FINANCIERA DE INVENTARIOS UMSA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS FINANZAS I ADMINISTRACION FINANCIERA DE INVENTARIOS Lic. Ángel Quisbert Blanco

objetivo Identificar la responsabilidad del área de producción y de finanzas en la administración del inventario. Presentar los conceptos relacionados con la administración financiera de inventarios. Identificar los problemas típicos resultantes de la administración de inventarios. Plantear y desarrollar una solución básica de cálculo del "lote económico de inventario", aplicando el modelo básico de administración y control de inventarios.

ROL DE LAS DIFERENTES ÁREAS FUNCIONALES DE LA FIRMA EN RELACIÓN AL INVENTARIO proceso teórico de producción, inventario y ventas. Anualmente, la Gerencia de Comercialización de la empresa estima el pronóstico de las ventas correspondientes al próximo periodo (trimestre, semestre, o algún otro periodo). En base al pronóstico de ventas, la Gerencia de Producción determina, entre otros aspectos, la cantidad de materia prima, materiales e insumos necesarios para producir el volumen requerido para las ventas del próximo periodo. El documento que la Gerencia de Producción prepara en base al pronóstico de ventas es el "programa de producción".

ROL DE LAS DIFERENTES ÁREAS FUNCIONALES DE LA FIRMA EN RELACIÓN AL INVENTARIO Asimismo, la Gerencia de Producción deberá determinar las cantidades mínimas y máximas necesarias de existencias de inventarios, y muy especialmente el tamaño del lote óptimo de inventario, por cada una de las materias primas, materiales e insumos que utiliza en el proceso de producción. Cuando el proceso de producción se está desarrollando, la Gerencia de Producción mantiene una relación más estrecha con la administración del inventario de materias primas, materiales e insumos, siendo el control físico de su responsabilidad.

ROL DE LAS DIFERENTES ÁREAS FUNCIONALES DE LA FIRMA EN RELACIÓN AL INVENTARIO Cuando los productos han sido terminados, la Gerencia de Comercialización los ofrece para su venta, aplicando la estrategia comercial que hubiera diseñado para el efecto. Por su parte, la Gerencia Financiera debe proveer los recursos necesarios para la compra oportuna de las materias primas, materiales e insumos, bajo las mejores condiciones de precio y calidad; asimismo, debe ejercer el control físico valorado del inventario, el control de sus costos; debe asegurar la reposición periódica del inventario, y su constatación periódica. Según la anterior descripción, las tres áreas funcionales de la empresa están relacionadas con la administración del inventario (a veces llamado "bienes de cambio") , y por tanto, en la práctica las tres áreas funcionales clásicas de la firma deben coordinar sus esfuerzos para administrar del mejor modo el inventario de la empresa.

ROL DE LAS DIFERENTES ÁREAS FUNCIONALES DE LA FIRMA EN RELACIÓN AL INVENTARIO La mencionada coordinación puede realizarse así: Si las ventas reales tuvieran un comportamiento menor al esperado, entonces la Gerencia de Comercialización debe advertir de este hecho a las otras dos áreas funcionales, para evitar que la firma adquiera una cantidad de inventario de materias primas mayor al requerido; inmovilizando de esta manera innecesariamente recursos financieros. Y evitando que, el inventario de productos terminados se acumule excesivamente con los mismos efectos descritos anteriormente. Es importante considerar que, el ritmo de ventas determina las necesidades de adquisición y reposición de inventarios. Las necesidades de inventario determinan las necesidades financieras de recursos a ser destinados a la compra de inventarios. Si el promedio de existencias de inventarios fuera muy alto o muy bajo es una responsabilidad de la Gerencia de Producción alertar de este hecho a las otras dos áreas funcionales.

ROL DE LAS DIFERENTES ÁREAS FUNCIONALES DE LA FIRMA EN RELACIÓN AL INVENTARIO A la Gerencia Financiera para que adopte las medidas financieras para destinar la cantidad de recursos necesaria para ajustar las existencias promedio de inventario. A la Gerencia de Comercialización para que sus esfuerzos mercadotécnicos comprometan los niveles de productos terminados que la firma es capaz de producir. Si la Gerencia de Finanzas estuviera en incapacidad de financiar las cantidades requeridas de materias primas, este hecho debe ser conocido por las otras dos áreas funcionales para que, los esfuerzos de producción y ventas se adapten a las posibilidades reales de adquirir inventarios.

CONDICIONES MÍNIMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración física del inventario debe estar asignada a una unidad específica, que reciba los bienes del inventario, los almacene, manipule, y entregue a la fábrica. Esta unidad debe: (1) Mantener el registro físico" individualizado de los bienes, y (2) Identificar las cantidades mínimas y máximas de cada uno de los bienes de inventario. • La unidad de contabilidad de la empresa debe mantener un registro físico valorado de los bienes del inventario.

