Teoría General de Sistemas UNAM (2013)

Teoría General de Sistemas La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS). La teoría de sistemas es un enfoque de análisis para encarar fenómenos (complejos) como si fueran un sistema, como totalidad, con todas sus partes interrelacionadas e interactuando entre si. La teoría de sistemas propone un cambio de metodología. La TGS surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS busca la formulación de principios validos para “sistemas” en general, sea cual fuere la naturaleza de sus elementos componentes y las relaciones o “fuerzas” reinantes entre ellos.

La teoría general de los sistemas es una ciencia general de la “totalidad”. En forma elaborada sería una disciplina lógico- matemática, puramente formal en si misma pero aplicable a las varias ciencias empíricas. Sería análoga a la teoría de la probabilidad, que siendo una disciplina matemática formal es aplicable a campos de lo más diverso. Se consolida como la integración de métodos originados en destinas ciencias que se convierten en modelos formales de validez general. La TGS surge en respuesta al agotamiento e inaplicabilidad de los enfoques analítico-reduccionistas Se desprende que el principio clave en que se basa la TGS es la noción de totalidad orgánica. Selah

Comprender la cosa total La TGS NO busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, sino producir teorías y formulaciones conceptuales para aplicaciones en la realidad empírica. La TGS es una HERRAMIENTA (no la panacea) que permite la explicación de los fenómenos que suceden en la realidad y que permite hacer posible la predicción de la conducta futura de esa realidad través del análisis de las totalidades y de las interacciones internas de éstas y las externas con su medio. Enfoque analítico Enfoque global Fenómenos Fenómenos Proceso por el que se segmenta el todo en partes más pequeñas para comprender mejor el funcionamiento del todo. Proceso por el que se vincula a las partes de su interdependencia e interrelación para comprender el todo. Comprender la cosa total Sintetizar Sintetizar

Los supuestos básicos de la TGS son: Hay una tendencia general hacia la integración en las varias ciencia naturales y sociales. Tal integración parece girar en torno a una teoría general de los sistemas. Tal teoría pudiera ser un recurso importante para buscar una teoría exacta en campos no físicos de la ciencia. Al elaborar principios unificadores que corren verticalmente, por el universo de las ciencias, esta teoría nos acerca ala meta de la unidad de la ciencia. Esto puede conducir a una integración, que hace mucha falta, en la instrucción científica. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas: Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema se constituye de subsistemas y, al mismo tiempo, hace parte de un sistema más grande, el suprasistema. Los sistemas son abiertos: es consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema existe dentro de un medio ambiente constituido por otros sistemas. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso infinito de intercambio con su ambiente para cambiar energía e información Las funciones de un sistema dependen de su estructura: Cada sistema tiene un objetivo o finalidad que constituye su papel en el intercambio con otros sistemas dentro del medio ambiente. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidas por una estructura celular que permite contracciones. El interés de la TGS, son las características y parámetros que se establecen para todos los sistemas.

Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso ha llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir. El enfoque antiguo fue débil, ya que: Trató con pocas de las variables significantes de la situación total y Muchas veces se ha sustentado con variables impropias. El análisis de las organizaciones vivas revela “lo general en lo particular” y muestra las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos u organizaciones, son analizados como “sistemas abiertos”, que mantienen un continuo intercambio de materia/información con el ambiente. La TS permite re conceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces, de naturaleza completamente diferente.

¿Qué es un sistema? Es un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes o un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. Sistema es un conjunto o combinaciones de cosas o partes formando un todo unitario. Todo sistema debe tener: Estabilidad Permite que el sistema funcione eficazmente frente a las acciones de los factores externos al mismo Adaptabilidad Para que el sistema sea capaz de evolucionar dinámicamente con arreglo en su entorno Eficiencia Por lo cual el sistema atiende su objetivo Sinergia Capacidad de actuación de un sistema total en mayor magnitud que la suma de las partes que lo componen.

