<cmolina@minsal.cl> PARA PASAR DE UNA BUENA IDEA A UN BUEN PROYECTO Dr. Cleofe Molina <cmolina@minsal.cl>

Discutir una metodología para diseñar y ejecutar proyectos OBJETIVOS Discutir una metodología para diseñar y ejecutar proyectos Realizar ejercicios prácticos acerca de algunas aplicaciones

y recursos organizados UN PROYECTO ES... Actividades y recursos organizados para resolver un (os) problema(s) en un período dado

EL CICLO DE PROYECTO DISEÑO MARCO LOGICO EVALUACION EJECUCION

MARCO LÓGICO Es una reacción frente a tres problemas: Planificación imprecisa y objetivos múltiples no relacionados con las actividades Proyectos fracasados y sin clara responsabilidad gerencial Metas poco claras y sin base objetiva para comparar, al menos, lo planeado con los resultados

MARCO LÓGICO Responde tres preguntas ¿QUÉ es lo que va a lograrse con el proyecto? ¿CÓMO se va a realizar el logro planteado? ¿CÓMO se va a saber si ese logro se ha cumplido?

MARCO LÓGICO Ayuda a explicar ¿PARA QUÉ se realiza el proyecto? ¿QUÉ problema ayudará a resolver? ¿CÓMO se alcanzará el objetivo? ¿CON QUÉ acciones lograrán los resultados?

MARCO LOGICO (1) Es una herramienta de análisis estructurdo que facilita el proceso de: a) Identificación b) Diseño c) Ejecución y d) Evaluación de políticas, planes, programas y diseños organizacionales Se aplica en cualquier fase de la planificación y es modificable

MARCO LOGICO (2) Identifica la responsabilidad gerencial: Orienta a resultados, adquiere compromisos con objetivos finales (efecto/impacto) e incorpora la gerencia participativa Contribuye a evaluar la factibilidad del proyecto, aplica el método científico y el enfoque sistémico Puede mejorar el diseño, ejecución y evaluación del proyecto

LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO Sistema estructurado, para planificar y comunicar en un cuadro, la información relevante (BSC) Plantilla que contiene el resumen del proyecto y que se compone de cuatro filas y de cuatro columnas Se organiza en la lógica vertical de causa-efecto Y en la lógica horizontal del seguimiento de los Objetivos Notas: _______________________________________________________________

LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO _______________________________

MARCO LÓGICO Las etapas Analítica Planificación Ejecución Evaluación

Primero: LA ETAPA ANALÍTICA 1. Análisis del problema 2. Análisis de los interesados

¿QUÉ ES UN PROBLEMA? Cuestión o algo que se trata de aclarar Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan obtener un fin Planteamiento de una situación cuya respuesta desconocida debe obtenerse a través de métodos científicos Situación general considerada insatisfactoria

TODO PROBLEMA. . . Es relativo a un actor específico Es inaceptable para el que lo percibe Es solucionable La definición correcta del problema es esencial para diseñar el proyecto que busca solucionarlo

PASOS PARA DEFINIR EL PROBLEMA Lluvia de Ideas Considerar elementos tales como: Procedimientos, Políticas, Personas, Localización, Métodos, Maquinarias, Materiales, Mano de obra, Sistemas, Entorno, Actores, Aptitudes Construir Árbol de Problemas, a partir de un problema central identificado en el propósito del proyecto, para analizar sus causas y sus efectos.

ÁRBOL DE PROBLEMAS Analiza la situación Identifica los problemas principales, sus relaciones de causa-efecto e interrelaciones Visualiza las relaciones en un diagrama de problemas efecto causa Una vez que ha sido construido el Árbol de Problemas, el Árbol de Objetivos se deriva de él naturalmente. Para cada problema en el árbol, mencione la situación en una manera positiva, como sigue: “cosechas destruidas por plagas” a “daño por plagas reducido” o “cosechas sin plagas” “niñas no son inscritas en la escuela” a “niñas inscritas en la escuela” “50.000 personas viven en la calle” a “50.000 personas ubicadas en vivienda digna” Una vez que ha sido construido el Árbol de Objetivos, el equipo de proyecto tiene una visión clara de cuales son los fines cumulativos del proyecto. Esto facilita programar actividades que asegurarán que estos Objetivos se alcancen, que los Problemas percibidos por los involucrados en la situación inicial sean resueltos y que la situación inicial sea transformada en una que se considera es mejorada.

