Lineamientos generales para la integración del P3e 2009 Sesión Conjunta: Consejo Técnico de Planeación Consejo Técnico de Finanzas

Modelo de Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación

Componentes básicos del modelo (1) Planeación Presupuestación Programación Evaluación Y Control Modelo de Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación 1() Miklos y Tello

Círculo P3e

En nuestra Universidad, la planeación es un ejercicio continuo. En este año de 2008 llevaremos a cabo la actualización del Plan de Desarrollo Institucional. Ante una realidad cambiante, hemos encontrado en la planeación estratégica y en la reingeniería valiosas herramientas para orientar el trabajo de la institución, y por lo tanto influir en su entorno e interno para cumplir nuestra misión y lograr nuestra visión. Planeación

La programación es el proceso analítico que establece los objetivos y las metas a alcanzar, las actividades a llevar a cabo para lograrlas, los agentes responsables de efectuarlas, los recursos y los gastos que requeridos por las operaciones el tiempo, los puntos de control del trabajo, el sistema de medición para conocer avances y logros. Programación

Un presupuesto es la estimación financiera anticipada, generalmente anual, de los egresos e ingresos que una organización o institución requiere para estar en condiciones de realizar las actividades previstas en sus programas y proyectos de acción a fin de cumplir con sus funciones. En el contexto del sistema de Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación (P3e), los proyectos representan el insumo básico de la presupuestación. Los datos que de ellos se obtienen, permiten a la institución definir criterios uniformes y estandarizar los procesos de solicitud y asignación de recursos, y se transparente y optimice el manejo de los recursos y tiempos. Presupuestación

Evaluación La evaluación tiene como fin determinar sistemática y objetivamente la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de todas las actividades, a la luz de sus objetivos. En el contexto del sistema P3e, la evaluación es un proceso que permite brindar información oportuna y pertinente para la toma de decisiones de los niveles directivos de la Red Universitaria, a fin de contar con los elementos suficientes para consolidar las políticas, planes y programas instrumentados y conducir a la Red hacia el logro de su misión, visión, objetivos y metas.

Características de los proyectos

El proyecto debe estar alineado a los Planes de Desarrollo, es decir, estar orientado al cumplimiento de los objetivos, de los lineamientos estratégicos y de las metas plasmadas dentro del Plan (Planeación). El proyecto debe estar orientado a la obtención de resultados, además de contar con temporalidad para su ejecución (Programación). El proyecto debe estar ligado al uso eficaz y eficiente de los recursos (Presupuestación). El proyecto debe facilitar el seguimiento y evaluación de las actividades (Evaluación). Características de un proyecto

Tipos de Proyectos Existe la clasificación de los proyectos en tres tipos, con base en los fines que persigue la Institución: Proyectos para el Desarrollo de Funciones Sustantivas Proyectos de Funcionamiento (Gastos Administrativos) Proyectos de Representación Institucional

Definición y Elementos Básicos de un Proyecto PROYECTO Conjunto de acciones afines cuya finalidad es configurar la realización concreta de un determinado propósito por una unidad responsable, el cual debe de someterse a una evaluación, para poder llevar a cabo de manera eficiente y eficaz el o los fines concretos y específicos para los cuales fue elaborado. PROYECTO Conjunto de acciones afines cuya finalidad es configurar la realización concreta de un determinado propósito por una unidad responsable, el cual debe de someterse a una evaluación, para poder llevar a cabo de manera eficiente y eficaz el o los fines concretos y específicos para los cuales fue elaborado. Justificación Breve descripción de los motivos fundamentales por los que es necesario la realización del Proyecto Justificación Breve descripción de los motivos fundamentales por los que es necesario la realización del Proyecto Recursos Metas Cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir el cumplimiento de un objetivo Metas Cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir el cumplimiento de un objetivo Objetivo general La descripción cualitativa de lo que se pretende lograr a través de la realización del proyecto Objetivo general La descripción cualitativa de lo que se pretende lograr a través de la realización del proyecto Actividades Acciones que se llevan a cabo para cumplir los objetivos y metas de un proyecto, consistentes en la ejecución de ciertos procesos o tareas Actividades Acciones que se llevan a cabo para cumplir los objetivos y metas de un proyecto, consistentes en la ejecución de ciertos procesos o tareas Objetivo Particular Expresión cualitativa de un propósito particular Pueden ser mas de uno por el objetivo general del proyecto Objetivo Particular Expresión cualitativa de un propósito particular Pueden ser mas de uno por el objetivo general del proyecto Indicadores Buscan la comparación entre las resultados reales, en relación con los estimados Indicadores Buscan la comparación entre las resultados reales, en relación con los estimados Nombramiento Contratos

