Sistema Integral de Información y Administración Universitaria INFORME DE ACTIVIDADES 2006 DIRECCIÓN OPERATIVA DEL SIIAU

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria INFORME DE ACTIVIDADES 2006 DIRECCION OPERATIVA DEL SIIAU  Principales Acciones Realizadas  Principales Metas Alcanzadas  Principales problemas encontrados en la realización de las acciones y el cumplimiento de las metas.  Principales retos para el  Consideraciones generales sobre el desempeño del área

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Escolar Sistema de Primer Ingreso  Reingeniería del Modulo de Primer Ingreso.  Proceso de dictamen de aspirantes en Cambio de Oferta por Cupos disponibles  Generación en Impresión de Reconocimientos PIENSE y PAA  Control de aspirantes por convenio

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Escolar Sistema de Primer Ingreso  Registro de aspirantes del SEMS en línea incluyendo foto, firma y huella digital.  Proceso de sincronización de alumnos del SEMS automática  Traslado automático de solicitud de aspirantes de ciclos anteriores del SEMS

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Interfases con otros sistemas  Interfase con la Biblioteca Digital  Interfase con el metacampus del Sistema de Universidad Virtual Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Escolar

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Sistema de Egresados  Se logra concluir al 100 % el diseño y desarrollo de la segunda versión los módulos que corresponden al proceso de Egresados. Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Escolar

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Sistema de Titulación  Y un 50% de avance en los módulos que corresponden a Titulación esperando que para el 2007 ya funcione en producción dicho proceso Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Escolar

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Finanzas Sistema de Ingresos (100%)  Cuotas  Generación de Ordenes de pago  Cuentas por cobrar  Pólizas: Ajuste y Preeliminar

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Sistema de Egresos (100%)  Transferencias  Requisiciones  Solicitud de pago a proveedor  Emisión de Cheques  Comprobaciones Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Finanzas

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Sistema Contable  Estados Financieros (50%)  Pólizas de ajuste, ingresos, egresos y diario Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Finanzas

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria  Implementación al 90% entra en operación en Marzo del 2007 Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Modulo Recursos Humanos

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Sistema P3E  Rediseño del módulo de evaluación.  Actualización para habilitar alineación al PDI  Integración del módulo de P3E con el módulo de Finanzas Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU P3E

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Sistema P3E  Desarrollo del módulo inventario histórico  Desarrollo del módulo PATME II (Control Patrimonial) integrado al módulo de finanzas Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Patrimonio

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Otros módulos Directorio Institucional Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Otros Módulos

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Otros módulos Definición de la nueva arquitectura del SIIUA Desarrollo y Mantenimiento del Software del SIIAU Otros Módulos

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria MANTENIMIENTO, DOCUMENTACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD  Se realizaron las pruebas correspondientes de todos los sistemas nuevos y el mantenimiento de los sistemas ya existentes  Elaboración del 100% la guías de uso de los módulos existentes en operación dentro del SIIAU.  Se implementaron el 100% de las 950 peticiones de mantenimiento a sistemas existentes  Se resolvieron el 100% de las 239 excepciones

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria CONSOLIDACION DELSISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD  Se mantiene la recertificación del sistema de calidad.  Reestructuración de los procesos y el manual de gestión de la calidad.  Se realiza la 3ra y 4ª auditoria de vigilancia al sistema de gestión de la calidad del siiau.

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE ANÁLISIS LÍNEA  Implementación del portal y sistema de información fundamental (Transparencia)

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE ANÁLISIS LÍNEA  Mantenimiento de los cubos de información de P3E.  Actualización y soporte a la plataforma del Sistema de Información Directiva  Implementación del Sistema Institucional de Indicadores (Metrics Manager)

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria CONSOLIDACIÓN DELSOPORTE SIIAU  Se capacitaron 210 personas operativas de cada una de las dependencias con respecto al uso de los nuevos módulos que corresponden al sistema contable.  Se instruyó a 69 personas para la captura de la información fundamental en el nuevo proceso sistematizado comprendido por el sistema de Información Fundamental y portal de transparencia.  De la misma manera, se capacitaron 513 personas en el manejo de los módulos inventario histórico y control patrimonial de cada dependencia metropolitana y regional.  Se atendieron al las 851 solicitudes de soporte que corresponden al 100%, que fueron presentadas por los operarios del sistema mediante el sistema de registro y control HELP DESK..