ÁRBOL DE PROBLEMAS Construcción (1) El grupo se organiza con un coordinador de debates, un relator y quien escriba los acuerdos Seleccionar el problema y escribirlo en el pizarrón (consenso) 2. Cada miembro del grupo contribuye con una causa (escrita) y la pone bajo el problema 3. Cada miembro del grupo contribuye con un efecto (escrito) y lo pone sobre el problema

ÁRBOL DE PROBLEMAS Construcción (2) 4. Completar la construcción de las “ramas” 5. Agrupar las causas y los efectos, eliminado los repetidos e introduciendo una lógica: Entre las causas Entre los efectos Entre las causas y los efectos

ANÁLISIS DE INTERESADOS Sirve para determinar la estrategia general del proyecto Contribuye a identificar mejor a los potencialmente beneficiados y a los potencialmente perjudicados Facilita la descripción de las fortalezas y debilidades Apoya la identificación y programción de intervenciones pertinentes

ALGUNAS PREGUNTAS ¿Quiénes están “afectados” por el problema? ¿Quiénes están “afectados” por el proyecto? ¿Cuáles son los intereses de los diversos actores? ¿Cómo cada grupo percibe el problema? ¿Qué recursos aporta cada grupo? ¿Qué rol institucional cumple cada grupo? ¿Qué actividades se pueden realizar para satisfacer integradamente los intereses de las diferentes personas y grupos?

ANALISIS DE INTERESADOS Conflictos Potenciales Grupos Intereses Problemas Percibidos Recursos y Mandatos Interés en el proyecto Conflictos Potenciales Notas: _______________________________________________________________

ANALISIS DE INTERESADOS Breve Descripción Expectativas del Proyecto Poder (P) (0 a 5) Valor (V) (-3 a+3) Efecto (PxV) (-15 a+15) Interesados A B C D E F

ANALISIS DE LOS INTERESADOS Ejercicio # 2 Hacer una lista de los interesados en el problema y en la(s) solución(es) 2. Analizar, para cada uno de ellos: Breve descripción acerca de su interés Describir sus expectativas del proyecto Estimar su Poder (1 a 5) Evaluar el Valor (-3 a +3) Calcular el Efecto (PxV) (-15 a+15)

CATEGORÍAS DE ANÁLISIS DE INTERESADOS Grupos Intereses Problemas percibidos Recursos y mandatos Interés en el proyecto Conflictos potenciales

Segundo: LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN Objetivos del Proyecto Indicadores e Hitos Medios de Verificacion Supuestos

QUE ES UN OBJETIVO? Es el resultados específicos que deseamos Expresa la descripción de un cambio propuesto Es un resultado medible y observable

UTILIZAR VERBOS FUERTES PARA DESCRIBIR OBJETIVOS DÉBIL FUERTE Coordinar Participar Establecer Ordenar Contribuir Asistir Instalar Erradicar Apoyar Mejorar Reducir Aumentar Integrar Colaborar Hacer Dirigir Aumentar Organizar Llevar a cabo Aconsejar Fomentar Desarrollar Armonizar

ANÁLISIS DE OBJETIVOS Describir la situación esperada Identificar las relaciones medios-fines entre los objetivos (actividades-resultados) Visualizar las relaciones medios-fines en un diagrama (árbol de objetivos) Fin Medio

JERARQUÍA DE OBJETIVOS El Objetivo contribuye al logro de los Resultados Los Componentes son necesarios para lograr el Objetivo, mediante las Actividades (medios) Resultado Objetivo Componente Actividades

ORDENAR SEGÚN CAUSA Y EFECTO Se diseñaron cursos de capacitación para el personal de salud Las Unidades de Salud atienden a las necesidades de la población local Se redujo la morbilidad y la mortalidad El personal de salud mejoró su capacidad de atención

