Manejo Financiero de Subvenciones Globales D-4130 Febrero de 2015

¿Tu Club Rotario está operando fiscalmente bien al recibir los fondos de una Subvención Global?

¿Qué tipo de Asociaciones tienen los Clubes Rotarios? 1)Dos socios del club abren una cuenta bancaria mancomunada a nombre de ellos. 2)Forman una Asociación Civil (AC) NO Donataria. 3)Forman una Asociación Civil (AC) Donataria. 4)Forman una Asociación de Beneficencia Privada (ABP).

Existe un Problema Los Clubes Rotarios que tienen una “AC NO Donatarias” o “una cuenta a nombre de dos socios del club”, NO SABEN, IGNORAN O NO LES IMPORTA que al depositarles el importe de una Subvención Global en su cuenta de proyectos del club, dicho ingreso debe declararse al SAT como tal y causa un 30% de impuesto sobre la renta (ISR). Si la cuenta está a nombre de los socios, se acumula a sus ingresos y deben pagar impuestos.

Existe un Problema Las compras de los artículos de la Subvención Global no son deducibles del ingreso y así poder eliminar o disminuir el impuesto causado. Si el club paga este impuesto, se ve disminuida la cantidad disponible para comprar todos los artículos mencionados en la Subvención Global. Si el club no paga este impuesto, pone en riesgo al club y a los socios si llega a haber una auditoría del SAT.

Posibles Soluciones Abrir una AC Donataria ó una ABP para asegurar la deducibilidad de los gastos contra los ingresos recibidos por donaciones o aportaciones de la Fundación Rotaria resultado de una Subvención Global. Las AC Donatarias o ABP están mucho más vigilada por el SAT en cuanto a sus movimientos, pago de impuestos, informes de lavado de dinero, etc. etc. OPCION 1

Posibles Soluciones Hay clubes que están a punto de cerrarlas o ya las han cerrado por los controles que hay que tener para mantenerla sana. Es muy poco lo que se usa y es grande la cantidad de controles que hay que tener para mantenerla bien. Principalmente se usa para recibir donativos y expedir recibos fiscalmente deducibles. OPCION 1

Posibles Soluciones Pedir a otro club usar su AC Donataria o ABP, como Cumbres o San Nicolás que son AC Donatarias y/o ABP a las que algunos clubes les han pedido usar su AC o ABP para manejar la Subvención o recibir donativos y expedir recibos deducibles. Ya lo han hecho otros clubes, es factible. OPCION 2

Posibles Soluciones Apoyarnos en la “AC” del Distrito para manejar las Subvenciones Globales ya que es una AC Donataria. DISTRITO 4130 MEXICO AYUDANDO, A.C. OPCION 3

Posibles Soluciones Pasos a seguir: Pedir al Distrito que abra una cuenta para el club para hacer sus Subvenciones Globales. Se tendría 1 cuenta por club, en la que el club podrá tener varias Subvenciones Globales abiertas al mismo tiempo. OPCION 3

Posibles Soluciones El Distrito abrirá la cuenta con el siguiente nombre: Distrito 4130 México Ayudando, A.C. (Proyectos CR Sta. Catarina). Se hará un MDA (Memorándum de Acuerdo) entre el Distrito y el club en que se manifiesta que el club es responsable del buen manejo de la cuenta y que los pagos corresponden a lo amparado en la solicitud de Subvención Global. OPCION 3

Posibles Soluciones En la cuenta firmarán 2 socios del club en forma mancomunada y además el Distrito asignará a otro(s) firmante(s) en la cuenta. Cuando la Subvención Global sea autorizada, el club deberá dar esta cuenta a LFR para que le depositen el importe de la Subvención Global. OPCION 3

Posibles Soluciones El club llenará una orden de compra por proveedor en la que se mostrará: 1)Los datos fiscales del proveedor. 2)Los artículos que se le comprarán y sus importes. 3)La cuenta bancaria donde se le depositará. 4)La firma del beneficiado de que es lo que necesita. 5)Las firmas de los 2 rotarios responsables de la Subvención. 6)La firma de los 2 rotarios firmantes en la cuenta. 7)La firma del Tesorero del Distrito que hace la transferencia al proveedor. OPCION 3

