Dirección de Proyectos - visión del PMBOK - Magister Profesional en Tecnologías de la Información - Módulo Gestión de Proyectos y Cambio 2 Proyectos Informáticos y Cambio Síntesis Dirección de Proyectos - visión del PMBOK - Objetivo: Revisar conceptos asociados a la Gestión de Proyectos como agente de cambio en una Organización Preparado por: Luis Hevia y Christian A. Estay-Niculcar

¿Qué es un Proyecto? Conjunto de actividades interrelacionadas, Luis Hevia Conjunto de actividades interrelacionadas, a realizarse bajo una unidad de dirección (Jefe de Proyecto), para alcanzar objetivos específicos, en un período determinado, mediante la utilización de recursos predeterminados.

Implicancias de un Proyecto Luis Hevia Tiene un Propósito definido. Es un Proceso Organizado. Son actividades temporales (inicio y fin claros) Costo y recursos presupuestados Involucra Riesgo. Planificación según un desempeño esperado Variabilidad (de actividades, personal, gastos) Impacto!!!

Los elementos Motivacionales en mi Organización son (v/s Ud.): 1 Sueldo 2 Pago por metas 3 Acciones 4 Ascensos 5 cenas, viajes... 6 Felicitaciones 7 Sentirse realizado 8 Polera, lápiz c/logo 9 Tiempo flexible 10 Vacaciones 11 Desarrollo profesional 12 Desarrollo personal 13 Estabilidad laboral 14 Clima laboral 15 Beneficios empresa 16 Capacitaciones 17 Apoyo a estudiar 18 Estatus de su empresa 19 20

Mis Competencias son: 1 Emprendimiento 2 Innovación 3 Empowerment 4 Proactividad 5 Reactividad 6 Conceptuar 7 Visión de futuro 8 Liderazgo 9 Integridad 10 Cumplimiento 11 Influir 12 Coordinar 13 Auto-aprendizaje 14 Comunicación oral 15 Comunicación escrita 16

Mis Competencias son: 17 Conciencia política 18 Comprender a otros 19 Orientación al servicio 20 Trabajo en equipo 21 Establecer vínculos 22 Colaborar y cooperar 23 Manejar conflictos 24 Catalizar cambios 25 Auto avaluación 26 Auto confianza 27 Auto control 28 Confiabilidad 29 Adaptabilidad 30 Compromiso 31 Optimismo 32 Iniciativa

Mis acciones de trabajo principales son: Negociar situaciones Sostener reuniones Relacionarme con Clientes Relacionarme con Directivos Representar en eventos Comunicar Elaborar/revisar informes Resolución de problemas administrativos Resolución de problemas técnicos Contratar, Despedir, Promover ….. Programación, Análisis, Diseño, Implantación Liderar Dirigir Motivar Delegar Coordinar Controlar Planificar Organizar Vende

Ambiente del Gerente de Proyectos Luis Hevia Gerentes Usuarios Gerente de Proyectos Externos Operaciones Otros proyectos Desarrolladores

Dimensiones de la Dirección Administrativa Técnica Política Recursos no propios Conocimiento restringido Capacidad de influir Mucha responsabilidad y poca autoridad Negociadores Motivadores Evitan polarizaciones Manejan el tiempo

Gerente como Gestor de Relaciones Del equipo proyecto: Liderazgo, Motivación y Trabajo en equipo Relación con su Cliente Relación con la Gerencia Comunicación Manejo de Conflictos Gestión del Riesgo Observando la Organización REAL

Ud. se siente mejor o cree en…. Ambigüedad: a) lo perturba; b) deja opciones abiertas Vaguedad: a) señal de mal gerente; b) estrategia posible Datos son: a) pruebas; b) pueden ser ideas preconcebidas Información confiable: a) en libros; b) observación personal Expertos son: a) invaluables; b) convencen que NO hacer Reunir inf. hasta una seguridad: a) completa; b) necesaria Decisión correcta merece respuesta: a) apropiada; b) inmediata Errores representan: a) fracasos; b) un aprendizaje Perfección es: a) norma profesional; b) buscar lo inalcanzable

Liderazgo y política Luis Hevia Visión técnica y Política (la zona del crepúsculo) ambigüedad y vaguedad toma de decisiones ... datos son ... el papel de los expertos la información confiable proviene de ... hasta donde reunir información ... errores representan ....

