Evaluación Documental en la Universidad de Costa Rica: Un abordaje desde la Ciencia Jurídica Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos - CUSED

I. Marco Normativo Ley Orgánica de la Universidad de Costa Rica N° 362 del 26 de agosto de 1940. Constitución Política de la República de Costa Rica, 7 de noviembre de 1949: “Artículo 84: La Universidad de Costa Rica es una institución de cultura superior que goza de independencia para el desempeño de sus funciones y de plena capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones, así como para darse su organización y gobierno propios. Las demás instituciones de educación superior universitaria del Estado tendrán la misma independencia funcional e igual capacidad jurídica que la Universidad de Costa Rica. (…)”.

I. Marco Normativo Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica, publicado en el Alcance N° 52 a La Gaceta Oficial N° 56, del 22 de marzo de 1974. Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, aprobado por el Consejo Universitario en sesión N° 5282, artículo 5, celebrada el 3 de setiembre de 2008.

I. Marco Normativo La Universidad tiene una independencia de rango constitucional. Esto significa que no tiene que someterse a la aprobación de entes externos para decidir sobre la organización y conservación de los documentos que produce; pero también implica que debe implementar las medidas idóneas para proteger responsablemente el patrimonio que le ha sido encomendado.

II. Importancia Jurídica de la Producción Documental Expresión del acto administrativo: Acto jurídico de la Administración con un contenido, motivo y fin particulares, según un elenco de competencias asignadas. Capacidad probatoria: El operador jurídico verifica la validez y eficacia del acto universitario, acredita su carácter legítimo frente al particular y deja testimonio de las actuaciones de las autoridades ante los órganos contralores y jurisdiccionales.

II. Importancia Jurídica de la Producción Documental Transparencia y rendición de cuentas: Una adecuada gestión documental universitaria sirve para coadyuvar en la toma de decisiones transparentes e informadas, y consolidar una política de rendición de cuentas. Acceso a la información: Una eficiente producción documental permite garantizar el efectivo Derecho a la Información y el respeto al Derecho a la Intimidad.

II. Importancia Jurídica de la Producción Documental Series documentales de especial relevancia jurídica: Expediente administrativo: Ficción jurídica que otorga a un grupo de documentos el carácter de unidad documental lógica. Existencia de un proceso administrativo que los aglutina. Debido Proceso, afectación de derechos de particulares. Requisitos formales y sustantivos, secuencia lógica de actuaciones y resoluciones.

II. Importancia Jurídica de la Producción Documental Series documentales de especial relevancia jurídica: Actas de órganos colegiados: Testimonio de sesiones, deliberaciones y acuerdos que adoptan los colegios universitarios. Modelo democrático de toma de decisiones en la estructura universitaria. Conformación de la voluntad del órgano, suma de voluntades con arreglo a requisitos formales y sustantivos, votaciones, quórum, sistemas de mayorías.

II. Importancia Jurídica de la Producción Documental Series documentales de especial relevancia jurídica: Resoluciones de alcance particular: Actos resolutivos que otorgan o afectan derechos académicos, laborales o civiles de sujetos. Son susceptibles de impugnación por los medios normados – recursos administrativos. Aspectos formales y sustantivos acreditan la validez del contenido, fin y motivación del acto.

III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED Órgano interdisciplinario encargado no sólo de aprobar tablas de plazos de conservación y eliminación, sino también de establecer directrices en materia de valoración, selección y eliminación de documentos, y de evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico-cultural de los documentos que produce la Universidad.

III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED Trabajo interdisciplinario y transversal, función proactiva. Intercambio de puntos de vista de la compleja estructura y el variado quehacer universitarios. “Conversación de saberes” relacionados con la gestión documental universitaria: Administración, Archivística, Derecho, Historia, entre otras. Experiencia del grupo de trabajo.

IV. Conclusiones El universo de lo jurídico es más que leyes y reglamentos; incluye prácticas, estructuras y procesos que deben tomarse en cuenta para formular soluciones jurídicas a los problemas universitarios. No se trata sólo de conocer el Derecho Positivo, sino también de apropiarse de los sistemas de interpretación y razonamiento jurídicos para dar contenido vivo al mandato normativo, a los imperativos de “deber ser”.

IV. Conclusiones La labor del operador jurídico debe tomar en cuenta los valores que el ordenamiento propugna, la forma en que ellos permearán los procesos y productos documentales en la Universidad. Al conocer los valores y fines que pretende alcanzar una norma jurídica, es posible que sean esos principios, en un contexto determinado, los que en definitiva le den contenido y la conviertan en Derecho vivo.

IV. Conclusiones Velar por la conservación del patrimonio documental constituye no sólo un derecho de la Institución, sino también un deber a cuyo cumplimiento compelen los fines y principios de la propia Universidad. Todas las instancias universitarias que produzcan documentos deben implementar los mecanismos necesarios y suficientes para garantizar la efectiva conservación y correcta gestión documental.