En forma interna Para comunicarse con los clientes y proveedores.
El mensaje de correo como testimonio de que se ha realizado la comunicación (el correo queda en “enviados”)
Dentro de la empresa: puede suplir al memorando, a la circular, y a otras cartas comerciales. Publicidad Reclamos Pedidos Tabulación de datos
Convencional - Texto solo - Texto + archivo adjunto (enviar siempre en pdf) Documento compartido en google docs
La respuesta a un correo electrónico. Es imprescindible hacer saber al emisor que se ha recibido la comunicación. (cortesía) Evite usar una misma cuenta de correo electrónico para fines personales y laborales.
Nombre de usuario: - Procure utilizar un nombre de usuario sencillo cuando se trata de un correo laboral. Evite complicaciones: - Preferentemente nombreapellido nombre_apellido nombre.apellidonombreapellido nombre_apellidonombre.apellido - Evite diminutivos, apodos, etc.
Sea breve, conciso. Evite utilizar “títulos”
* Cuando envía un archivo adjunto refiérase siempre en forma explícita al mismo. * Si va a utilizar google docs, describa el documento que está compartiendo.
Cuando va dirigido a varias personas: lenguaje impersonal. “Se comunica… La Universidad convoca…” Cuando va dirigido a una persona en particular: utilice el usted. Evite combinar las personas gramaticales. Si está hablando de “usted”, hágalo en todo el texto.
Por más que el cliente responda en lenguaje de confianza, mantenga el “usted” al responder. Llamarle por su nombre a la persona no implica dejar de tratarle de Usted. En Paraguay, el trato a una persona de cargo superior, aún conlleva el uso del lenguaje de respeto.