Habilidades políticas Negociación Coaching Confrontación y desafío Intervención y Participación Falta de dirección v/s órdenes Saber esperar

El proyecto real: su crudeza

La necesidad de gestión en Informática: causas Relevancia y Finalidad La necesidad de gestión en Informática: causas Problemas de gestión: objetivos y especificaciones pobremente definidas falta de un plan de proyecto presupuestos y plazos poco realistas inhabilidades en el trato social Naturaleza del producto: intangible invisible complejo volátil socio-técnico difícil de medir

Las dimensiones del proyecto Gestión Construcción

trabajo colaborativo-cooperativo Magister Profesional en Tecnologías de la Información - Módulo Gestión de Proyectos y Cambio Dimensión de gestión trabajo colaborativo-cooperativo Negociación Resolución de conflictos herramientas Sistema ofrecido reflexión diseño Sistema deseado organización de datos intervención

Gestión de Proyectos “La aplicación del conocimiento, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto” (PMI) Actuación predictiva, anticiparse o sencillamente no olvidar errores pasados

PMBOK PMBOK o A Guide to the Project Management Body of Knowledge Contiene prácticas que han sido compiladas y mejoradas durante los últimos veinte años gracias al esfuerzo de profesionales y académicos de diversos ámbitos de ingeniería. Es uno de los más importantes documentos publicados en la actualidad por el Project Management Institute que produce documentos y prácticas generalmente aceptadas de dirección y de gestión de proyectos.

Organización internacional orientada a la difusión y determinación de las mejores prácticas de gestión de proyectos. En este afán, produce documentos y prácticas generalmente aceptadas de dirección y de gestión de proyectos. http://www.pmi.org Complementa c/ SEI Software Engineering Institute http://www.sei.cmu.edu

Estructura de componentes del PMBOK grupo de procesos área de conocimiento _pertenece_ proceso de gestión _agrupa_

Etapas del proceso de gestión Cada etapa se compone de varios procesos de gestión Iniciación Planificación Control Ejecución Cierre Error fatal: pensar que esto es el proyecto

Área de Conocimiento: describen los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos que toda gestión de proyectos “debe gestionar”. grupo de procesos área de conocimiento _pertenece_ proceso de gestión _agrupa_

Áreas de Conocimiento (y previas) 4. Gestión de Integración del Proyecto 5. Gestión del Alcance del Proyecto 6. Gestión de Tiempos del Proyecto 7. Gestión de Costos del Proyecto 8. Gestión de la Calidad del Proyecto 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 11. Gestión de Riesgos del Proyecto 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

4. Gestión de la Integración Gestión de la Integración (4) incluye los procesos requeridos para asegurar que todos los diversos elementos del proyecto están coordinados de manera propia

5. Gestión del Alcance Gestión del Alcance (5) incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto contiene todo el trabajo necesario y sólo el trabajo necesario, para completar el proyecto con éxito

6. Gestión de Tiempos Gestión del tiempo (6) incluye los procesos necesarios para asegurar la completación del proyecto a tiempo

7. Gestión de Costos Gestión del Coste (7) incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto sea terminado dentro del presupuesto aprobado

8. Gestión de la Calidad Gestión de la Calidad (8) incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfacerá las necesidades que lo definieron

9. Gestión de los Recursos Humanos Gestión de los Recursos Humanos (9) incluye los procesos necesarios para realizar el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto

10. Gestión de las Comunicaciones Gestión de las Comunicaciones (10) incluye los procesos requeridos para asegurar la apropiada, y a tiempo, generación, colección, diseminación, almacenamiento y últimas disposiciones de la información del proyecto

11. Gestión de Riesgos Gestión del Riesgo (11) es el proceso sistemático de identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto

