1 “ Taller Gestión de Proyectos ” prof. ing. Luis F. Hevia R. Proyectos FUERA DE CONTROL, Conflicto y Negociación Objetivo: conocer los elementos que participan en un conflicto y de la negociación como forma de superarlo; tal que permitan analizar situaciones conflictivas en proyectos reales

2 Recuperación de Proyectos. Cuando aplicar Nadie sabe cuando terminará El producto esta lleno de defectos Trabajo extra excesivo e “involuntario” La Dirección perdió su capacidad de control y de hasta el estado real del proyecto Cliente ya no confía Desarrolladores en estado defensivo Desarrolladores desmoralizados Se huele la cancelación

3 Opciones generales Reducir tamaño Centrarse en mejoras de corto plazo para re-estimar productividad Enfrente el hecho que no estará listo, re-planifique (a lo mejor abandone) Haga una combinación de las anteriores Usar en caso de emergencia...

4 Filosofía del cambio ¿Problema es sólo cómo terminar? Fallo el control adecuado, será difícil recuperarlo con estrategias similares Grandes decisiones implican cambios fuertes... Evaluar la situación real siendo realista ¿Qué necesitamos: para triunfar, el cliente y la relación con el cliente? Prepárese mentalmente y pregunte al equipo

5 Sobre el personal Recuperando la Moral: las horas libres Eliminar problemas principales El anterior responsable Cuidado con aumentar el personal Centrar el tiempo Reconocer las diferencias de personalidad Apoyar la calidad sobre el plazo

6 Sobre el proceso Identifique y corrija los errores clásicos Detecte y corrija partes destrozadas Crear hitos miniaturas Establecer planificación orientada al hito Entregue la nueva planificación cuando lo logre y re-evalúe periódicamente Respete rigurosamente la nueva planificación Gestione eficientemente el riesgo

7 Sobre el producto Estabilizar requerimientos Reducir las prestaciones Eliminar sectores malos Reducir el numero de fallas y/o mantenerlas a raya Evaluar su posición política

8 Conflicto Luis F. Hevia R Conflicto: proceso que comienza cuando una parte percibe ( o siente) que la otra parte le afectará negativamente o ya le está perjudicando Creencia de que es negativo y debe evitarse Creencia en que genera una fuerza positiva y es necesario para la eficacia e innovación Puede ser funcional o disfuncional: Funcional: necesario para apoyar las metas del grupo y mejorar desempeño; Disfuncional: una forma destructiva

9 Proceso del Conflicto Luis F. Hevia R Incompatibilidad Potencial: variables Personales (“el otro como obstáculo”) variables Estructurales (incentivos, tamaño, dependencia, etc.) deben afectarse necesidades importantes; tendencias incompatibles competencia por recursos escasos expectativas contradictorias problemas comunicacionales, presión por toma de decisiones Tomar conciencia del conflicto Intenciones (agravamiento por supuestos) Comportamiento ante declaraciones, acciones y/o reacciones Destrucción, ataque físico, ultimátum, ataque verbal, desafío, mal entendido)

10 Resolviendo Conflictos Luis F. Hevia R Técnicas para resolver: reunión cara a cara; búsqueda de metas superiores; ampliación de recursos; evasión; concesiones de las partes; autoritarismo; minimización de diferencias; hacer modificaciones estructurales; capacitar Técnicas para agudizar: comunicación (mínima, máxima, amenazante); incorporación de agitadores; re-estructuraciones Formas de resolver: Resolviendo problemas mutuos Planteando los objetivos vitales Por expansión de recursos (si es la causal) Por evasión de la otra parte Por atenuación cuando existen intereses comunes Por negociación

11 Negociación Luis F. Hevia R. Negociación: proceso en que dos o más partes intercambian bienes y servicios, tratando de ponerse de acuerdo en ciertos aspectos Tipo de Negociadores: Duro, Blando, Perder-Ganar, Perder-Perder, Ganar-Ganar Caso de Alicia y la pregunta al gato sobre camino a elegir

12 Modelo de Harvard Luis F. Hevia R ¶ Intereses: que desean realmente las partes (lo que esta detrás de las posiciones en conflicto) · Opciones: descubriendo valor agregado ¸ Alternativas: el MAAN, evitando un mal acuerdo ¹ Legitimidad: objetividad e independencia º Comunicación: evitar malas interpretaciones » Relaciones: necesidad de mantenerlas positivas ¼ Compromiso si: existe claridad operativa, suficiencia en el acuerdo logrado, y realismo

13 Elementos para una Negociación Luis F. Hevia R 1. Sepa que es lo que Ud. desea 2. Considere el otro punto de vista 3. Establezca una estrategia 4. Elija o busque el ambiente 5. Evite la confrontación 6. Compruebe sus supuestos 7. Identifique las cuestiones claves 8. No se centre en oferta inicial 9. Dirijase a las necesidades del otro 10. Sea paciente y persistente. No pierda la calma, 11. Consiga un acuerdo donde todos ganen

14 Proceso de Negociación Luis F. Hevia R Preparación y Planeación: ¿qué deseamos? ¿cuáles son nuestras metas?, el otro ¿qué pida, qué intereses, qué acepte? ¿escenarios posibles, MAAN? Reglas del Juego: ¿quiénes, dónde, temas, tiempo, reglas? Aclaración y Justificación de exigencias Regateo y Solución Cierre e Implantación

15 Errores en Negociaciones Luis F. Hevia R mito del pastel fijo; anclaje a una posición inicial; “confiabilidad” en la información inicial; maldición del ganador; excesiva confianza que omite información diferente; prejuicios: escalamiento irracional del compromiso; cayendo en chantajes emocionales (escuchar en silencio neutralmente, retirarse, respuesta asertiva); partiendo con lo más difícil

16 Midiendo el éxito: fue una buena negociación si: Luis F. Hevia R Es mejor que el MAAN Satisface Intereses propios, otros y terceros Es la mejor de varias opciones Resultado se percibe legítimo Compromisos son claros y operativos Comunicación es efectiva Ayuda a mejorar las relaciones de trabajo

17 Temas en Negociaciones Luis F. Hevia R Diferencias Culturales Uso deTerceros : Mediador, facilita una solución negociada mediante razonamiento, persuasión y sugerencias; Conciliador, proporciona vínculo de comunicación; Arbitro, con autoridad para dictar acuerdos

18 Situaciones conflictivas en grupos Luis Hevia Personajes complicados (sabelotodo, amorfo, ausente, impositivo, …) Se siente que el tiempo se pierde sin avanzar … Algunos integrantes estan desmotivados … Un integrante no aporta … Se pide expulsar a alguien del equipo … El jefe es un lastre … Grupos internos están en choque permanente … Hay fuertes discrepancias sobre que hacer … No lograremos la meta (reprobaremos) …