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Papeles de Trabajo en la Auditoría Gubernamental MBA. Solange Pérez Montero

Comparativo NAGU vs Normas Generales de Control Gubernamental Papeles de Trabajo-NAGU Documentación auditoría - NGCG El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas en forma de papeles de trabajo. Constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría.   En: NAGU 3.50 Se debe organizar, preparar y conservar la documentación que sustente el desarrollo de la auditoría. La documentación de auditoría debe estar apropiadamente organizada, clasificada y referenciada en los archivos de auditoría, constituidos por una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o digitales, según la normativa específica que establezca la Contraloría. En: numeral 7.24

Plan de auditoría y sustento, Comprende: Plan de auditoría y sustento, Evidencia obtenida ¿cómo? Análisis y conclusiones respecto a evidencia Informes emitidos *Evidencia documental del trabajo del auditor y cumplimiento de las NGCG. *Conjunto de cédulas y documentos conteniendo información. *La Guía de Papeles de Trabajo aprobada con la RC N° 152-95-CG, del 18.12.98, norma la base doctrinaria y técnica para la elaboración, organización y referenciación; así como la confidencialidad, propiedad y custodia de la documentación de auditoría.

Objetivos de los Papeles de Trabajo Requisitos Formas Objetivos Papeles de Trabajo

Se originan de las cédulas matrices. Cédulas Auxiliares Cédulas Sumarias Cédula Matriz Cédulas Analíticas Cédula principal Presenta en forma global montos objeto del examen o áreas (procesos)a examinarse Se originan de las cédulas matrices. Presentan las diferentes cuentas de un rubro o secuencia de una transacción o área operativa o proceso.

Encabezamiento de los P/T (Entidad) Universidad “La Esperanza” (Tipo Examen) Examen Especial al Área de Abastecimiento (Período) Del 01.Ene.98 al 31.Dic.2000 (Título) Licitaciones Públicas

La eficiencia de un auditor se mide en sus P/T. DESCUIDO HÁBITOS DE TRABAJO DESORDENADOS PENSAMIENTOS DESORDENADOS DEFICIENTE VERIFICACIÓN DESINTERÉS

…información que debe ser consignada en los papeles de trabajo. …fallas comunes en la elaboración de los papeles de trabajo.

*Signos elaborados para identificar y explicar procedimientos de auditoría realizados. *Indican la naturaleza y extensión de la verificación aplicada en cualquier etapa. *También se les conoce como símbolos, claves, tildes.

Con significado uniforme Estandarizadas. Tienen el mismo significado para todas las auditorías. Con leyenda a criterio del auditor Significado no convencional. Significado adecuado a cada caso e indicado en c/u de las hojas de trabajo.

Uso del lápiz o lapicero rojo. El supervisor empleará lápiz o lapicero de color distinto. Su significado debe incluirse en la última hoja de cada rubro o área examinada, utilizando hojas de 14 columnas. No se deben registrar sin haberse efectuado el procedimiento.

Cotejado, comprobado, correcto. Verificado y revisado con documentación sustentatoria. Sustentatoria:Verificado con libros oficiales y auxiliares de contabilidad y registros presupuestales. Suma correcta vertical. Suma correcta horizontal. Cálculo verificado.

Circularizado. Circularización confirmada. Verificación física. Operación autorizada. Pago Posterior. Cobro Posterior.

Colocada bajo una cantidad en un registro, para señalar la última partida del período actual que se haya examinado. En el balance de comprobación al lado de una cuenta para indicar que será necesario elaborar una cédula respecto a dicha cuenta. S Cuando la cédula de auditoría mencionada en el inciso anterior ha sido concluida. S Cuando un comentario ha sido investigado y a su vez aceptado, o bien que se haya ajustado y aceptado. Ejemplos tomados de Principios Básicos de Auditoría de Arthur W. Holmes CPA.

...Ejemplo de Marcas de Auditoría con leyenda a criterio del auditor Efectuado recuento en forma selectiva. N/A No Aplicable A,B,C... Observaciones C/I 1, C/I 2 ... Observaciones

Archivos de auditoría Archivo Permanente Archivo Corriente Se custodia la información de la entidad que no es de naturaleza variable y que será importante en los próximos ejercicios. Custodia la información de la auditoría en curso. (También llamado archivo de la auditoría en curso.)

Clasificación de los Archivos ARCHIVOS CORRIENTES ARCHIVO PERMANENTE. II .- DE PLANIFICACIÓN (L) I .-PERMANENTE (P) III.- CORRIENTE DE AUDITORÍA FINANCIERA (F) IV.-CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN (G) V.- DE EXAMEN ESPECIAL (E) VI.- COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS (OC O DR) VII .- RESUMEN DE AUDITORÍA (R) VIII.- DE CORRESPONDENCIA (C) IX .- OPCIONAL (O) X .- VARIOS (V)

