Comunicación Interna y Externa Módulo 8 NOTAS Comunicación Interna y Externa

4.4.3 Comunicación “En relación a sus aspectos ambientales y su SAA, la organización establecerá, implementará y mantendrá un(os) procedimiento(s) para a) la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización; . . .” b) recibir, documentar y responder a comunicaciones relevantes de las partes externas interesadas.” NOTAS 121

Comunicación Interna—Recomendaciones Condiciones Críticas Cumplimiento Desempeño Ambiental Coordinación Identificación de información ambiental para una operación eficiente del SAA NOTAS Características Clave, Datos Operativos, Mediciones, Registros etc. 122

Comunicación Interna Condiciones Críticas ¿Cómo se definen? ¿Qué protocolo o procedimiento de comunicación? ¿ quiénes? ¿ cuándo? ¿ cómo? NOTAS 123

Comunicación Interna Cumplimiento Con Reglamentos Ambientales Accidentes o “incidentes” que requieren un reporte al Gobierno Federal, Estatal o Municipal ¿ cómo se definen? ¿ a quiénes se comunican internamente? ¿ cuándo? ¿ cómo? Comunicación interna entre diferentes departamentos/áreas para asegurar cumplimiento con la normatividad ej. Mantenimiento Coordinador Ambiental NOTAS 124

Comunicación Interna Desempeño Ambiental Identificación de Información Ambiental de Importancia Estratégica para la empresa (ej. Indicadores) ¿Qué tipo de información ambiental necesita el gerente de planta cada semana/mes? ¿Cómo se comunica? (ej. integrado en el reporte mensual de operaciones de la empresa) NOTAS 125

Comunicación Interna Sensibilización del proceso de implementación del SAA y de los temas ambientales Incluye difusión de las actas de las reuniones Retos, éxitos, barreras Reportes a la Alta Dirección Sistematización del reporte de “incidentes”, accidentes, “no-conformidades” NOTAS

Comunicación Interna Coordinación Entre cada nivel y función para hacer eficiente la implantación y operación del SAA Cuando diferentes departamentos o individuos no comparten información donde sea necesario (pensando que guardando la información aumenta su poder), esto destruye el “sistema” de administración ambiental NOTAS 126

Comunicación Externa Proceso para recibir, documentar y responder a las partes interesadas externas acerca de los aspectos ambientales y del SAA e. j. quejas de los vecinos no es obligatorio responder a cada inquietud Comunicación a Proveedores y Contratistas Difusión de la Política Ambiental NOTAS 127

Comunicación Externa Considerar un programa o procedimiento de comunicación externa con las partes interesadas acerca de los aspectos ambientales significativos ej. un reporte ambiental del desempeño ambiental de la organización El procedimiento de comunicación externa no es obligatorio pero la organización tendrá que registrar su decisión (si o no) Sin embargo, si decide “si”, entonces tendrá que implementar un proceso para manejar esas comunicaciones. Ver ISO 14001, Sec. 4.4.3 NOTAS 128

La Dinámica de las Partes Interesadas Ellos definen el éxito del esfuerzo No técnicamente (pero, Uds pueden tener toda la razón y no tener nada de éxito) Respaldo y legitimidad para el proyecto Habrán “amigos” y “no tan amigos” Importancia de superar inercia Requiere de análisis cuidadoso y respetuoso NOTAS

Definición de las Expectativas ¿Quiénes son sus “stakeholders” principales? Personas, organizaciones, autoridades ¿Falta alguién que debería de estar incluido? ¿Qué saben que puedan contribuir al proceso? ¿Qué quieren del proceso? Entender, aportar conocimiento, ayudar a comunicar, influenciar la dirección, hacer un escándolo ¿Qué es que quieren (o deberían) saber? ¿Cuál es el método para comunicarse con ellos? NOTAS

Definición de las Expectativas (2) Algunos deberían estar “en la mesa”? Autoridades, grupos de apoyo, representantes de la comunidad organizada Algunos solo quieren “validar.” Algunos quieren ayudar en comunicar Algunos quieren estar informados Conlleva a una “estrategia multiple” de comunicación NOTAS

Necesidades de Información Decisiones proceso política estrategia Expectativas de Ellos Mismos cuándo aportar qué comunicar Resultados esfuerzo efectos logros NOTAS Retroalimentaciòn reconocimiento críticas constructivas

Mecanismos Eficaces Recibir info y fomentar participación Comités de Trabajo Para comunicar a los interesados boletín página web presentaciones Comunicación al público acuerdos y asociaciones con organizaciones involucradas iniciativas ya en camino NOTAS

PROTECCIÓN DEL PERSONAL PROGRAMA DE CONSERVACION AUDITIVA Y RESPIRATORIA SE USA EN: CUARTO DEL ÁCIDO BORICO MANTENIMIENTO EN MÁQUINA HARNESS MAGNUM NOTAS Ejemplo de sensibilización en programas de protección personal Programa Auditivo Establecido para proteger al empleado cuando se expone a un ruido mayor o igual a 85db, o lo que especifica la ley. Se le provee protectores de oídos que tienen que usar siempre que estén en el área afectada. Programa Respiratorio Establecido para proteger al empleado que puede ser expuesto a enfermedades relacionadas con su trabajo si inhala polvo, vapores, humo, gases, etc.

Comunicación -- Contratistas ¿Cómo vamos a cambiar el comportamiento? Mecanismos para comunicar NOTAS

Comunicación -- Contratistas Factor clave El comportamiento de ellos determina mucho a largo plazo Originan varios de los AAS ¿Cómo vamos a cambiar el comportamiento? Concientizaciòn sobre los problemas Concientizaciòn sobre su papel en eses problemas Supervisión y retroalimentación Programas de capacitación Aclaraciones en los contratos NOTAS

Mejoramiento continuo Revisión por parte de la Dirección ¿Dónde Estamos? Mejoramiento continuo ESTRUCTURA ISO 14001 Política ambiental Planificación Aspectos ambientales y AAS Requerimientos legales Objetivos y metas y planes de acción Revisión por parte de la Dirección Verificación y acciones correctivas Monitoreo y medición Evaluación del cumplimiento No conformidades y acciones correctivas y preventivas Control de Registros Auditorias de SGA Implementación y operación Recursos, roles, responsabilidades y autoridad Competencia, Capacitación y Concientización Comunicación Documentación de SGA Control de documentos Control operativo Preparación y respuesta ante emergencias