresas de todo tipo. El uso de Internet para soportar las comunicaciones del equipo a través de las empresas es también un factor crítico de éxito para la mayoría de las organizaciones.

Tipos de Workflows Workflow Ad-Hoc Los workflows Ad-Hoc permiten a los usuarios crear y modificar las definiciones de proceso muy fácil y rápidamente respondiendo instantáneamente a las circunstancias que puedan surgir. Por lo tanto, es posible tener tantas definiciones de procesos, como instancias de los mismos. Este tipo de workflow maximiza la flexibilidad en zonas donde el rendimiento y la seguridad no son las principales preocupaciones. En comparación al workflow de Producción donde la organización es dueña del proceso, en este tipo de workflow son los usuarios los dueños de sus propios procesos.

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Notaciones existentes para la definición de Workflow Diagramas de Actividad UML 2.0 BPMN XPDL Este trabajo centró el análisis en tres notaciones para la definición de workflows. La primera UML, propone los Diagramas de Actividad que son una adaptación del concepto de los diagramas de estado dentro de la versión 2.0. Este lenguaje no tiene formato de fichero estándar que le permita ser interpretado directamente por máquinas. Luego seguimos con BPMN cuyo objetivo primario de éste fue proporcionar una notación gráfica de los pasos y actividades de un proceso de negocio. BPMN no fue pensado para modelar aplicaciones, sino procesos que corren dentro de dichas aplicaciones. Aunque BPMN es un lenguaje estándar, no hay un formato de fichero estandarizado para almacenar modelos BPMN, la salida de BPMN necesita ser expresado en algo que no sea un lenguaje programático (formato legible por máquinas). Por último tenemos XPDL es un formato estandarizado por la Workflow Management Coalition (WfMC) . XPDL especifica un formato de diseño de los procesos, permite una representación gráfica de los procesos incluyendo coordenadas X e Y para cada nodo implementado. El objetivo de XPDL es almacenar y permitir el intercambio de diagramas de procesos. CONCLUSIÓN: Dentro de la decisión final para ver que notación sería la elegida, el conjunto se redujo a BPMN o XPDL ya que sobrepasan a UML en cuanto a expresividad, implementan un mayor conjunto de patrones de los propuestos por Van der Aalst. Ahora bien la elección se centraba entre BPMN y XPDL, y se optó por BPMN ya que no era necesaria la característica de XPDL que lo hace un lenguaje interpretable por maquinas y que, a nuestro criterio dificulta su uso para definir workflows ya que al diagrama de workflow habría que agregarle el mapeo xml que es necesario para XPDL.

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Caso de Estudio Caja de Previsión Social para Martilleros y Corredores Públicos de la Provincia de Buenos Aires Que es la caja. Como esta organizada Como esta el área informática Problemas actuales para el mantenimiento de sistemas

Workflow Anterior (Caja de…) Explicar el workflow FALENCIAS EN CIRCULOS ROJOS -No existe un análisis funcional ni diseño de una solución previo al desarrollo, las tareas se van realizando a medida que surgen -No existe una instancia de testing posterior al desarrollo -No existe un entorno de testing del usuario -Dado que no existe un entorno de prueba de usuario, no hay capacitación del mismo previo a la puesta en producción ?

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Workflow Propuesto: TrackReq

Cambios Implementados respecto del Workflow Existente Workflow TrackReq

Cambios Implementados respecto del Workflow Existente Workflow TrackReq

Cambios Implementados respecto del Workflow Existente En el workflow existente no se contempla la capacitación de usuario ni el testing del mismo Workflow TrackReq

Cambios Implementados respecto del Workflow Existente Si bien existían estados de solicitud, los mismos no eran tenidos en cuenta en el workflow ni cobraban relevancia. Workflow TrackReq Implementa un lista de estados para las solicitudes que tienen semántica para los usuarios En Proceso. Pendiente de Aprobación. En Análisis Funcional y Diseño. En Desarrollo. En Testing Interno. En Testing Usuario. Puesta en Producción. Finalizado. Rechazado.