LA LÓGICA DE UN PROYECTO: Una serie de hipótesis lógicas Fin Entonces si Propósito Entonces Componentes Entonces si Actividades si

JERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROYECTOS FIN. ¿PARA QUE? Razón del proyecto. Objetivo al cual contribuye Ej: Cambios en la Situación de Salud PROPOSITO. ¿POR QUE? El impacto (efecto inmediato) del Proyecto Ejemplo: Cambios en las Capacidades Nacionales

JERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROYECTOS RESULTADOS. ¿QUE? Resultados (productos) específicos del proyecto. Responsabilidad Gerencial ACTIVIDADES. ¿COMO? Acciones y recursos para producir el resultado Responsabilidad Gerencial.

EJEMPLO FIN Se han eliminado las enfermedades transmitidas por agua contaminada PROPOSITO La población rural ha adoptado prácticas higiénicas

EJEMPLO PRODUCTOS 1. Trabajadores de la salud capacitados 2. La comunidad ha sido informada sobre técnicas de tratamiento de agua ACTIVIDADES 1. Desarrollar el curriculum 2. Realizar cursos para los trabajadores de salud sobre tratamiento de agua 3. Diseminar técnicas de tratamiento de agua 4. Realizar talleres con la comunidad

ARBOL DE OBJETIVOS Ejercicio # 3 Lo esencial es convertir, paso a paso: El problema en objetivo La causa en actividades (medio) El efecto en resultados (fin)

LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO _______________________________

¿QUÉ ES UN INDICADOR? Es un valor identificable en una variable, que sirve para medir su comportamiento en función del nivel de logro de una meta programada   Son relevantes en el proceso de diseño, seguimiento y evaluación, dado que identifican los aspectos evaluables de la intervención.

LOGROS: SITUACION DESPUES DEL PROGRAMA METAS: SITUACION CON PROGRAMA INDICADOR Especificación cuantitativa de la relación entre dos o mas variables que permiten verificar el nivel de logro alcanzado en el cumplimiento de los objetivos OBJETIVO VARIABLE INDICADORES INDICADORES BASE: SITUACION SIN PROGRAMA LOGROS: SITUACION DESPUES DEL PROGRAMA METAS: SITUACION CON PROGRAMA

ELEMENTOS DE UN INDICADOR Nombre: Expresión verbal que personifica el indicador Atributo: Cualidad del indicador: escolaridad, género, territorio etc. Unidad de medida: Unidad en la que se formula el indicador Fórmula de cálculo: Expresión matemática para medir la modificación de la variable

EJEMPLO Nombre del indicador: Tasa de desnutrición del adulto mayor Atributo: Por comuna Unidad de medida: Número de personas Fórmula de cálculo: Número de adulto mayores de 70 años desnutridos) / (número total de adultos mayores de 70 años)

LOS INDICADORES DEBEN RESPONDER ALGUNAS PREGUNTAS: ¿Cómo están la focalización y la cobertura? ¿Cómo están la coordinación, complementariedad, eficiencia, eficacia y efectividad? ¿Cuáles son sus resultados? ¿El producto satisface los requerimientos? ¿Hay cambios en los beneficiarios? (Impacto)  

INDICADORES Aportan una base medible para evaluar procesos y resultados Nos obligan a clarificar lo que queremos decir en los objetivos Hace más objetivo el reconocimiento del éxito Atributos: Práctico Independiente Específico

EJEMPLO Objetivo Ha mejorado la gestión de los servicios de salud Indicadores El tiempo de espera de los pacientes se ha reducido en un 50% para fines del 2000 en el Hospital Central 2. La satisfaccion de los usuarios ha aumentado en un 50%

EL INDICADOR ES PRÁCTICO Mide lo que es importante en un proyecto: Objetivo: Se han construido mejores casas Indicador malo: Casas rojas y blancas Indicador mejor: 500 casas de 3 dormitorios

EL INDICADOR ES INDEPENDIENTE Utilizar objetivos e indicadores de un mismo nivel para medir el éxito del proyecto Objetivo: Aplicar nueva política de Recursos Humanos Indicadores: Contratación de un consultor externo Diseminación de la bibliografía Congreso Nacional para validar la política ¿Es posible mejorar los indicadores?