ORDEN DE TRANSFERENCIA ORDEN DE TRANSFERENCIA DE FONDOS DE LA CUENTA DEL CLUB AL PROVEEDOR DISTRITO 4130 MEXICO AYUDANDO, A.C. PROYECTO: CLUB ROTARIO: LUGAR DE EXPEDICION: FECHA: SUBVENCION GLOBAL:GG PROVEEDOR: HOJA: DIRECCION: CODIGO POSTAL: RFC: COLONIA: CIUDAD: NOMBRE CONTACTO: TELEFONO: CORREO: BANCO DEPOSITO: NUM. DE CUENTA: CLABE INTERBANCARIA: PART DESCRIPCION DEL EQUIPO UNDCANTPRECIO UNITARIOSUBTOTALIVA IMPORTE TOTAL FORMA DE PAGO FECHA DE ENTREGA INSTITUCION BENEFICIADA: CRUZ ROJA MEXICANA DELEG. MONTERREYRESPONSABLES DEL PROYECTO:CLUB ROTARIO: SANTA CATARINA, A.C. DISTRITO 4130 MEXICO AYUDANDO, A.C. NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTENOMBRE Y FIRMA DE AUTORIZACION (COMITÉ)NOMBRE Y FIRMA DE AUTORIZACION 2 FIRMANTESNOMBRE Y FIRMA DE AUTORIZACION ANDRES DAVILA HUMBERTO GARZAPRESIDENTE TESOREROMARIO SEPULVEDA / RICARDO LOZANO

Posibles Soluciones El Distrito: 1)Solicitará a los proveedores las facturas en formato PDF y XML a nombre del Distrito. 2)Validará las facturas. 3)Hará las transferencias a los proveedores. 4)Informará al club que ya se pagó y que puede recoger los artículos. 5)Pondrá en una carpeta de DROPBOX las facturas, xml, pago de las facturas, órdenes de compra, MDA, solicitud de la subvención a LFR y estados de cuenta para que estén disponibles a todos los socios del club. OPCION 3

Posibles Soluciones El Distrito hará una carta de donación de los artículos a la institución beneficiada. La institución beneficiada dará una carta al Distrito de que recibe los artículos en donación y que hará buen uso de ellos y mantendrá su custodia de acuerdo al MDA que firmó con el club. El Club hará la ceremonia de entrega y hará el reporte final de la Subvención Global. OPCION 3

Posibles Soluciones La cuenta quedará en ceros y podrá usarse para otra Subvención Global del mismo club. En esa misma cuenta se podrán recibir donativos de terceros para proyectos del club, cuando es necesario expedir recibos deducibles. OPCION 3

Carta de Donación CONTRATO PRIVADO DE DONACION PURA Y SIMPLE, que celebraron por una parte la asociación denominada DISTRITO 4130 MÉXICO AYUDANDO, ASOCIACION CIVIL, representada en este acto por el señor ________________, a quien en lo sucesivo se le denominará como “EL DONANTE” y por la otra parte la asociación denominada CRUZ ROJA MEXICANA, INSTITUCIÓN DE ASISTENCIA PRIVADA, DELEGACION MONTERREY, representada en esta acto por el señor FRANCISCO XAVIER PEREZ ZUBIRIA y a quien se le denominará “EL DONATARIO” CONTRATO EL CUAL SUJETAN AL TENOR DE LAS DECLARACIONES Y CLAUSULAS SIGUIENTES:

Conclusión La OPCIÓN 3 es la mejor ya que se cumple con el reglamento de LFR en cuanto a las Subvenciones Globales y se evita el pago de impuestos en la cuenta del club. Se recomienda ampliar el objeto del Acta Constitutiva de las AC No Donatarias con el fin de quedar más protegidas. La tesorería del Distrito 4130 dará sus recomendaciones para ampliar el objeto.

Requisitos Se requiere que exista una continuidad en la forma de operar la Subvenciones Globales de un año rotario a otro año rotario: 1)Continuidad con la AC Donataria del Distrito. 2)Continuidad en los tesoreros, en un año rotarios deben estar el anterior, el actual y el siguiente. 3)Conciliación de cuentas por club al terminar el año rotario, una Subvención, y cuando lo solicite el club. 4)El Distrito solamente deberá hacer transferencia de las cuentas de los clubes con la O.C. autorizada.