Justificación Para la construcción de la justificación, es importante responder lo siguiente: ¿ Qué importancia tiene? ¿Qué problemática (s) resuelve? ¿Qué abona a las Misiones y Visiones de la Unidad/Dependencia /Institución? Objetivo Meta Indicador Es la representación de una situación futura como propósito de acción. Debe expresar la finalidad y no el medio. Empezar con un verbo en infinitivo que sea de acción o logro. Declarar la meta susceptible de medición. Establecer la dimensión espacial. Especificar la dimensión temporal. Expresar el qué, el cuándo y el cuánto o con qué y evitar el por qué y el cómo. Debe medir efectivamente el referente de interés (pertinencia). Debe de registrar variaciones significativas en lo medido (sensibilidad). Debe proveer información sobre los problemas sustantivos y por ende, de ser útil para la toma de decisiones. Debe ser posible de contar con la información necesaria para la construcción del indicador (viabilidad). Actividades Recursos En elaboración de las actividades es necesario considerar las siguientes interrogantes: ¿Qué actividades deben de hacerse en paralelo? ¿Qué actividades requieren de que otras estén concluidas para poder empezarlas? ¿Qué actividades deben de correlacionar sus resultados? Recursos Materiales. Deben ser acordes a lo establecido en las actividades: Descripción/Fondo/Cuenta/Ministración. Recursos Humanos. Capacidad suficiente para desarrollar las actividades y cumplir con las metas. Personal de base. Contratos. Definición y Elementos Básicos de un Proyecto

Estructura de un proyecto en el sistema SIIAU Objetivo Particular 1 Objetivo Particular 2 Objetivo Particular n Meta 1 Meta n Meta 1 Meta n Meta 1 Meta n Actividad 1 Actividad n Actividad 1 Actividad n Actividad 1 Actividad n Actividad 1 Actividad n Actividad 1 Actividad n Actividad 1 Actividad n Nombramientos 1 Nombramientos n Recursos 1 Recursos 2 Recursos n Contrato1 Contrato n PROYECTO Año Eje estratégico Objetivo Estrategia Programa Programa FIP´s Objetivo general Tipo de Proyecto Justificación PROYECTO Año Eje estratégico Objetivo Estrategia Programa Programa FIP´s Objetivo general Tipo de Proyecto Justificación

Cronograma y niveles de integración de los proyectos

Cronograma para la elaboración del Presupuesto de Ingresos y Egresos 2009 (Inicial) 2008

Niveles de integración de los proyectos Integración

Recomendaciones para la elaboración de proyectos

La suma de los recursos del gasto programable de todos los proyectos deben coincidir con el techo presupuestal asignado a su entidad. Así mismo deberán elaborarse los proyectos correspondientes a la estimación de los ingresos autogenerados para el ejercicio presupuestal 2009.

En la programación de contratos laborales (individuales de trabajo) y civiles (prestación de servicios profesionales y/o técnicos asimilables a salario), deberá elegirse la opción “contratos” para su captura. Recomendaciones para la elaboración de proyectos

Los recursos para prestación de servicios profesionales y/o técnicos no asimilables a salario (honorarios puros), deberán presupuestarse como recurso material en la cuenta contable 7230 “Servicios de Asesoría, Informáticos, Estudios e Investigaciones con Personas Físicas”. Recomendaciones para la elaboración de proyectos

Los recursos para la adquisición de: Bienes muebles e inmuebles, Animales de trabajo y de reproducción que requieran para el desempeño de sus actividades, Mobiliario y equipo para la administración, Maquinaria y equipo de producción con sus accesorios y herramientas para su funcionamiento, Deberán presupuestarse como recurso material en la cuenta contable 75XX “Bienes muebles e inmuebles”, indistintamente del valor de adquisición de estos. Recomendaciones para la elaboración de proyectos

Los recursos para pago de horas extras del personal administrativo se deberán presupuestar como recurso material en la cuenta contable 6210 “Remuneraciones Personal Administrativo”. Recomendaciones para la elaboración de proyectos

Norma 2.23 A la Secretaría General le corresponderá realizar los pagos correspondientes por concepto del mantenimiento y servicios del “Edificio Cultural y Administrativo Enrique Díaz de León”. La Coordinación General de Tecnologías de Información efectuará los pagos que correspondan por el uso y mantenimiento del conmutador general del propio edificio. Recomendaciones para la elaboración de proyectos

Información a considerar para 2009

La suma de los proyectos de cada entidad, deberá coincidir con los montos asignados, según PIyE 2009 (todos los fondos). La programación de recursos podrá realizarse en una sola ministración. La solicitud de recursos deberá efectuarse conforme a las necesidades para la realización del proyecto, considerando que será sujeta a la disponibilidad de recursos institucionales.