Estados de una solicitud dentro del workflow TrackReq En Proceso Pendiente de Aprobación En Análisis Funcional y Diseño En Desarrollo En Testing Interno En Testing Usuario Puesta en Producción Finalizado Rechazado Colocar una imagen de cada estado representada en el workflow

¿Como llevar TrackReq a la práctica? Podríamos haber sido minimalistas y definir TrackReq sin la ayuda de la informática, pero esto hubiese ido contra nuestros principios, entonces se comenzó a investigar distintas herramientas existentes sobre las cuales implementar el workflow.

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Herramientas existentes Jira Es una aplicación web para el seguimiento de errores, incidentes y gestión operativa de proyectos. Puede ser utilizada en áreas no técnicas para la administración de tareas. - Está basada en Java EE y soporta diversas bases de datos y sistemas operativos Desventajas Es un producto comercial, por lo que requiere un presupuesto para su puesta en funcionamiento. Su interfaz no es configurable en base al rol del usuario que la utiliza. - No es posible su extensión, es un producto de tipo “cerrado”. Jira es una herramienta web, de uso licenciado, para el seguimiento de errores, incidencias y gestión operativa de proyectos. Puede ser utilizada en áreas no técnicas para la administración de tareas. Como principales desventajas, ante la posible aplicación en la Caja de Previsión Social para Martilleros y Corredores Públicos de la Pcia. De Bs. As. Encontramos que al ser un producto comercial, sería necesario conseguir un presupuesto previo a su puesta en funcionamiento. Otra problemática sería su interfaz, que no es configurable en base al rol que utiliza el sistema, pudiendo prestar a confusiones de usuarios inexpertos que al ver campos de los que desconocen su significado, puedan incurrir en diversos errores. Por último al ser un producto cerrado es difícil su extensión por una vía que no sea la misma empresa que lo desarrolla.

Herramientas existentes Mantis Es una aplicación OpenSource hecha en php y mysql. - Esta aplicación se utiliza para testear soluciones, hacer un registro histórico de cambios y gestionar equipos remotamente. Desventajas La interfaz de usuario es poco amigable e intuitiva para el usuario final. Su interfaz no es configurable en base al rol del usuario que la utiliza. Es una herramienta enfocada puramente al manejo de errores. - No permite la asignación de grupos de personas a tareas específicas. Mantis es un software que constituye una solución para gestionar tareas en un equipo de trabajo. Es una aplicación OpenSource. Al interactuar con la aplicación, encontramos que su interfaz (teniendo en cuenta al usuario inexperto) resultaba poco amigable e intuitiva. Presentaba mucha información técnica que puede confundir al usuario y que no es configurable según el rol del mismo. Su principal enfoque es al manejo de incidencias, y no permite el manejo de grupos para la asignación de tareas.

Herramientas existentes Redmine - Soporta múltiples proyectos. - Roles flexibles basados en control de acceso. - Sistema de seguimiento de errores flexible. - Diagramas de Gantt y calendario. - Administración de noticias, documentos y archivos. - Fuentes web y notificaciones por correo electrónico. - Integración SCM (Subversion, CVS, Git, Mercurial, Bazaar y Darcs). - Soporta diferentes bases de datos (MySQL, PostgreSQL y SQLite). Plugins. Desventajas - Su configuración es compleja. - No permite la asignación de grupos de personas a tareas específicas. - Su código es muy complejo y dificulta su extensión sin utilizar Plugins. - Su interfaz no es configurable en base al rol del usuario que la utiliza Por último tenemos REDMINE, que es una herramienta conocida por mi ya que es utilizada en mi otro trabajo dentro del área de desarrollo para documentar internamente los sistemas. Es una herramienta muy completa que tiene como características interesantes las siguientes (nombrar las que aparecen en el ppt). Dado que ya era conocida por mí y ante la necesidad de implementar TrackReq, fue puesta en funcionamiento. Con su puesta en funcionamiento surgieron puntos en contra como ser su difícil configuración, la no asignación de solicitudes a grupos de usuarios o bien su compleja extensión. Pero el motivo principal por el que fue descartada esta aplicación es por la complejidad de su interfaz y la no configuración dependiendo del rol del usuario que la está utilizando. Esto dio como resultado un rechazo generalizado en los usuarios ya que los mismos son reacios al cambio y en su mayoría, se ven perdidos ante el uso de herramientas complejas y nuevas. Por estos motivos también fue descartada REDMINE

