ORGANIZACION Y METODOS TEMA: MANUALES ADMINISTRATIVOS ALUMNOS: INTENSIVO DE: ORGANIZACION Y METODOS TEMA: MANUALES ADMINISTRATIVOS ALUMNOS: JOSE RECALDE CARLOS MORA

MANUALES ADMINISTRATIVOS

¿Qué es un manual administrativo? “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor educación del trabajo” Galindo Martínez García.

IMPORTANCIA «Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración». Es imprescindible el uso de un instrumento de apoyo como son los manuales administrativos , el mismo que ayuda a tener una comunicación, coordinación, dirección y evaluación eficientes.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas etc. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Estimulan la uniformidad de criterios administrativos. Eliminan confusiones en las tareas desarrolladas en la unidad de trabajo. Disminuyen la carga de supervisión. Promueve el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles. Evitan la implantación de procedimientos incorrectos.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS  Manual de Organización  Manual de Procedimientos  Manual de Servicios

Contenido del Manual de la Organización. Portada.- En el cual deberá llevar el nombre de la entidad, Logotipo, el título y el alcance del documento, lugar y fecha de elaboración.   Índice.- Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto, colocando las referencias a la izquierda de los temas, enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y número de páginas. Presentación.- La importancia de contar con un manual es la metodología utilizada en el desarrollo del trabajo, contenido del documento y una breve descripción o propósitos básicos que se pretende llegar. Antecedentes.- Comprende una breve descripción de cómo se formó la entidad. Marco Jurídico.- Constitución, Tratados, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Leyes, Códigos, Decretos Reglamentos, Convenios, Acuerdos. Estructura Orgánica.- Es la representación gráfica de la Entidad, la misma que muestra de manera general los puestos quienes la integran y se establece los niveles jerárquicos. Descripción del Puesto.- Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada. Directorio.- Relación de los principales funcionarios del área descrita en el manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura. Firmas de Autorización.- Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Entidad que autorizan el manual, así como el área que lo labora y lo revisa.

Contenido del Manual por Procedimientos o Procesos. Este manual se describe en detalle de los procedimientos o procesos que se realizan en una organización. Caratula Índice Introducción y Objetivos Mapa General de Procesos o cuadro de índice de los procedimientos incluidos Organigrama de la Organización. Políticas y reglas generales que guían la ejecución de los procesos y procedimientos Glosario y términos utilizados y símbolos Descripción literal de cada procedimientos

Contenido de Manual de Servicios.   El manual debe contener los siguientes detalles. Portada.- (Logo, Datos del Servicio, Versión, Datos del Manual)  Formatos de identificación de firmas de validación.- (garantiza que el manual está debidamente autorizado por los responsables de la norma. Índice.- Es la relación de los apartados que integran el manual, su paginación de ser progresiva y en forma arábiga.  Introducción Objetivos Políticas y Operación del Servicio Flujo de operaciones del servicio Actividades del servicio y su detalle Glosario Control de Versiones (Permite identificar el histórico de las modificaciones que ha tenido el manual)

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Para su elaboración se lo conforma en 6 pasos que son: Recopilación de la información pertinente Redacción propiamente dicha Encabezado Formato Normas de redacción Edición

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. Constituyen una tarea costosa, duradera y progresiva; el proyecto deberá elaborarse en los formatos que para tal fin son preparados, las autoridades administrativas son las que comunican a las diversas unidades de trabajo la manera en que se obtendrá la información necesaria, las técnicas de investigación que se utilizarán y la forma en que deberán participar las personas en su elaboración.

¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos ¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos? Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos:

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