12. Gestión de las Adquisiciones Gestión del Aprovisionamiento (12) incluye los procesos requeridos para adquirir los bienes y servicios, para lograr el alcance del proyecto, desde fuera de la organización realizadora”

Estructura de componentes del PMBOK grupo de procesos área de conocimiento _pertenece_ proceso de gestión _agrupa_

Relación entre las áreas de conocimiento 9.1 Planeación 9.2 Adquisición 9.3 Desarrollo del equipo 9.4 Gestionar el equipo del proyecto 9 4 10 12 7 5 8 6 11

Estructura del PMBOK Project Management Knowledge Areas Processes Management Processes Groups Integration Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Risk Procurement Initiation (IP) Planning (PP) Executing (EP) Control (CoP) Closing (ClP) área de conocimiento proceso de gestión grupo de procesos _pertenece_ _agrupa_

Procesos de Gestión de Proyectos Los procesos de gestión de proyectos: contienen las “best práctices” de gestión se pueden adaptar a cada disciplina, pero sin dejar de lado la esencia de su singularidad y del conjunto se describen en el PMBOK en función de entradas, salidas, y herramientas/técnicas involucradas en transformar las entradas en salidas.

Procesos Gestión Proyectos (v2000) Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre Integración 4.1 (p) 4.2 (p) 4.3 (p) Alcance 5.1 (p) 5.2 (p) 5.3 (p) 5.4 (f) 5.5 (f) Tiempo 6.1 (p) 6.2 (p) 6.2 (p) 6.4 (p) 6.5 (f) Coste 7.1 (p) 7.2 (p) 7.3 (p) 7.4 (p) Calidad 8.1 (f) 8.2 (f) 8.3 (f) RRHH 9.1 (f) 9.2 (f) 9.3 (f) Comunicaciones 10.1 (f) 10.2 (f) 10.3 (p) 10.4 (p) Riesgo 11.1 (p) 11.2 (f) 11.3(f) 11.4 (f) 11.5 (f) 11.6 (f) Aprovisionamiento 12.1 (f) 12.2 (f) 12.3 (f) 12.4 (f) 12.5 (f) 12.6 (p) p: procesos principales (core) f : procesos facilitadores

4.4 EJECUCION DEL PLAN DEL PROYECTO: Coordinar y dirigir las interfaces técnicas y organizacionales. Profesor : Luis Hevia Expositor : Luis M. Perales A. fecha

Entradas ENTRADAS Plan del Proyecto Detalle de Soporte Políticas Organizacionales Acción Correctiva Salidas no incluidas Información adicional Documentación técnica Estándares relevantes Formales e Informales Adm. De la calidad Gestión del personal. Controles financieros Acciones para que el proyecto no se desvíe de lo planeado. Controlar el proyecto

HERRAMIENTAS & TECNICAS Hab. Adm. Gral. Liderazgo. Comunicación Negociación Selección de recurso Cantidad Hab. Producto y Conocimiento Compromisos formales. Ejecución adecuada. Valor del control. Sit. Autorización De Trabajo H & T Intercambio de información Distintos niveles frecuencia Reuniones eval. Status Soporte a etapas del proyecto Herramientas para recolección, integración y diseminación. Sist. Información de Adm. Formales e Informales Afectan positivamente al proyecto. Procedimientos Organizacionales

SALIDAS SALIDAS Resultados del Trabajo Ordenes de Cambio Resultado de la ejecución del proyecto. Metas cumplidas. Metas no cumplidas. Expandir y contraer alcance del proyecto. Modificar costos. Plazos. Todo esto se identifica sobre la marcha

¿ Cual es mi (la) realidad ? (10.1 Planeación de las Comunicaciones) No existen un plan documentado de las comunicaciones No se establecen prioridades, requerimientos de información, el momento en cual se genera la información, no existe un método de distribución, etc) Existe Retroalimentación Multidireccional (tiende a confundir) ¿ Cuales son los Elementos cotidianos que se utilizan para las comunicaciones ? X X

CONCLUSIONES Proyectos en plazos. Compromisos formales. Control adecuado sobre el proyecto.