GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA TEMA 8. Fernando Pérez González

1, LA RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDECIA. CORREO DE ENTRADA: Es todo aquel que se recibe en la empresa, tanto a través del servicio tradicional de Correos, como mediante fax, mensajería, Internet, etc. CORRESPONDENCIA MERCANTIL: Equivale a un documento de prueba y por ello debe guardarse. El tratamiento que recibe la correspondencia al entrar en la empres se resume en los siguientes pasos:

1,1 RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN y 1,2 NUMERACIÓN Y REGISTRO El primer filtro de la correspondencia lo realiza la persona encargada de recibirla, rechazando la correspondencia equivocada y separando la propaganda, que tenga un tratamiento distinto. Este pasa a un subalterno que se encarga de distribuirla. Existen comunicaciones privadas, lo que vendrá indicado en el sobre como, “confidencial”, “reservado a”… La numeración consiste en asignar números correlativos a cada carta de entrada. Normalmente se pone un sello, con los datos básicos del registro de entrada: n.º asignado, fecha de llegada, destinatario de la comunicación. Cuando se haya numerado la correspondencia se procederá a su registro en el libro de registro de entrada.

INFORMATIZACIÓN DE LA RECEPCIÓN 1.3 DISTRIBUCIÓN Y 1.4 INFORMATIZACIÓN DE LA RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA DISRTIBUCIÓN INFORMATIZACIÓN DE LA RECEPCIÓN Una vez que la correspondencia se ha registrado se deberá distribuir entre los destinatarios, teniendo en cuenta que primero se entrega la correspondencia “urgente” y después el resto. Las comunicaciones privadas deben entregarse en mano. Las nuevas tecnologías se van abriendo paso en el proceso de gestión de la correspondencia de las empresas. RECEPCIÓN: En el proceso de apertura y clasificación se integran los programas informáticos, que convierten los documentos en papel en archivos informáticos. NUMERACIÓN Y REGISTRO: Las nuevas tecnologías aportan soluciones que la hacen mucho más cómoda. DISTRIBUCIÓN: Si los documentos se han digitalizado, la distribución será muy simple, pues los documentos se envían a los destinatarios mediante avisos automáticos que advierten de la recepción, que queda almacena en la red y puede consultarse online.

2, LA SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA 2,1 PLEGAGO Y ENSOBRADO 2,2 NUMERACIÓN Y REGISTRO Las cartas se suelen doblar en tres partes, se utiliza el tamaño A4, y siempre con el texto hacia adentro. Si fuera necesario doblar notas breves y escritos cortos, se doblan por la mitad con el texto hacia dentro. El sobre ventana se caracteriza por tener una ventana transparente, que permite ver la dirección del destinatario. La medida del sobre más utilizada es de 22 x 11,5. El registro de la correspondencia se llevará a cabo en el libro de registro de salida. Antes de la anotación, se estampa un sello fechador con los siguientes datos: Salida. Sección, departamento o unidad de registro. Número de registro. Fecha del asiento.

2, LA SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA 2,3 ENVÍO 2,4 INFOMATIZACION DEL ENVÍO DE LA CORRESPONDENCIA El último paso antes de enviar la carta, paquete… será pesarlo (dado que la mayoría de las tarifas postales toman como indicador el peso del envío) y/o franquearlo (pagar el precio correspondiente al envío). Tipos de franqueo: Sellos: Sistema tradicional de franqueo que sirve de comprobante de previo pago en los envíos efectuados por correo. Tu sello: Posibilidad de comprar pliegos de 25 sellos personalizados. Franqueo pagado: El deposito de los envíos se hará en los Centros de Admisión Masiva. Franqueo en destino: El destinatario es quien paga su precio. REDACCIÓN: Esta fase esta profundamente afectada por el proceso de informatización . Se escriben a partir de programas de procesador de texto. Estas aplicaciones permiten automatizar algunas de las tareas repetitivas que se dan en el proceso de envió (Microsoft Word). NUMERACIÓN Y REGISTRO: Las nuevas tecnologías aportan soluciones que las agilizan y la hacen más eficaz. Es muy habitual el uso de las aplicaciones informáticas como; Microsoft Excel. FRANQUEO: Se utilizan las maquinas franqueadoras, que pesan, cierran y franquean el correo saliente. Además estas maquinas están conectadas por modem al sistema de gestión informatizados de Correos.