EL INDICADOR ES ESPECÍFICO ¿Qué Cantidad? ¿De qué Calidad? ¿Para cuando? (Tiempo) ¿Donde? (a veces) RECUERDE: CCT

INDICADORES Establecen el nivel de desempeño necesario para lograr el objetivo Especifican los elementos necesarios para determinar si se han logrado: Fin Propósito Resultados esperados Actividades

HITOS (Indicadores Intermedios) 80% de la población rural en...con acceso a agua potable en dos años Línea de base a partir del árbol del problema: 50% de la población con acceso a agua potable Hitos (Resultados intermedios): 60% después del primer año 80% después del segundo año

LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO _______________________________

MEDIOS DE VERIFICACION Objetivos: Enunciado Indicadores & Hitos: Clarificación del objetivo CCT Medios de Evidencia necesaria para verificación: verificar el indicador Los indicadores clarificar lo que quisimos decir en el objetivo y su utilidad depende de la disponibilidad y validez de los datos

LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO _______________________________

SUPUESTOS Los supuestos sobre factores externos deben ser explícitos Cada nivel del proyecto debe identificar las condiciones: Necesarias Suficientes para alcanzar la etapa siguiente

CONDICIONES NECESARIAS Y SUFICIENTES

SUPUESTOS: IDEAS CLAVES Un buen diseño de proyecto debe incluir las condiciones necesarias y suficientes para lograr los objetivos del proyecto Los supuestos deben incluir las condiciones y los factores externos al proyecto Implica asumirlos como: Riesgo interno: Hipótesis del proyecto Riesgo externo: Supuestos

SUPUESTOS Condiciones que deben existir para el éxito del proyecto, pero...están fuera del control Objetivo: Aumentar la producción de arroz Hipótesis: Semillas de alta calidad y fertilizante Supuesto: 24 mm de lluvia antes de 30 junio Es una condición crítica sobre la cual el gerente del proyecto tiene poco o ningún control

SUPUESTOS CRÍTICOS I A M L P T O A R B T A A J C A I BAJA ALTA A PROBABILIDAD

FRENTE A LOS SUPUESTOS CRÍTICOS No hacer nada Cambiar el diseño del proyecto Agregar un nuevo proyecto Abandonar el proyecto Clarificar los supuestos: -Comunicar -Identificar lo que excede el control -Compartior las probabilidades de éxito TOMAR UNA DECISION

SUPUESTOS: CÓMO ANALIZAR 1. ¿Es externo al proyecto? Sí No (no incluir ) 2. ¿Es importante? Sí No (no incluir) 3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra? No es probable Probable (=Supuesto) Muy probable (no incluir) Notas: _______________________________________________________________ 4. ¿Puede ser rediseñado el proyecto? Sí (rediseñar el proyecto) No ( supuesto fatal - Pare! )

Tercero: LA ETAPA DE EJECUCIÓN Programar Asignar responsabilidades Formular presupuestos

Igual con las actividades y el presupuesto asociado PROGRAMAR Objetivo: Reducir la tasa de Mortalidad Infantil, en 7% del 2000 al 2003 Período Tres años Año 1: Reducir 0% Año 2: Reducir 1% Año 3: Reducir 2% Igual con las actividades y el presupuesto asociado

RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL Contenidos de los Términos de Referencia: Identificar las responsabilidades de cada uno: Evaluar – Realizar - Supervisar Programar las tareas y la carga de trabajo Definir la remuneración y duración de los contratos

PRESUPUESTO 1. Costo del proyecto Costo de inversiones Capital de trabajo Costo de operaciones 2. Alternativas para presupuesto de operaciones Presupuestos históricos Presupuestos por programas Pago por prestaciones (paquetes) Pago por resultados Pago territorial per cápita

PRESUPUESTO -Determinar las necesidades 3. A partir de la demanda -Determinar las necesidades -Cuantificar las acciones necesarias -Estimar el costo unitario -Calcular el costo total 4. A partir de la oferta -Determinar la oferta -Ajustar a los objetivos del proyecto -Estimar las brechas -Intervenir las brechas

