Informática II Profesor: Lic. Carlos Leal Universidad Mariano Gálvez GESTIÓN DOCUMENTAL Informática II Profesor: Lic. Carlos Leal Universidad Mariano Gálvez

GENERALIDADES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Definición Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Cada institución produce documentos en su diario vivir.

La Gestión Documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones. Administrar los documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una organización, se registren adecuadamente.

Propósito de la Gestión Documental La gestión de documentos tiene como fin último servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran. Se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir a cabalidad con tal objetivo.

Los pasos de la Gestión Documental Producción (creación de los documentos) Recepción (recibir los documentos con las normas y técnicas adecuadas) Distribución (forma de repartir la información a los usuarios internos o externos) Trámite (el tiempo de respuesta que debemos darle a los documentos) Organización (organizar los documentos para asegurar su permanencia y su seguridad) Consulta (préstamo a los usuarios de los documentos) Conservación (el lugar y forma como guardamos los documentos, Ej. digital, electrónico, físico, etc.) Disposición final (si los vamos a eliminar, almacenar, digitalizar, etc.)

Objetivos de la Gestión Documental Resaltar importancia de los documentos y archivos. (Nos va a facilitar conocer la importancia del documento según su categoría) Apoyo a decisiones administrativas. (Los documentos siempre respaldan las decisiones que se han tomado en un antes y un después y así hacer mejoras) Control y garantía de los procesos. (Nos permiten llevar a diario el control de cada proceso, como un contrato, la continuidad de un servicio, etc.)

¿Qué pasa si hay un mal manejo de los documentos en mi institución? Se estancan procesos de vital importancia. Se corre el riesgo de incumplir con respuestas a asuntos que surgen en las actividades de la institución. La desorganización hace imposible la consulta y el préstamo documental en un archivo. Los documentos físicos pueden sufrir graves consecuencias como: pérdida de folios, deterioro documental, contaminación por hongos, etc. Los documentos electrónicos, sin prever backups o un buen sistema de almacenamiento, se pueden adulterar o perder.

Ciclo vital de los documentos de archivo Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

Ciclo vital de los documentos de archivo

Software para gestión documental Existen varios, entre ellos programas como: OnBase SGA Archivatec Adapting Athento Sin embargo, existen programas hechos a la medida de la institución por programadores.

Video http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DEL CURSO La Zona del curso será de la siguiente manera: 25 pts. Actividades 10 pts. Primer parcial 15 pts. Segundo parcial 50 pts. Examen final (25 ptos. de un proyecto y 25 de examen final) La Zona mínima: Para tener derecho a examen final se debe tener 20 puntos sobre 50.

TAREA PRÓXIMA CLASE: LECTURA DEL DOCUMENTO 1 Y CONTESTAR CUESTIONARIO CORTO. El otro viernes traer cuestionario lleno impreso. Se enviará por correo.

CORREO ELECTRÓNICO Y CEL. PROFESOR cleal@gestionpublica.net