Las comisiones por servicios bancarios, deberán de disminuirse de los productos financieros generados por éstas en el mes que se generen. Para el ejercicio de recursos asignados como extraordinarios, (ampliaciones presupuestales o recursos no presupuestados), invariablemente deberán de elaborarse proyectos (todos los fondos). Información a considerar para 2009

La programación de recursos para pago de contratos laborales y asimilables a salarios, deberá de registrarse en el apartado de contratos que se localiza en el módulo de captura de proyectos en SIIAU. IMAGEN Información a considerar para 2009 Servicios personales

Los recursos programados para pago de incidencias (tiempo extra, prima dominical, período vacacional, etc.), y para contratos laborales y asimilables a salarios, deberán ser registrados en el proyecto correspondiente, y éstos no serán entregables para la dependencia (todos los fondos). Los recursos para pago de incidencias del personal administrativo, deberán programarse como recurso material en el título 62. La cancelación de cheques, deberá efectuarse a más tardar 30 días posteriores a la fecha de emisión de la nómina. Información a considerar para 2009 Servicios personales

Para la inversión de los saldos de recursos, es necesario notificar el monto disponible, número de cuenta, plazo y persona/contacto para desahogar cualquier aclaración, al correo electrónico Se deberá informar el listado de cuentas bancarias que actualmente se están operando, según formato. Los productos financieros deberán ser reintegrados a la Dirección de Finanzas, en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente (Norma 2.18 del presupuesto de ingresos y egresos 2008). Información a considerar para 2009 Ejercicio presupuestal

Mensualmente se deberá enviar a la Dirección de Finanzas el registro de las instrucciones de inversión, según formato. Información a considerar para 2009 Ejercicio presupuestal

Verificar en la página del SAT que los documentos comprobatorios de gasto que reciben no sean apócrifos. No efectuar préstamos al personal con cargo a recursos institucionales. No realizar pagos a beneficiario distinto al proveedor que expide la factura. Actualización del Clasificador por Objeto del Gasto. Información a considerar para 2009 Comprobación del gasto

Información a considerar para 2008

La comprobación de recursos del programa Picasa entregados a las dependencias de la Red Universitaria por la Dirección de Finanzas, deberá de realizarse a través de los formatos establecidos por esta Dirección y disponibles en la página La comprobación de recursos del programa Picasa entregados por la Coordinación General de Recursos Humanos serán comprobados ante esa Coordinación. La comprobación del gasto de los fondos institucionales participables deberá de realizarse en SIIAU Web Información a considerar para 2008 Recomendaciones generales

Información a considerar para 2008 Comprobación del gasto

La solicitud de depósito a cuenta concentradora proveniente de reintegro de recursos materiales no ejercidos, será a través del Rol: Finanzas Entidad Presupuestal, en el módulo: Solicitud Reintegro RM no ejercido Información a considerar para 2008 Comprobación del gasto

Apoyo para la actualización de datos en la ficha básica de SIIAU, especialmente RFC y CURP. Uso del sistema SIIAU-Web 2005 La cancelación de cheques emitidos por las cuentas ejecutoras, deberá efectuarse a más tardar 30 días posteriores a la fecha de emisión de la nómina. Registrar en sistema los cheques emitidos por la cuenta ejecutora en un plazo no mayor de treinta días a partir de la emisión del mismo. Información a considerar para 2008 Comprobación del gasto

Realizar la conciliación del ejercicio presupuestal 2008 con la Dirección de Finanzas, según calendario de programación. Información a considerar para 2008 Comprobación del gasto

Programación y aplicación de bienes inventariables. Capítulo Codificación de IVA. Mencionar los anexos incluidos en la carpeta Temas para comentar por la Dirección de Finanzas

Anexos en la carpeta entregada por la Dirección de Finanzas. Calendario para la conciliación de las entidades de la Red Universitaria con la Dirección de Finanzas Adeudos Formato de solicitud de servicios de la DF Formato para la notificación de la inversión Formato para el reporte de los productos financieros Temas para comentar por la Dirección de Finanzas

Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios

1.- Es importante que todos los recursos sean erogados y comprobados respetando las fechas que establecen las normas del Presupuesto para el Ejercicio de Recursos y en caso de no utilizar los recursos proceder a reintegrarlos a Dirección de Finanzas. 2.- Los rendimientos financieros que se generan en las cuentas bancarias de inversión no son depositados oportunamente a la Dirección de Finanzas, se debe de realizar el depósito. 3.- Los cheques que se elaboran no se encuentran resguardados bajo llave. Se sugiere que los cheques sean resguardados bajo llave para evitar posibles extravíos o complicaciones. Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios

4.- Es de suma importancia se proceda a la actualización de las conciliaciones bancarias y realizarlas mensualmente para identificar oportunamente partidas en conciliación. En las conciliaciones bancarias existen cheques en circulación cuya antigüedad es superior a 3 meses. Al elaborar las conciliaciones bancarias se deben firmar por quién es el responsable de elaborarlas, y por el Secretario Administrativo, esto para deslindar responsabilidades respecto de ésta información tan importante. 5.- Los Centros Universitarios realizan préstamos al personal docente a cuenta del pago de nómina. Se debe evitar esta práctica agilizando los trámites de contratación del personal ya que se considera una desviación a los recursos entregados. Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios

6.- El resguardo de las chequeras no es el adecuado ya que se tienen en lugares de riesgo al alcance de personas ajenas, por lo que es conveniente se tengan resguardadas en un lugar seguro y bajo llave. En general las dependencias no cuentan con todos los estados de cuenta en original de sus cuentas de cheques respectivas. Es conveniente se tengan en original éstos documentos para tener una evidencia más concreta de los movimientos de sus cuentas. 7.- Al entregar los recursos, por aquellos cheques en que no se recabe en el momento el comprobante fiscal, se debe elaborar una carta compromiso para que en caso de presentarse algún problema de comprobación se pueda turnar la cuenta al Abogado General, contando con el soporte legal. Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios

8.- En ingresos propios, no se tiene la certeza que se reporten a la Coordinación de Finanzas todos los ingresos auto-generados por el Centro. Se sugiere la segregación de funciones y una revisión constante por parte de Coordinación de Finanzas sobre los ingresos que percibe el Centro. 9.- No coinciden los ingresos propios que reporta la Dirección de Finanzas con los del Centro, esto debido a que no se lleva control en los Centros sobre estos ingresos. Se debe tener personal para el control, revisión y conciliación de los ingresos que genera el Centro, con Dirección de Finanzas. Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios

10.- Al revisar la aplicación de los recursos que Dirección de Finanzas entrega al Centro Universitario observamos que en algunos casos se realiza el gasto, antes de obtener los recursos para dichos proyectos, tomando recursos de otros proyectos Los vales de despensa que se entregan según lo establecido en el contrato colectivo para Personal Administrativo o Académico están bajo el resguardo de la Unidad de Nominas, que no cuenta con la seguridad necesaria para su protección. Consideramos urgente que se establezcan mecanismos adecuados de control para evitar cualquier tipo de contingencia. Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios

12.- El almacén y la bodega de artículos obsoletos no se encuentran acomodados, aún cuando sean artículos obsoletos se debe tener un orden. Se tiene mercancía sin identificar en los anaqueles, lo que ocasiona que sólo el encargado sepa el producto que se encuentra dentro del almacén. Se debe de llevar acabo un inventario físico de la totalidad de los materiales existentes actualizando el sistema de control de inventarios. En las instalaciones de los almacenes se encuentra mobiliario inservible que no ha sido remitido fuera del Centro, es necesario realizar las gestiones necesarias para dar de baja el mismo. Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios

13.- En los almacenes se tiene mercancía que no se encuentra registrada en el sistema del inventario del almacén de consumibles, así mismo se detectó que personal de Servicios Generales hace retiros de materiales sin dejar evidencia de lo que se llevan. Es importante tener un control de la existencia de los materiales controlando las entradas y salidas. No se tiene control de acceso de personas ajenas al área de almacén, lo que provoca que haya libre tránsito de personas y aun cuando existe un responsable del almacén puede suceder que ingrese personal no autorizado y sustraiga mercancía del mismo. Es conveniente se tengan controles de seguridad en cuanto al personal que ingresa al almacén. Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios

14.- Se encontraron notas de remisión, para traslado de mobiliario y equipo sin firma ni sello de las dependencias que recibieron el bien. Creemos conveniente que no se entregue el activo sin antes tener las firmas de que éste se recibió. Al realizar los inventarios físicos al almacén de consumibles con frecuencia se encuentran diferencias. En ocasiones ingresan al área de almacén en horas inhábiles para tomar los materiales que requieren, sin que esté presente el responsable del mismo, por lo que es conveniente que se establezcan políticas encaminadas a salvaguardar y controlar el material existente en el almacén. Observaciones más frecuentes en los Centros Universitarios