¿Cómo Organizar un Equipo de Aprendizaje en Solución de Problemas? Bernardo José Lara Profesor de MADE UCA en Equipos y Efectividad Organizacionl

Objetivos Desarrollar las habilidades para Formar y dirigir equipos con efectividad, promoviendo al funcionamiento eficiente de la organización, considerando la naturaleza, el desarrollo, la operación e influencia de los equipos en la mejora y el cambio, y las metodologias para la eficiente resolución creatova de problemas.

¿ Qué es un Grupo ? - Un conjunto de personas (dos o más) que interactúan entre sí de modo que cada persona recibe la influencia de cada una de las otras personas y a su vez ejerce influencia en ellas. - Un conjunto estructurado (en diverso grado) con metas, normas y roles acordados (Explícita e implícitamente).

Diferencias claves entre Grupo y Equipo. Grupo de Trabajo Equipo de Trabajo Líder fuerte y centrado en la Tarea. Responsabilidad individual. Propósito del grupo es el mismo que el de la organización. El producto del trabajo es generado en forma individual. Celebran reuniones eficientes. El liderazgo es compartido. La responsabilidad es individual y conjunta. El propósito es específico del equipo, que es quien lo consigue. Se generan productos fruto de trabajo colectivo. Se fomentan discusiones abiertas y objeto de reuniones es resolver problemas en forma activa.

Diferencias claves entre Grupo y Equipo. La eficacia se mide de forma indirecta por medio de efectos en resultados producidos (excedentes). Se discute, se decide y se delega. Los resultados se miden de forma directa, mediante la evaluación del producto. Se discute, se decide y se trabaja conjuntamente.

Concentrándose en lo Básico del Equipo Exitoso Resultados de desempeño Habilidades Resolución de problemas Responsabilidades Mutua Número pequeño de gente Técnico funcional Propósito significativo Interpersonal Metas especificadas Enfoque común Propósito significativo Compromiso Productos de trabajo colectivo Crecimiento personal

Equipos en su Evolución El pseudoequipo: se dice que es pero realmente no tiene el grado de cooperación crativa necesaria. El equipo potencial: tiene la capacidad para convertirse en equipo. La tarea debe ser realizada en equipo. Falta más integración.

Los equipos en evolución El equipo real: tiene todas las características anotadas: habilidades complementarias, responsabilidad, compromiso con la misión, aunque falta un compromiso conel crecimiento personal de todos. Equipo de Alto Rendimiento: Además de las condiciones dichas, se tiene un compromiso por el crecimiento personal de todos los miembros del equipo.

Equipo de Aprendizaje Organizacional Es un grupo de personas que se reúnen periódicamente para aprender a analizar y proponer soluciones a los problemas y aprovechar las oportunidades de desarrollo que se presentan.

Proceso de Organización 1. Selección de los Integrantes con Intereses Comunes de Aprendizaje 5. Diseñar Objetivos y Actividades a lograr. 2. Creación de Misión y Visión Valores Proceso de Organización de Equipo de Aprendizaje/Mejora 3. Organización en Roles Productivos (de acuerdo con el diagnóstico del cuestionario) 4. Detectar necesidades de Aprendizaje

Establecer Misión El equipo recibe ordinariamente la misión por parte de la dirección de la organización, o la misma valida una misión compartida por un grupo. La misión implica un objetivo general , una tarea primordial importante, como alcanzar un reto de desempeño de acuerdo a los valores del grupo. Por ej. “Resolver el problema de tardanza de entrega de los reportes en un 25% con eficiencia y equidad”

Visión Valorativa El equipo construye o recibe creativamente un conjunto de características o valores que debe vivir el equipo: por ej. “Ser un equipo con eficiencia, eficacia, calidad a nivel de excelencia, productividad, equidad meritoria, cooperación creativa, oportunidad, comunicación congruente..”

Objetivos Retadores Objetivos especificos retadores o dificiles y logrables. Se decide proveer o recoger información necesaria para mejorar la situacion de la organización. Sintetizar y ofrecer propuestas de solución a los problemas seleccionados.

La organización en roles del Equipo 1.Coordinador(a) del Equipo 2. Vicecoordinador- consultor La organización en roles del Equipo 3.Facilitador de Integración Coordinador de Recursos-Logística 4, Secretario o Registrador de actas

El equipo acuerda o acepta por consenso normas adecuadas 1. Funcionales Normas del Equipo 2. De Interacción o de Relación 3. De Calidad de Trabajo

Normas Funcionales ¿Cuáles consecuencias sufren los infractores? Quién hace qué rol Las fechas y horarios De reunión Normas Funcionales ¿Cuáles consecuencias sufren los infractores? Contribuciones económicas ¿Cuales incentivos positivos disfrutan los que cumplen?

7. Confidencialidad 1. Trato como colegas 6.Responder sin defensividad 2. Escuchar con Empatía Atención sin Interrumpir Normas de Interacción 5. Dar y recibir Retroinformacion. 3. Ambiente de Confianza para el dialogo y la exploración 4.Discusión abierta y experta para toma de decisiones

6.Reflexión periódica sobre el proceso para mejorarlo. 1. Cooperación Creativa 2. Decidir Cómo decidir: Por consenso u Otro criterio. Normas de Calidad De Trabajo 5. El secretario Hace y distribuye minutas en máximo de 24 h. 3. Preparar Reuniones 4. Se resuelven conflictos donde todos ganan

Las organizaciones necesitan la cooperación y la competencia Las organizaciones compiten unas con otras, y necesitan ser competentes para triunfar en las preferencias de los clientes. Esta competitividad se basa en la capacidad o competencia de cada uno y en especial de la capacidad de trabajar en equipo para lograr dar mejor servicio a un costo razonable. Hay que integrar ser competentes con ser cooperativos.