Características de los sistemas El aspecto más importante del concepto de sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo. El todo presenta distintas propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Según Bertalanffy: Propósito u objetivo: Todos los sistemas incluyen componentes que interactúan y la interacción hace que se alcance alguna meta, un estado final o una posición de equilibrio. Globalización o totalidad: El sistema es un todo no dividida, una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema deberá producir cambios en todas sus otras unidades. Cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectará a todas las unidades debido a su interrelación.

Tipos de sistemas En cuanto a constitución: En cuanto a su naturaleza: Físicos o concretos. Se componen de maquinaria, equipos, objetos y cosas reales. Se denomina hardware. Abstractos o conceptuales. Se componen de conceptos, filosofías, planes, hipótesis e ideas. Se denomina software. En cuanto a su naturaleza: Abiertos: Tiene ambiente; es decir, se relaciona, intercambia y comunica con otros sistemas. Puede entrar en el sistema, a través de sus límites, suministros adicionales de energía o recursos. Cerrados; No tiene ambiente; es decir, no hay sistemas externos. No reciben influencia del ambiente ni influyen en él. No existe otro flujo de recursos.

¿Cuáles son las partes básicas (parámetros) de un sistema? Entrada: Fuerza o impulso de arranque del sistema que provee material o energía o información para la operación del sistema. Salida o producto o resultado (output): Es e resultado del funcionamiento del proceso, es decir, el propósito para el cual existe el sistema, puede ser un producto, un servicio, energía, etc. Proceso de transformación (through-put): Es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas. Retroalimentación, retroinformación (feedback) o alimentación de retorno: Reintroducción de una parte de la salida de un sistema como entrada del mismo sistema. Ambiente o medio: Aquello que envuelve externamente al sistema.

Sistemas en organizaciones La Organización La organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, es diseñada artificialmente para que cumpla la meta. Según la teoría de sistemas la organización se concibe como un conjunto de subsistemas relacionados, entre los cuales existe interconexiones clave que permiten explicar el funcionamiento de la organización en términos de relaciones entre las partes, causas y efectos, estímulos y respuestas, así como vínculos permanentes con el exterior. Las personas que integran una organización interactúan, se relacionan unas con otras, colaboran y se coordinan para lograr una finalidad o propósito común: generar valor económico, producir…

…bienes, prestar servicios a clientes, etc …bienes, prestar servicios a clientes, etc. para lo cual a menudo trabajan en equipo. La organización cuenta con una estructura y unos procesos o cadenas de producción y normalmente establecen una división del trabajo entre sus miembros. Las organizaciones son sistemas abiertos en constante interacción con el entorno y, como los organismos vivos, deben adaptarse al mismo para garantizar su supervivencia y continuidad. V.g: El cuerpo humano El cuerpo humano (sistema) se compone de sistemas (subsistemas) organizados que funcionan para sostener la vida. Cada sistema es una parte específica del cuerpo, pero estos sistemas dependen entre si para garantizar que el cuerpo sea capaz de realizar acciones como moverse, pensar y respirar. Aunque cada sistema interactúa con el otro, poseen distintas funciones que los hacen específicos. Sistema digestivo, Sistema respiratorio, Sistema circulatorio, Sistema muscular y esquelético y Sistema nervioso.

La organización como sistema abierto. Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: “Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: En el crecimiento. En el hecho de volverse más complejo a medida que crece. En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes. Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad”

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en aquel un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza (determinante). Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol, la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos. La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización.

La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).