Herramientas existentes Resultado Desarrollar una herramienta propia, que se adapte a las necesidades puntuales de la institución , con: - Una interfaz amigable y configurable dependiente del rol del usuario que la va a utilizar. - Manejo del concepto de grupos de personas a las cuales se les pueda asignar solicitudes . - Respuestas a la necesidad actual y a su vez fácilmente adaptable a los cambios internos Ahora bien luego del análisis se continuaba con la necesidad de contar con una herramienta de software capaz de soportar TrackReq que cuente con una interfaz amigable para el tipo de usuarios que existen en la institución y que no genere un rechazo basado en su complegidad; que maneje el concepto de grupos para la asignación de solicitudes a fin de que no se dé la posibilidad de que una persona quede “fuera” por error de una solicitud que era de la incumbencia de su grupo de trabajo. Por último y no menos importante necesitábamos una herramienta acotada a las necesidades actuales y de fácil adaptabilidad a los cambios internos.

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Herramienta desarrollada Facilita la gestión integral de solicitudes perfectivas, correctivas o adaptativas peticionadas al Área Informática sobre los sistemas de software existentes Permite al personal del Área Informática tener un mayor control de las solicitudes que ingresan y se procesan en el área. Posibilita la obtención de diferentes estadísticas sobre el funcionamiento del área Los módulos más importantes incluidos en TrackReq son: Módulo de Seguridad. Alta, Modificación de Solicitud. Consulta de Solicitud, gestión de estados y detalles. Notificaciones. Gestión de Empleados, Personas y Grupos. Estadísticas y exportación a Excel.

TrackReq

TrackRec Sistematización de los diferentes requerimientos, logrando una mejor organización de éstos, y un tratamiento más efectivo. Mayor y mejor información sobre la forma de trabajo y la distribución de tareas del Área Informática, logrando optimizar la asignación de tareas a los diferentes empleados del área. Descentralización de las tareas en varios empleados, gracias a la documentación proporcionada por TrackReq referida a las diferentes tareas aplicadas a una solicitud determinada Generación de diversas estadísticas sobre el funcionamiento y las tareas que el Área de Informática realiza periódicamente, y los tiempos de respuesta que se brinda para cada solicitud Trazabilidad de los diferentes estados por los que atraviesa cada solicitud, permitiendo entre otras cosas medir el tiempo de respuesta entre cada estado para obtener métricas y estadísticas al respecto3 Visibilidad para los usuarios respecto del estado de la solicitud iniciada por ellos Incremento en la documentación referida a los diferentes cambios aplicados sobre los sistemas informáticos existentes Formalización en los pedidos de tareas, para lograr que ninguno quede sin atención o sin respuesta por un problema de comunicación Obtención métricas de errores y/o correcciones de cada uno de los sistemas de software

agenda Introducción Tipos de Workflows Notaciones Existentes Caso de Estudio Workflow Propuesto Herramientas Existentes Herramienta Desarrollada Conclusiones y Trabajos Futuros

Conclusiones Aasdasda aasdasda asdasda adsasd asdasd

Trabajos Futuros Implementación de “alarmas” de notificación de retrasos. Incorporar una sección donde se referencien las preguntas más comunes sobre cada sistema con su respectiva respuesta. Poder asignar un conjunto de solicitudes de manera simultánea a un mismo grupo de usuarios para su resolución, con el objetivo de agilizar el manejo de las mismas. Generar reportes que contengan gráficos que ilustren las diversas estadísticas que actualmente genera el sistema. Incorporar a la herramienta un servicio de RSS (Rellay Simple Syndication), para la difusión de información actualizada de manera frecuente a usuarios suscriptos.

MUCHAS GRACIAS! ¿PREGUNTAS?