El control del inventario debe consistir en: La verificación periódica de existencias, comparando el saldo según el registro con el recuento físico de las unidades. Si los artícul os que forman parte del inventario fueran muy numerosos y de valores unitarios muy diversos, este control seria difícil de aplicar en una sola vez respecto a todo el inventario. En cuyo caso podría aplicarse una verificación por el método "ABC", que consiste en clasificar los bienes del inventario en tres categorías: Categoría A. Artículos de alto valor monetario unitario, y bajo número de unidades en existencia. Ejemplo, repuestos electrónicos, maquinas, etc. Categoría B. Artículos que se encuentran en situación intermedia, entre los dos extremos anteriores, en valor unitario y cantidades de existencia. Categoría C. Artículos de bajo valor monetario unitario y abundante cantidad, como tornillos, empaquetaduras, etc.

CONCEPTOS RELATIVOS AL INVENTARIO Clases de inventarios.- Los inventarios pueden clasificarse en inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados. Cada una de estas clases de inventarios tiene ciertas particularidades. Materias primas: La expresión materia prima se refiere a las materias extraídas directamente de la naturaleza; sin embargo, al tratar el tema de inventario se denomina materia prima a la materia extraída de la naturaleza y a los productos terminados (por otros productores u otros procesos) que la firma utiliza como materias primas para producir bienes.

CONCEPTOS RELATIVOS AL INVENTARIO El registro físico valorado incluye información acerca del ingreso, salida y saldo de existencia de almacén, tanto en cantidades como en valores monetarios. La materia prima se ve formando parte del producto terminado. La imputación del costo de la materia prima es clara y fácil, porque se puede determinar la cantidad de materia prima utilizada para fabricar una unidad del producto terminado.

CONCEPTOS RELATIVOS AL INVENTARIO Productos en proceso: Los productos en proceso son aquellos artículos que aún no han sido terminados, por lo tanto, el inventario de productos en proceso tiene carácter transitorio, pues, la firma no tiene el propósito de crear inventarios de productos en proceso. El valor del inventario de productos en proceso es la suma del valor de las materias primas, mano de obra directa y gastos de fabricación utilizados en el proceso de producción de bienes que aún no fueron terminados. La cantidad y el valor del inventario de productos en proceso dependen de las características propias del proceso de producción y del ritmo de producción.

CONCEPTOS RELATIVOS AL INVENTARIO Productos terminados: Son los bienes que fueron procesados y terminados y están listos para ser vendidos. La cantidad de productos terminados depende del ritmo de ventas de la firma; sin embargo, la Gerencia de comercialización debe definir cuál es la cantidad mínima necesaria de existencia de productos terminados para que la firma no pierda clientes al no poder satisfacer su demanda. Asimismo, se dice que, el inventario de productos terminados otorga flexibilidad a las ventas. El administrador financiero debe estar muy atento a un crecimiento anormal del inventario, porque ello implica que: (1) El comportamiento de las ventas no es el esperado, o (2) Que el ritmo de producción ha aumentado. El efecto de una acumulación excesiva de inventario ocasiona la inmovilización de recursos pagados como costo de la materia prima, sueldos y salarios, gastos de fabricación, etc., transformándolos en bienes que no tienen probabilidad de ser vendidos (inmovilizados); la pérdida de liquidez, y disminución de la rentabilidad.

Características particulares del inventario El inventario es parte del capital de trabajo, y es el que normalmente tiene mayor valor monetario comparado con los otros activos circulantes. Asimismo, el inventario es el activo circulante con menor liquidez relativa (debe recordarse que por esta causa, el inventario se excluye de los activos circulantes al calcular el Índice de prueba acida). El inventario es una acumulación inmovilizada de dinero de la firma, previa a la venta de los bienes, de tal manera que, si las ventas no se concretaran la acumulación de inventario representarla una pérdida, siendo la única alternativa viable su venta una drástica reducción del precio.

PROBLEMÁTICA FINANCIERA RELATIVA AL INVENTARIO Inversión promedio en inventarios Anteriormente se mencionó que, el inventario es una inversión, porque las utilidades brutas en ventas, y en última instancia las utilidades netas se generan gravando un cierto porcentaje sobre el valor (costo de artículos fabricados) del inventario de productos terminados, en el que todos los otros inventarios tienden a convertirse. Consecuentemente, como toda inversión genera un rendimiento. Para que, la rentabilidad sobre esta inversión (inventario) sea óptima es necesario que el monto invertido sea el menor posible, ya que el monto del rendimiento no se modificará al cambiar el nivel de inventario. Por lo comentado, la firma mantiene inversión en inventario de materias primas, productos en proceso y productos terminados; y la inversión en inventarios debe ser la suma aritmética de los inventarios promedio de dichos inventarios.

OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL INVENTARIO El objetivo de la administración financiera del inventario es mantener un nivel de inventario que no perjudique el proceso productivo ni las ventas de productos terminados; sin embargo, el nivel de inventario no debe ser excesivo para no disminuir la rentabilidad de la firma. Este mismo objetivo puede ser enunciado de la siguiente manera: No mantener un inventario innecesariamente alto, ni tan bajo que perjudique la producción o las ventas. El cumplimiento del objetivo anterior plantea varios problemas típicos de la administración del inventario:

Es necesario determinar el nivel óptimo de inventario cuya acumulación no ponga en riesgo el proceso de producción ni las ventas. Mantener el nivel óptimo de inventario demanda el ejercicio del control del inventario. A su vez, el nivel de inventario depende de: La cantidad que la firma pide a sus proveedores periódicamente de materia prima, o que produce de artículos terminados. La frecuencia de consumo del inventario de materias primas, y la frecuencia de ventas de los productos terminados. El nivel de inventario, es decir la cantidad de bienes en el inventario tiene un costo que representa la inversión en inventario físico. Los pedidos de inventario tienen un costo que tambien afecta al costo del inventario.

Con propósitos de análisis, los diferentes costos se clasifican en dos grupos: Costos de mantener el inventario Costos de hacer el pedido del inventario La suma aritmética de ambos es el costo total del inventario

Modelo de lote económico de inventario La gráfica del modelo de lote económico de inventario que será utilizado como base para el análisis de los aspectos financieros y la administración del inventario. El modelo se refiere básicamente a la cantidad de bienes del inventario a ser acumulada, consumida y a ser repuesta, a través del tiempo. Cantidad de inventario Tiempo

Gráfico 1. Modelo del lote económico de inventario con demanda cierta, reposición instantánea y consumo uniforme del inventario. En el eje horizontal del plano cartesiano se representa el tiempo desde To hasta Tn. Asimismo, en el eje vertical se grafican las cantidades del inventario representadas por Q. El momento T0 la firma pide la cantidad de inventario T0-Q1, que es acumulada instantáneamente. Este inventario es consumido a un ritmo constante y va disminuyendo desde Q1 hasta T1, Q1-T2. Luego la firma repone el inventario en forma instantánea desde T1 a Q1; T2 a Q1, y así sucesivamente.

COSTO DE MANTENER EL INVENTARIO La firma incurre en un conjunto de costos al mantener cierta cantidad de inventario, los costos más importantes generalmente son los siguientes: Costo del capital invertido: Este costo depende de cómo financia la firma la compra del inventario, por lo que existen dos alternativas: Costo de financiar el inventario mediante crédito, en cuyo caso el interés sobre el inventario medio representa el costo de financiar el inventario. Costo de oportunidad que la firma deja de ganar, al financiar el inventario con recursos propios. El cálculo del costo de oportunidad se realiza multiplicando la tasa del costo de oportunidad por el inventario medio.

Conservación (bajo condiciones especiales) Ejemplo de un caso Tal como se ilustró en el caso práctico los costos típicos de mantener el inventario generalmente consisten en: Inversión Almacenamiento Seguros Mermas Depreciaciones Conservación (bajo condiciones especiales) Ejemplo de un caso

Costo de hacer el pedido de inventario (o de reposición de inventario) Como se ha indicado anteriormente, se trata de gastos más bien que de costos, sin embargo, convencionalmente al tratar el tema de inventarios se los denomina costos. Generalmente son de carácter administrativo y comprenden la cuota parte del sueldo del personal de la firma que se ocupa de hacer el pedido, de los gastos de recabar cotizaciones, comunicaciones ya sean por fax, teléfono, etc. Su característica principal es que, el costo de pedir es independiente de la cantidad del pedido, por lo que generalmente son gastos administrativos fijos.

ANÁLISIS NUMÉRICO DEL LOTE ECONÓMICO DE INVENTARIO El modelo del lote económico del inventario que fue presentado en el Gráfico 1, con propósitos descriptivos, puede también ser determinado en base a análisis numérico. Esta sección trata de la determinación del lote económico del inventario a partir del análisis numérico. cantidad de inventario debe pedir la firma, y cuantas veces por año debe hacerlo, de tal manera que incurra en el menor costo.

Análisis algebraico del lote económico del inventario El costo total del inventario es igual a la suma del costo anual de mantener el inventario más el costo anual de pedir. Si convencionalmente se adopta la siguiente simbología: CTI = costo total del inventario CMI = costo anual de mantener el inventario CFI = costo anual de pedir el inventario Entonces se puede escribir: CTI = CMI + CPI (1)

A su vez, el CMI es igual al costo unitario de mantener el inventario (U) multiplicada por la cantidad promedio de inventario (Q/2): CMI = U * Q/2 (2) Asi mismo, el CPI es igual al costo por pedido (P), multiplicado por el número de pedidos al año; sin embargo, otra forma de expresar el número de pedidos al año, es dividiendo las unidades necesarias al año (T), entre la cantidad por pedido (Q) : CPI - P * T/Q (3)

En el gráfico 2 se observa que, en el punto en el que el costo total del inventario llega al mínimo, lar. curvas del costo de mantener el inventario y el costo del pedido del inventario se interceptan, lo que significa que ambos costos, en ese punto, son iguales. Por lo tanto, la ecuación (1) puede escribirse así: CMI - CPI (4) En la relación (4) se puede reemplazar los valores de CMI (2) y del CPI (3), estableciendo la siguiente relación. U * q/2 = P * T/Q (5)