Sistema de Comunicaciones Documentales Comdoc III

Motivos del uso del sistema El seguimiento manual es muy engorroso si no se sabe la fecha de inicio del trámite. Un seguimiento informático permite saber el área en que se encuentra el expediente, el área responsable de llevar el trámite, los pasos que lleva hasta el momento. Y lo más importante, no es necesario saber la fecha de inicio del mismo, se puede ubicar con datos parciales, como el causante, o una parte del título.

¿Cómo funciona? Todo expediente en la UADER se crea en la Mesa de Entradas, a partir de una nota que lo solicita o ingresa ya formado desde otro organismo.

¿Cómo funciona? Mesa de Entradas es la encargada de registrar los expedientes en el sistema, ya sea que ingresen o se creen.

¿Cómo funciona? Luego según la naturaleza del expediente es transferido al área que más se adecúe para realizar el trámite, dicha área será el área responsable del mismo y será la encargada de seguir el trámite dentro de la UADER.

¿Cómo funciona? Esta área, a su vez, puede requerir informes o expediciones de otras áreas para completar el trámite por lo cual transfería temporalmente el expediente a dichas áreas para que resuelvan.

¿Cómo funciona? Esta transferencia se conoce como pase. Generalmente se deja constancia del pase en un libro de pases en el cual se anota los datos del expediente la fecha del pase y se firma la conformidad del que lo recibió, está constancia es la prueba de que el expediente está bajo la responsabilidad de área que lo recibió, cuando este expediente sea devuelto, la constancia se dejará anotada en otro libro de pases. Cada área debe tener su propio libro de pases para dejar constancia del circuito que llevó el expediente.

¿Cómo funciona? El sistema ComDocII registra esta actividad de pase, de tal manera que no hay que ir libro por libro para seguir el camino del expediente. Si por alguna razón la información presentada por el ComDocII difiere con la de los libros de pases, el marcado por los libros de pases es el que se toma como verdadero, ya que son documentos firmados.

¿Qué nos puede informar el sistema ComDocIII? las áreas por donde pasó cuanto tiempo estuvo áreas responsables correcciones que ha recibido documentos con los que está vinculado notas de avances  

Busqueda  Tiene una gran potencia, se puede buscar entre otros ítems por: Número de CUDAP Título parcial Texto parcial Originante Fecha de inicio áreas responsables áreas de paso

Operaciones Básicas Recibir Expediente Una vez que llega el expediente a nuestra área, firmar el libro de pases y aceptarlo por el sistema Transferir Expediente Una vez terminado el expediente, transferirlo por sistema, llevarlo al área y hacer firmar el pase

Detalles de la Transferencia En el momento de transferir se puede agregar el motivo de la transferencia y además permite imprimir un remito para que sea firmado si no se usa un libro de pases.

Operaciones en Mesa de Entrada Recibir documentación externa a la UADER. Crear Expedientes. Anexarles elementos. Desglosarlos. Enmendar errores. Cambiar responsable.

Notas Una nota es un documento, un expediente es una carpeta Los expedientes pueden contener notas Las notas siguen el mismo circuito que los expedientes. (Se reciben por Mesa de Entrada y esta las distribuye). Las notas pueden ser generadas por un área en particular. Si la nota es de área a área dentro del mismo organismo (por ej: Rectorado) no necesita pasar por Mesa de Entradas.

Notas La transferencia y recepción de las notas se realizan de la misma forma que con los expedientes. Si la nota se genera en nuestra área se da de alta en el sistema que le asignará un número de nota único para identificarla Si es una nota particular de uno de los agentes del área esta tiene que entrar por Mesa de Entradas como cualquier nota externa.

Archivo Una vez finalizado el trámite de un expediente o una nota estos se archivan. Si existe un área de Archivo el expediente se transfiere a dicha área para ser archivado, luego se marca como archivado en el sistema. Sino existe se archiva en el área responsable de seguir el trámite. Normalmente las notas se archivan en el área de finalización. Los expedientes y notas pueden desarchivarse.

Acceso al Sistema Se accede a través de una conexión a Internet. Se usa solo un navegador Web como Firefox o Internet Explorer. Se posee un nombre de usuario y contraseña.

Problemas Encontrados No se usa el sistema Porque el trámite es urgente. Porque si ya lo pasamos por libro para que hacerlo por sistema. Se dan los casos que un expediente ya fue físicamente archivado y en el sistema todavía figura en poder de un área. Se cae Internet

Soluciones No se usa el Sistema Se cae Internet Mesa de Entradas no recibe ningún expediente sin el pase por sistema. Si es urgente hacemos el pase por libro y luego por sistema cuando vuelve la conexión

FIN