Identificación de Problemas o Necesidades de Aprendizaje Se administran los cuestionarios de Diagnóstico de Liderazgo en Equipos Efectivos. Se procesan y se llegan a identificar los problemas o necesidades de aprendizaje. Se resumen en dos necesidades a resolver en el transcurso del curso.. Por ej. Aprender a diseñar y ejecutar el proceso de formación de un equipo de mejora o de resolución de problemas en una organización.

Equipo de Aprendizaje en Solución de Problemas Es grupo de personas de diferentes áreas de la organización que se reúnen periódicamente para analizar y proponer soluciones a los problemas y aprovechar oportunidades que se presentan en la institución.

ESTILOS DE DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES : Usando tanto el cerebro izquierdo como el cerebro derecho para tomar decisiones Intuitivo Relacional Visual Espacial Creativo Lógico Secuencial Verbal Lineal Analítico (Profundizar en Tony Buzan, Usando Ambos lados de Su Cerebro, y M. Gelb, La Inteligencia Genial, Ed. Norma,1999)

Concentrarse, pero... Ser flexible Informarse pero... Ser cauteloso Al combinar y equilibrar ambos hemisferios cerebrales, al tomar decisiones se recomienda Concentrarse, pero... Ser flexible Informarse pero... Ser cauteloso Ser práctico pero... Ser imaginativo Ser objetivo pero... Ser optimista

Establecer Objetivo específico o problema a resolver por el equipo El objetivo implica un resultado concreto que es la tarea primordial, alcanzar un reto de desempeño... Por ej. “Actualmente se entregan los reportes con 48 horas de tardanza. El objetivo es resolver el problema de tardanza de entrega de los reportes disminuyendo la tardanza a 4 horas”

Actividades cruciales en Esfuerzo de Mejora P. Scholtes, 1995 1. ABRIR Y MANTENER COMUNICACION 2.ARREGLAR PROBLEMAS OBVIOS Actividades cruciales en Esfuerzo de Mejora 3.OBSERVAR ETAPAS ANTERIORES 4.DOCUMENTAR PROGRESO Y PROBLEMA 5.VIGILAR CAMBIOS

Cinco Etapas para el Mejoramiento de un proceso 1. Entender el proceso. 2. Eliminar los Errores 3. Suprimir lo innecesario 4. Reducir la variación 5. Plan para el Mejoramiento Continuo. Fuente: P. Scholtes, Manual del Equipo, 1995

Identificar Necesidades 1.DESCRIBIR NECESIDAD 2. DEFINIR METAS Y CRITERIOS 7.SEGUIMIENTO Identificar Necesidades de Aprendizaje 6.SELECCIONAR MEJOR OPCION 3. IDENTIFICAR RESTRICCIONES 4.GENERAR OPCIONES 5.EVALUAR OPCIONES

Técnicas de Resolución de Problemas Lluvia de ideas: Todos van exponiendo espontáneamente sus ideas, son bienvenidas todas, aún las más descabelladas.La cantidad es más importante que la calidad. Primero se anotan todas. Luego se clasifican las ideas y se jerarquizan, por validez y factibilidad

Técnicas grupales de Resolución de Problemas Técnica de Grupo Nominal: Se da tiempo para pensar in- dividualmente ante una pregunta abierta, que motiva a crear. Luego en orden rotativo de derecha a izquierda, van dando sus opiniones sobre los subtemas, y se van anotando en fichas, un rotafolio, pizarra.. Se clasifican las ideas en subtemas, y se discuten por orden rotativo. Finalmente se vota para aprobar por mayoría las ideas más valiosas. ¿Cuáles son las causas del problema?

Técnicas grupales de Resolución de Problemas Delphi: Se consultan a expertos en un asunto, en rondas sucesivas, sin necesidad de su presencia fisica, por correo o e-mail se reciben las respuestas, las cuales se clasifican , se procesan se resumen y se retroinforman a los interesados en la red de consulta, en varias rondas, hasta conseguir una lista de respuestas donde haya consenso o mayoría calificada. Por este método entre expertos de instituciones educativas en varias partes del mundo se logran hacer propuestas de perfil deseable del educador…líder…

Otros Métodos creativos: la Sinéctica(integración creativa) Se da una problemática o se busca soluciones a ella, a ser dibujadas, imaginadas en cuanto sus semejanzas con animales, plantas, objetos. ... La clave es encontrar las semejanzas y diferencias, del poder creativo de la mente. Por ej. esta unidad organizacional se parece a : una tortuga, ....... un conejo . Luego se profundiza por qué, se buscan las semejanzas de las opiniones de varios.

El Método del Árbol frutos : ineficiencia conducta impuntual exigencias del jefe frutos : ineficiencia cultura empresa costumbres modelos mentales Semejante a la espina de pescado: se solicitan las opiniones de todos en tarjetas de 5 X 9 o en tamaño carta, luego se van poniendo las respuestas en forma de tallo del árbol (la descripción del problema), los frutos del árbol (las consecuencias), las raices (causas), hasta por lo menos tres niveles de causalidad. Cultura pais

Normas de toda creación mental Nos ponemos barreras mentales para solucionar los problemas.. Haga el ejercicio de los nueve puntos: pase unas 4 lineas rectas que conecten todos los puntos que abajo se colocan, sin levantar su lápiz. Reserve un momento para la creatividad donde se suspenda el juicio crítico por unos momentos, dejando volar la imaginación, pues el cerebro hemisferio derecho lo necesita ,. Se necesita un estado de ”flujo”, las ideas fluyen con la paz y plenitud emocional evitando tensión emotiva alta.

La solución fuera del marco usual de referencia.