FACTORES DE ÉXITO DIRECCIÓN CONTROL Planificación Organización Dirección Control Comunicaciones CONTROL COMUNICACIONES

FACTORES COMUNES PARA EL EXITO DIRECCIÓN Liderazgo Motivación Delegación de autoridad y responsabilidades Orientación para resultados Organización Plan de trabajo Ambiente de trabajo productivo Conclusión de tareas

FACTORES COMUNES PARA EL EXITO CONTROL Avance físico y financiero (Cronograma y plazos) Supuestos y entorno del proyecto Productividad Informe acerca de discrepancias Información para la toma de decisión Evaluaciones

FACTORES COMUNES PARA EL ÉXITO COMUNICACIONES Acerca de: Progreso y Logros Problemas y soluciones Medios: Formales y no formales Dirigidas a: Contrapartes nacionales Gerencia Equipo del Proyecto Instituciones Financieras/Donantes

RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DEL PROYECTO -Gerenciar todos los recursos -Producir los Resultados Esperados y verificar que contribuyan al Propósito y al Fin -Vigilar el cumplimiento de los Compromisos de Gestión y el compromiso del personal -Vigilar los Supuestos y su comportamiento

RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DEL PROYECTO Debe advertir a la alta gerencia cuando: -El logro de los Resultados Esperados es incierto -Problemas amenazan el propósito del proyecto -Hay cambios en los supuestos y en el entorno del proyecto Debe recomendar acciones correctivas Debe desarrollar a los miembros del equipo del proyecto

Cuarto: LA ETAPA DE EVALUACIÓN SEGUIMIENTO EVALUACIÓN

SEGUIMIENTO Y EVALUACION Se aplican en dos momentos 1. Ejecución del proyecto: Avance físico de obras de infraestructura Avance financiero (estados de pago) Avance en la adquisición e instalación del equipamiento Avance en recursos humanos 2. Proyecto en funcionamiento Operaciones Mantenimiento

SEGUIMIENTO Comparar el avance físico de obras de infraestructura, equipamiento y financiero con: - Gasto en recursos humanos - Gasto en insumos - Seguimiento de las tareas y actividades - Cumplimiento de los indicadores de procesos - Comportamiento del entorno (supuestos) - Explicar las discrepancias: Problemas del proyecto, del entorno y posibles soluciones

CONSIDERACIONES FINALES ¿Cliente o mandante? Los logros y las dificultades Resumen

Informe de Logro A: De: Fecha: Proyecto: Actividad: Estado del Acciones: Próximo Informe de Logro a ser entregado: Autoridades superiores Gerente de Proyecto NN Identifica la actividad y el logro en términos de CCT Compara el logro con los resultados esperados Si fuera necesario, incluye explicación o interpretación del logro Breve análisis del estado de ejecución del proyecto en general Indica las próximas decisiones importantes a tomar Indica si los plazos y presupuestos previstos siguen siendo válidos Identifica las acciones en curso para la próxima toma de decisiones Si fuera necesario, solicita acciones por parte de las autoridades e indica la fecha en que se requiere que se tomen las acciones Identifica el siguiente informe a ser preparado y la fecha en que será presentado Notas: _______________________________________________________________

Informe de Alerta A: De: Fecha: Proyecto: Actividad: Problema: Impacto y Alternativas: Acción: Autoridades superiores Gerente del Proyecto NN Identifica la Actividad o Componente que no puede producirse en CCT Indica la naturaleza del problema y su origen Analiza el impacto sobre la producción del Componente en cuanto a CCT Presenta alternativas de solución y las ventajas y desventajas de cada una Recomienda la mejor alternativa Especifica las acciones ya tomadas Solicita acciones adicionales a personas con poder de decisión e indica la fecha en que habría que tomarlas Notas: _______________________________________________________________

Resumen sobre Diseño de Proyectos OBJETIVOS Claridad/Acuerdo Causa/Efecto METAS E INDICADORES Realista Cantidad, Calidad, Tiempo RELACIÓN CON FACTORES EXTERNOS Supuestos ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD DEL GERENTE Responsabilidad Contratación Factibilidad Monitoreo/Evaluación Marco Lógico Notas: _______________________________________________________________