ENTIDAD AUDITADA: ENTIDAD NN SIGLAS: NN UBICACIÓN: LIMA UNIDAD: DEPART. MEDIO AMBIENTE Y CULTURA. TIPO DE AUDITORÍA: EXAMEN ESPECIAL ÁREA A EXAMINAR: ABASTECIMIENTO PERÍODO EVALUADO: DEL 01 DE ENE.2011 AL 31 DIC.2012 FECHA INICIO: 15.05.2013 FECHA TÉRMINO: 15.07.2013 CATEGORÍA: NOMBRE Gerente Juan Ramos Gálvez Sub Gerente Alicia Cárdenas Pinedo Supervisor Carlos Martínez Laos Encargado Mirian Hernández Luján Auditor José Luis Amador Alva Auditor

II. Archivo de Planificación I. Archivo Permanente Incluye información general de la entidad que no es de naturaleza variable y que será relevante en los siguientes ejercicios. Se le ha codificado con la letra “P”. Debe mantenerse actualizado de año en año. Su contenido se encuentra regulado desde el “P 1” hasta el código “P 19”. Documentos que han perdido su vigencia, deben excluirse del archivo permanente y formar parte del archivo corriente de la última auditoría en que dejaron de ser aplicables. Su nueva ubicación debe referenciarse en el índice del archivo permanente. II. Archivo de Planificación Contiene la documentación relacionada con el proceso de la planificación específica. Se le ha codificado con la letra “L”. Su contenido se encuentra regulado hasta el código “L 13”.

Archivo de Comunicación de Hallazgo Archivo Corriente Contiene información relacionada con la auditoría en curso. Al término de la auditoría, este archivo sirve para demostrar el debido cumplimiento del programa, lo que es ratificado con la firma de los auditores revisores. Archivo de Comunicación de Hallazgo Incluye la información relacionada con la comunicación de hallazgos, en cumplimiento de la NGCG. Para los hallazgos cursados se utiliza el código “OC”. Para las aclaraciones o comentarios recibidos se utiliza el código “DR”.

Archivo Resumen de Auditoría Archivo de Correspondencia Incluye el resumen general del trabajo de la auditoría (Puntos pendientes superados, última versión del Informe, Memorándum de Control Interno, Carta de Representación, etc.). Se le ha codificado con la letra “R”. Su contenido se encuentra normado hasta el código “R 11” Archivo de Correspondencia Incluyen todos los memorandos y oficios remitidos y recibidos por la Comisión de Auditoría durante el proceso de la auditoría. Para la Correspondencia Remitida se utiliza el código “C1”. Para la Correspondencia Recibida se utiliza el código “C2”.

Archivo Opcional Archivo varios Incluye información relacionada con los objetivos del examen, pero que por su naturaleza, cantidad y variedad se separan, para un manejo práctico y eficiente. Listado de Inventario Físico, Listado de Cuentas por Cobrar, Pagar, etc. Para su codificación se utiliza el código “O”. Archivo varios Se incluirán papeles de trabajo y documentos sustentatorios relacionados con temas complementarios y ampliaciones efectuadas por el auditor en el examen practicado. Para su codificación se utiliza el código “V”.

El auditor debe conservar la información que ha obtenido durante la actividad de control. Debe agruparla y ordenarla en archivos o legajos. El Manual de Auditoría Gubernamental no ha definido los tipos de archivos. Archivos individuales muy gruesos, son difíciles de manipular y se deterioran rápidamente con el uso. Cada archivo debe tener un índice.

ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN EXAMEN ESPECIAL ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA FINANCIERA ARCHIVOS CORRIENTES

Criterios uniformes de referenciación Referencia cruzada Índice de papeles de trabajo Índice y referencia cruzada de los papeles de trabajo

NGCG (7.27) De acuerdo al principio de reserva, está prohibido que durante la ejecución de la auditoría se revele documentación de auditoría. En caso que sean citados en hallazgos y no obren en la entidad, deben ser entregados a los auditados para presentación de sus comentarios.

¿A quiénes pertenecen lo P/T? ¿Cómo cautelar su integridad y reserva? A los órganos conformante del Sistema Nacional de Control y a las SOAS designadas por la Contraloría General. ¿Cómo cautelar su integridad y reserva? Asegurándose de que el ambiente proporcionado a la comisión de auditoría cuente con la seguridad necesaria. Evitando dejar los P/T en lugares accesibles al público. ¿Qué tiempo deben pertenecer lo P/T en el archivo? Guardándolos en las noches en armarios o credenzas bajo llave. Guardando bajo llave la información clasificada como «confidencial» cuando no se utilice. En los viajes , cuando sea necesario llevar los P/T a un hotel, deben guardarse en maletín bajo llave.

Los P/T deben retenerse hasta el fin del año fiscal, después del período de 10 años desde la emisión del informe o informes sobre el examen, a no ser que el tema siga siendo contencioso o de interés corriente después de ese tiempo.

¿Cuál es el objetivo de una correcta supervisión y revisión de los papeles de trabajo? *Certeza razonable de que la auditoría se a ejecutado adecuadamente y que se encuentra correctamente documentado. *Eficiencia y economía al evitar regresar a la entidad por información adicional. *Oportuna depuración de los P/T para lograr un archivo integrado y conciso. *Seguridad de que los P/T están correctamente terminados.

Revisión por parte del auditor encargado Revisión por parte del supervisor de la comisión Supervisión a nivel gerencial

"Aseguramiento de la calidad del proceso de Examen Especial, en su etapa de ejecución - organización de papeles de trabajo"