Valoración: Proceso que se define como el análisis de la información desde diferentes puntos y según los resultados de dicho análisis se determina la utilidad o el valor del ciclo de vida del documento y es cuando se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación.

Valoración Primaria Secundaria Histórico Concentración Trámite

Ciclo vital de los documentos “Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico”. adabi

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS FASE ACTIVA - De oficina - Uso diario FASE SEMIACTIVA - Se termina el trámite - Perdida de continuidad en la consulta FASE INACTIVA - Sin valor administrativo, legal o fiscal. - Fuente de investigación histórica y cultural.

FASES VALORES USOS USUARIOS ARCHIVO Activa Primarios Legales o jurídicos Administrativos Contables o Fiscales Institucional Constante Área productora en atención a sus actividades Trámite Semiactiva Ocasional Área productora Concentración Inactiva Secundario Evidencial Testimonial Informativo Social Investigador y público en general Histórico

Valores del documento de archivo Valor Primario Administrativo Legal Fiscal o Contable Técnico Valor Secundario Evidencial Testimonial Informativo

Valores primarios Valor Administrativo Es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el cual se emitió el documento. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos Oficios administrativos, personal, oficinas. Memorando trámites relacionados con proyectos, planes, presupuestos, contabilidad.

Valor Legal Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. Registros de trámites jurídicos Propiedad, Laborales, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos.

Valor Fiscal o Contable Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras o sirven de testimonio de obligaciones tributarias - Impuestos, - Ventas - Finanzas - Contabilidad - Estados financieros - Créditos hipotecarios - Manifestación de bienes.

Valoración secundaria: es la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente.

Valores secundarios Valor Evidencial Documentos que adquieren valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescindibles Valor Testimonial Documentos que dan testimonio de aspectos de la evolución de la institución. Valor Informativo Documentos cuya información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación

Criterios de valoración primaria CUAL QUE QUIEN COMO Administrativo Determinar el plazo o evento para que el trámite con el que se relaciona el documento quede concluido. El área tramitadora (unidad administrativa) Mediante análisis de los periodos de trámite, frecuencia de consulta y normas de prescripción aplicables. Jurídico o legal Determinar el plazo para que los derechos u obliga. Certificados por el doc. cesen o prescriban. Área jurídica con la validación del titular. Mediante la legislación aplicable y los tiempos de prescripción legal. Fiscal Determinar el plazo para que cese la necesidad de comprobar o justificar los gastos de los recursos públicos. contabilidad, órgano de control , finanzas etc. Mediante la normatividad vigente que justifique el manejo y uso de fondos, así como el plazo para su utilidad probatoria.

Criterios de valoración secundaria CUAL QUE QUIEN COMO Evidencial Determinar si tiene valor permanente en relación a derechos u obliga. Imprescriptible. archivo Mediante análisis de legislación nacional e internacional Testimonial Determinar si da cuenta de aspectos de evolución de la institución. de Mediante análisis de documentos que cuentan la evolución de la institución. Informativo Determinar si la información es útil a la sociedad o al campo de investigación. Concen- tración Mediante análisis de fuentes de investigación.