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria 2. Principales metas alcanzadas  Implementación de la plataforma que soporta el sistema integral de análisis, incluyendo la herramienta que da soporte al sistema institucional de indicadores.  Incorporación del registro de aspirantes de SEMS al SIIAU.  Implementación del módulo de Inventario Histórico y Patrimonio.  Implementación de RUP (administración de proyectos de software)  Actualización, mejora y consolidación del sistema de gestión de la calidad.

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria 2. Principales metas alcanzadas  Se logra consolidar el sistema de análisis de en línea del SIIAU, manteniendo actualizados los cubos de información de P3E.  Se desarrollo el sistema de control de pago, cupo y carreras de escuelas incorporadas  Desarrollo del modulo de finanzas: ingresos, egresos y contabilidad.  El 100% de las solicitudes de soporte, corrección y mantenimiento al sistema siiau se atendieron en tiempo y forma.  Se implementaron al 100% las peticiones de mantenimiento y mejora de los módulos solicitados por las dependencias responsables de los procesos según les corresponda.

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria 3. Metas no logradas  La construcción de los cubos de información escolar cuenta con un 50% de avance.  Desarrollo del nuevo portal del SIIAU 50%  La capacitación a las entidades presupuestales tuvo un avance del 21% con respecto al 100% proyectado.

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria 4. Principales problemas encontrados en la realización de las acciones y el cumplimiento de las metas  Falta de personal capacitado para cubrir el total de la demanda de desarrollos de sistemas requeridos por la institución. Falta de estabilidad para el personal especializado por lo que se ha presentado una rotación importante del mismo que emigra a laborar a la iniciativa privada y afectando de manera considerable el desarrollo e implementación de nuevos módulo necesarios para la institución.  Es necesario llevar a mayores niveles de especificación los requerimientos del sistema por parte de los clientes para el desarrollo de aplicaciones del siiau.

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria  Falta de estaciones de trabajo de alto rendimiento para el personal técnico encargado de la construcción y mantenimiento del siiau  Falta de presupuesto ordinario para sostener operación de las bases de datos y servidores de aplicación del siiau 4. Principales problemas encontrados en la realización de las acciones y el cumplimiento de las metas

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria 5. Principales retos para el  2da. fase de transparencia, extracción automática de bases de datos del SIIAU  Incorporación del SEMS a SIIAU escolar  Implementación del portal siiau  Conclusión de la implementación del sistema estadístico institucional  Reingeniería al sistema de primer ingreso  Nuevo diseño de evaluación de proyectos p3e.

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria 5. Principales retos para el  Finanzas – Maquila de Nomina y Administración de Fondos Extraordinarios. y participables  Migración del módulo de Finanzas a interfaz WEB  Despliegue y Mantenimiento de la arquitectura del SIIAU  Consolidar el módulo de RH  Integración del control vehicular al módulo de patrimonio

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria 6. Consideraciones generales sobre el desempeño del área  Se reestructuro la organización interna de la dirección operativa del siiau creando encargados de módulos y se invito a los diversos clientes a participar activamente en la definición y construcción del siiau, lo cual ha permitido un ritmo de construcción considerablemente mayor.  El sistema de gestión de la calidad se mantiene y opera de manera eficaz, conforme a la norma ISO 9001:2000

Sistema Integral de Información y Administración Universitaria 6. Consideraciones generales sobre el desempeño del área  En el 2006 el área de soporte además de atender las necesidades de información y capacitación que solicitan los usuarios del sistema, también adquirió nuevas habilidades técnicas y responsabilidades que les permiten contribuir al desarrollo eficaz y eficiente del siiau.