CORREOS PRESTA ESTOS SERVICIOS. 3, SERVICIO DE CORREOS. La Red Postal Pública permite: La recogida de los envíos postales amparados por una obligación de servicio universal en los puntos de acceso en todo el territorio. Consiste en retirar los envíos postales depositados en los puntos de acceso. La expedición y el tratamiento de estos envíos desde el punto de acceso a la red postal hasta el centro de distribución. La distribución a las direcciones indicadas en los envíos. El proceso abarca desde la clasificación en el centro encargado de organizar la distribución hasta la entrega a los destinatarios de los envíos postales. El Servicio Postal Universal comprende los servicios prestados de forma permanente en todo el territorio nacional y a precio asequible para todos. CORREOS PRESTA ESTOS SERVICIOS. CARTAS Y DOCUMENTOS ENVÍO DE PAQUETERÍA TELEGRAMAS BUROFAX

3, SERVICIO DE CORREOS. 3,1 CARTAS Y DOCUMENTOS. CARTA ORDINARIA: Ámbito de entrega: nacional e internacional. Servicios adicionales: petición de devolución, modificación y recogida a domicilio. Plazo de entrega: Local, 1 día hábil. Provincial, 2 días hábiles. Nacional, 3 días hábiles. Europa, 2 a 4 días hábiles. Resto de destinos, según país. CARTA CERTIFICADA: En las entregas se garantiza la recepción mediante la firma del destinatario o una persona autorizada. Si no pudiera entregarse, dispone de 15 días para recoger el envió en la oficina de Correos. Plazos de entregas iguales que en las cartas ordinarias. CARTA CERTIFICADA URGENTE: La entrega se realiza en el domicilio y mediante la firma del destinatario en 24 horas para el correo nacional. En Europa, el plazo varía entre 1 y 3 días. Para el resto de destinos, el plazo varía según el país. POSTAL EXPRÉS: Documentos que necesitan ser enviados con carácter urgente y entrega registrada. Plazo de entrega nacional: No supera las 24 horas. Plazo de entrega en principales ciudades de Europa y E.E.U.U: 2 días. CARTA URGENTE: Plazo de entrega nacional: 1 día hábil. Plazo de entrega Europa: 3 días hábiles. Se entregan en el domicilio del destinatario y pueden tener carácter certificado. CORREO URGENTE INTERNACIONAL (CUI): Documentos de hasta 2Kgs con carácter urgente y seguimiento informatizado. NOTIFICACIONES ADMINISTRATIVA: Se trata de un servicio indicando exclusivamente para entidades administrativas y judiciales que quieran tener constancia de que se ha realizado la entrega de sus comunicaciones de carácter legal. CORREO DIGITAL: Permite enviar una carta o tarjeta postal desde el ordenador. Pueden enviar un documento a múltiples destinatarios.

3, SERVICIO DE CORREOS. 3,2 TELEGRAMAS. TELEGRAMAS NACIONALES: Documentos breves y con carácter urgente y entrega registrada. No supera el plazo de 24 horas en la entrega y en las principales ciudades de Europa y E.E.U.U., el plazo es de dos días. TELEGRAMAS INTERNACIONALES: Mensajes internacionales, ordinarios o urgentes. Se pueden cursar por teléfono, en las oficinas de Correos. TELEGRAMAS INTERNACIONALES URGENTES: Se diferencia del servicio anterior en la prioridad de la transmisión y la entrega a domicilio. TELEGRAMA ONLINE: Permite preparar el contenido de un telegrama, subir el fichero con múltiples destinatarios y enviarlo a través de internet. Se entrega en el dia y cuenta con el mismo valor legal y características que un telegrama.

