U. A. E. M. SECRETARÍA DE DOCENCIA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR ARCHIVO DE LA DCE “INSTRUCTIVO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS”

JUSTIFICACIÓN La rápida evolución que está dándose en el campo de la comunicación electrónica, proporciona un excelente medio para la difusión universal de los fondos archivísticos obteniendo al mismo tiempo beneficios para la conservación de los documentos, ya que una vez digitalizados, la necesidad de manipulación disminuirá sensiblemente. La localización de los documentos será más rápida, la visualización directa de los mismos en pantalla, la posibilidad de consulta remota y la facilidad de obtener copias de los documentos en papel o en soportes informáticos, mejorando la utilización por parte de las áreas académicas.

OBJETIVOS  Adecuado control de la información.  Mayor eficiencia en los servicios de consulta.  Menos volúmen de almacenamiento.  Conservación física de la documentación.

La Dirección de Control Escolar adquirió un equipo de Digitalización sofisticado, con la capacidad de digitalizar 75 documentos por minuto con las siguientes características: 3 Scanners, 4 Equipos de Computo, 1 Servidor de almacenamiento, con un Robot para el respaldo y 42 Licencias de Consulta. INDEXAR P.C. DE DIGITALIZACIÓN 75 DOC. POR MINUTO SCANNER SERVIDOR DE IMAGENES INTERNET

Se compone de cuatro estructuras: 1.- Digitalizar.- Es codificar numericamente una información. 2.- Indexar.- Es nanlizar y destacar el titulo de un documento o de su contenido alguna palabra clave que lo caracteriza para poder serencontrado mediante esta palabra ejemplo: Nombre No Cuenta o RFC etc. 3.- Almacenar.- Es la acción de gardar las imágenes en el servidor. 4.- Consultar.- Es la acción de buscar y visualizar las imágenes en pantalla una vez digitalizados los docuementos. La digitalización se realiza por series documentales de 50+/-5, Los documentos se separan y clasifican por tipo documental ejemplo 50 Recibos de Inscripción, 50 Cédulas de preinscripción, 50 actas de nacimiento, 50 certificados de Secundaria etc.

para llevar acabo la digitalización ir a programas y dar dos clips en el programa DIGI MASIVE anotar la contraseña digi al Ingresar al sistema ir a la opcion configurar escanner el cual contiene dos opciones de adecuar el tipo de documento siendo las siguientes las mas recomendadas: Normal Blanco y Negro, tamaño doble carta, región: fronend back. 200 puntos x pulgada, duplex, brillo. El primer documentos debe contener el número de cuenta Cada serie se deposita fisicamente en la entrada del escanner al ir siendo digitalizados los documentos simultaniamente sus imágenes pasan a una Pc. Donde son visualizadas, selecionadas y verificadas que sean las correspondientes a la serie respectiva, una vez que todo esta correctamente Se la la indicación de liberación al icono de Lote el cual se compones de las siguientes sigla D y su significado es : La serie documental, No de escanner, el año lectivo, el mes, el día y No de lote consecutivo agrupandose como vayan siendo enviados ejmplo:

Serie documental No de scannerAño lectivoMesdíaNo. de Lote consecutivo 50+/-5D /-5D /-5D /-5D /-5D /-5D /-5D

Una vez que el Lote ha sido liberado las imágenes son enviadasA otra Pc, a un programa llamado Captura Masiva en el cual son capturados e indexados (clasificados electrónicamente) y canalizados a su bandeja respectiva. para llevar acabo la Indexación ir a programas y dar dos clips en el programa Captura Masiva, anotar la contraseña INDEXA al Ingresar al sistema son desplegas las opciones de: TBLENTAC Tabla de Actas TBLENTALU Tabla de Alumnos En la tabla de Alumnos nos despliega las siguientes 4 bandeja en las cuales Son enviadas las imágenes de los docuementos de acuerdo al documento o Nivel de estudios correspondientes ejemplo: Bandeja 1 Documentos Generales Actas de Nacimiento Certificados de Secundaria

Bandeja 2 Nivel Medio Superior “ Bachillerato “ Recibos de pago de inscripción Cédulas de preinscripción Protestas Universitarias Convenios Certificado de Bachillerato Dictámenes de revalidación Historias Académicas Bandeja 3 Nivel Superior “ Licenciatura “ Recibos de pago de inscripción

Bandeja 4 Nivel Superior “ Posgrado “ Solictud de inscripción Recibo de preinscripción Certificado de Diplomado Certificado de Especialidad Certificado de Maestria Certificado de Doctorado Al elegir la bandeja correspondiente serán desplegados los siguiente campos de captura: Clave del alumno ( numero de cuenta). Apellido del alumno, Nombre del alumno,

Sexo del alumno. Fecha de nacimiento del alumno. Fecha de alta del Alumno. En el caso de las Actas de Calificaciones será, Clave de la Escuela. Generación Grupo. Clave de la Materia y periodo Escolar. Una vez realizada la captura correspondiente del Lote correspondiente, las imágenes son transferidas y almacenadas en el servidor y puede realizarse su consulta por los Jefes (as) de los Deparatmentos de Control Escolar de cada Espacio Académico en la Internet a traves de la siguiente Dirección hhttp:// /dce/ Mediante los siguientes pasos:

USUARIOS WEB DE SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN 33ESC231 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC231 34ESC301 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC301 35ESC302 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC302 36ESC303 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC303 37ESC304 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC304 38ESC305 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC305 39ESC306 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC306 40ESC307 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC307 41ESC308 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC308 42SITDCEDCESITUsuario de Títulos