Características de las organizaciones como sistemas abiertos Comportamiento probabilístico y no determinístico de las organizaciones. La organización es afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan comportamiento previsible. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas

Interdependencia de las partes: “El sistema organizacional comparte con los sistemas biológicos la propiedad de interdependencia de sus partes, de forma que el cambio en una de las partes provoca impacto sobre las otras.” Homeostasis: Es la tendencia del sistema a permanecer estático o en equilibrio, manteniendo inalterado su status quo interno. Se logra cuando se satisfacen dos requisitos: Unidireccionalidad (A pesar de los cambios en el ambiente o en la organización, el sistema sigue orientado hacia el mismo fin, alcanzado sus propios resultados usando otros medios) y progreso en relación al fin deseado. LA UNIDIRECCIONALIDAD Y EL PROGRESO SÓLO PUEDEN SER ALCANZADOS CON LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LAS PERSONAS.

Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente. Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos, y aun los sistemas biológicos tienen la capacidad de modificarse a sí mismo y su estructura básica, Resistencia; Capacidad de superar el disturbio impuesto por un fenómeno externo provocado por la sociedad. Determina el grado de defensa o de vulnerabilidad del sistema a presiones ambientales.

¿Cómo se representaría una organización como sistema?

¿Cómo se representaría una organización como sistema? Toda organización puede ser considerada con siete características básicas: Propósito: Misión, cometido o asunto primordial del sistema. Insumos: Toda entrada física, información, persona y/o feedback. Salidas: Productos finales que resultan del procesamiento de insumos. Secuencia: Proceso, transformación u orden de los pasos, incluso retroalimentación y control necesarios para convertir insumos en salidas. Ambiente: Factores físicos y sociológicos. Catalizadores: Recursos físicos que sirven de catalizadores de cada paso de la secuencia para convertir insumos e ingresos en salidas o resultados.

Agente humano: Recursos humanos que sirven como agentes o catalizadores, manejando el equipo de catalizadores físicos dentro del ambiente y la secuencia de convertir los insumos en productos para cumplir el propósito.

Modelos de organización Modelo de Schein. Schein propone (repite) algunos aspectos que la Teoría de sistemas considera en la definición de organización. Modelo de Katz y Kahn. Katz y Kahn desarrollan un modelo al aplicar la TS a la Teoría administrativa. Su modelo presenta las características típicas de un sistema abierto. Modelo sociotécnico de Tavistock. Propuesto por psicólogos y sociólogos. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como la combinación de la tecnología con un subsistema social. Una organización estructurada sobre un subsistema técnico y uno social.

Modelo de Katz y Kahn

Sistemas de Organización Entrada Salida Factores Económicos Tecnológicos Político / Legales Socio Culturales Medio Ambiente Medio Subsistema Administrativo Técnico Estructural Personal Obj. y Valores

Desarrollo de productos Procesos sustantivos Manejo de pedidos Desarrollo de productos Servicios al cliente Finanzas Investigación y desarrollo MKT/ ventas Producción Servicios Contabilidad Personal Esquema por funciones

Organizaciones Inteligentes DOMINIO PERSONAL PENSAMIENTO SISTEMICO ORGANIZACIÓN INTELIGENTE MODELOS MENTALES APRENDIZAJE EN EQUIPO VISION COMPARTIDA

Enfoque Sistémico Aprendizaje Trabajo en equipo Dominio Personal Aspiraciones Reflexión y conversación Comprensión de la complejidad Dominio Personal Visión Compartida Modelos mentales Pensamiento Sistémico Los subsistemas debe tener una visión compartida. Deben caminar juntas hacia un mismo objetivo (visión empresarial). Es necesaria la división de tareas, no de intereses.

Alcances Nueva Cultura Organizacional Base del Modelo Sistémico MAYOR EFICIENCIA TRABAJO EN EQUIPO MAYOR INTERACCION MAYOR AGILIDAD MAYOR COORDINACION

Para reflexionar… “Por falta de un clavo fue que la herradura se perdió. Por la falta de una herradura fue que el caballo se perdió. Por la falta de un caballo fue que el caballero se perdió. Por la falta de un caballero fue que la batalla se perdió. Y así como la batalla, fue que un reino se perdió. Y todo porque fue un clavo el que faltó”. Jacula Prudentum (1651) George Herbert.