3, SERVICIO DE CORREOS. 3,3 FAX Y BUROFAX. Correos permite el envió de documentos a terminales de fax situados en cualquier lugar del mundo. El burofax es un servicio para enviar de forma urgente y bajo firma documentos relevantes que tienen carácter de prueba frente a terceros. Se utiliza para realizar notificaciones de las que se quiere que quede constancia. Se pueden enviar desde el ordenador o bien acudiendo a la oficina de Correos.

PAQUETERÍA INTERNACIONAL: 3, SERVICIO DE CORREOS. 3,4 ENVÍO DE PAQUETERÍA. PAQUETERÍA URGENTE: Envío de paquetes con carácter urgente y bajo firma. Plazo de entrega nacional: no supera las 24 horas. PAQUETERÍA NACIONAL: PAQUETE AZUL. Envió de paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra. Circulan registrados y se entregan bajo firma en el domicilio del destinatario. PAQUETERÍA INTERNACIONAL: EMS POSTAL EXPRÉS. Paquetes urgentes y bajo firma. Mayor calidad y garantía. PAQUETE INTERNACIONAL PRIORITARIO. Envió de mercancías y objetos de la forma mas económica . Se entrega bajo firma y dispone de garantía fija por perdida o extravió. PAQUETE PREPAGADO INTERNACIONAL. Paquetes prepagados para envíos internacionales, con justificante del envió realizado. VALIJAS: Correspondencia periódica entre un punto y varios destinos de España. Cada contrato se personaliza para lo mas conveniente para el cliente.

4, SERVICIOS PRIVADOS DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA Son muchas las empresas que prestan sus servicios de envío de documentos y paquetes: SEUR, MRW, DHL, NACEX… 4,1 SERVICIO NACIONAL:  Servicio inmediato (recogida/entrega): Para los documentos o paquetes que precisen de mayor urgencia  Mensajería urbana: con varias frecuencias diarias.  Entrega antes de una hora concreta (del día siguiente).  De hoy para hoy.  Servicio día de la semana. 4,2 SERVICIO INTERNACIONAL: Se realiza a través de servicio aéreo. Sus principales servicios son: - Servicio de mensajería a todo el mundo - Mailing internacional: envíos masivos de correspondencia (normalmente publicidad - Envío de pequeños paquetes a Europa 4,3 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS: Otros servicios añadidos que se le ofrecen a los clientes, son: Reembolso: el envío lo paga el destinatario al recibirlo Comprobante o confirmación de entrega: mediante albarán Valor declarado: seguro complementario para cubrir riesgos Servicio de Buzón: recogida de correspondencia en un buzón colocado por la empresa Agencia-agencia: llevar la correspondencia a una agencia, esta la envía a otra agencia, a la cual acude el remitente a recogerla

5, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. La correspondencia únicamente tiene sentido si se garantiza la confidencialidad, por ello se obliga a todos los implicados en el proceso a guardar el secreto de las comunicaciones de conformidad con lo establecido en la Constitución. 5,1 PROTECCIÓN LEGAL: La correspondencia no puede ser abierta ni leída salvo por el destinatario. Únicamente podrá ser leída por otras personas con consentimiento de este, o con autorización de un Juez o Tribunal. 5,2 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD EN LA INFORMACIÓN: Las empresas deben aplicar en el tratamiento de su correspondencia, procedimientos que aseguren el respeto a la confidencialidad de los datos incluidos en la misma y que impiden el acceso a los mismos por personal no autorizado. 5,3 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL: La ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Carácter personal regula todo lo referente al tratamiento de información referente a personas físicas. Los datos de carácter personal son cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables. DATOS RELATIVOS DE LAS PERSONAS FÍSICAS SON MUY DIVERSOS, POR EJEMPLO: Datos de identificación (nombre, apellidos , DNI…) Circunstancias sociales y personales (estado civil, raza…) Datos sanitarios (expediente medico…) Datos profesionales o académicos (titulación, situación laboral…) Datos comerciales (actividades, solvencia…)