Autoestudio : 3 Pruebas del Tiempo Nivel Senior Fecha: 17/06/2011 Organización y Administración del Tiempo Nivel: 1 Semestre: 2 Ejecutivo Staffing

Administración del Tiempo Itinerario Formativo » 3 Pruebas del Tiempo Administración del tiempo El tiempo es uno de nuestros recursos mas valiosos. Al analizar el uso del tiempo podemos descubrir la manera más eficaz de emplearlo, tanto en el trabajo como fuera de éste. La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. Hasta cierto punto, todo el mundo tiene que planificar su tiempo, ya sea en el hogar o en el trabajo, o en ambos. El orden con el que realiza las tareas cotidianas repercute sobre la satisfacción que obtiene de la vida. Mucha gente ha aprendido a administrar bien su tiempo, y eso aumenta la productividad de la jornada laboral; además el tiempo libre se vuelve mas satisfactorio. Algunas de las características del tiempo son:  Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  Puede ser un recurso escaso, si no se administra y se asigna en relación a la importancia de las actividades diarias.  Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.  No se puede comprar.  No se puede atrapar, detener o regresar.  Es uno de los recursos más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.  Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Actitudes cambiantes Las actitudes respecto al tiempo cambian constantemente. Muchos de estos cambios se deben a las nuevas tecnologías, que afectan el trabajo, los viajes y las comunicaciones. Internet, el correo electrónico y los teléfonos celulares han convertido el intercambio de información en algo instantáneo. Desplazarse sobre todo a grandes distancias, se ha vuelto más rápido y barato. El aumento de las opciones disponibles permite que podamos hacer mas cosas cada día, pero también ha aumentado la presión sobre el tiempo del que disponemos. Por este motivo es muy importante usar el tiempo de una manera más eficaz y productiva.

Itinerario Formativo » Administración del Tiempo La administración del tiempo: factor determinante El uso, el manejo y "administración" del tiempo son los factores más importantes en nuestras vidas. Esto se refleja de manera significativa en todos los contornos de nuestros quehaceres diarios, en el trabajo que desempeñamos, los deberes familiares, nuestro cuidado personal y en lo que podemos denominar el disfrute de un "tiempo de calidad”. Aproximadamente a mediados del siglo pasado la sociedad en general se vio forzada, por razones principalmente económicas, a valorar el tiempo de una manera más objetiva. Este cambio se produce, en parte, por la inserción de la mujer en los mercados laborales, ya que los ingresos saláriales de los hombres no eran suficientes para sostener un nivel de vida adecuado o digno en sus hogares. El nuevo milenio y la globalización acentúan aun más el sobreprecio de este recurso y, por consiguiente, debemos analizar algunos puntos referentes a la efectiva y objetiva administración del tiempo. En las comunicaciones: La nueva "Era Digital" y las "Nuevas Tecnologías", en rápida evolución vertical, dictan que las comunicaciones no sean solo objetivas sino precisas, ahorrando así tiempo. Lo que se ahora se necesite comunicar en diez palabras debe ser más objetivo y entendible que lo que anteriormente tomaba veinte palabras. El lenguaje tiene mucho que ver con las comunicaciones y el uso efectivo del tiempo. Las comunicaciones o información emitidas vía documentos impresos, aunque necesarias, consumen mayor tiempo que las transmitidas por correo electrónico, Internet o Telecomunicaciones. Otras de las ventajas que estas ofrecen son el que no ocupan una gran cantidad de espacio físico, son mucho más rápidas de acceder y pueden ser salvaguardadas con un nivel alto de seguridad.

Itinerario Formativo » Administración del Tiempo La Planificación: La planificación o estudio previo de cualquier acción o proyecto es un prerrequisito tanto en lo personal como también en el área empresarial. Esto, aunque consume algún tiempo para desarrollar, el producto final es el ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero. Un Plan de negocios o personal debe de ostentar una serie de requisitos para poder llegar de la no- existencia a la existencia: Debe, de inicio, tener una meta realista y alcanzable en un tiempo real. La planificación y el estudio logístico debe ser profundo tomando en consideración las posibles vertientes y variables que pudiesen presentarse. Sus fundamentos deben de estar establecidos bajo el concepto del no-rompimiento de la ruta critica siguiendo un orden de razonamiento y pensamiento más bien lineal;  El rompimiento de esta o la falta de linealismo dilataría la meta y, por consiguiente, se manifestarían como grandes perdidas de tiempo, esfuerzos y dinero. También hubiese el alto riesgo de la no-realización del proyecto o meta. La ejecución: Para ejecutar necesitamos los dos primeros requisitos la "comunicación" y la "planificación". A estos dos ingredientes indispensables debemos añadirles este último, la “ejecución”, siendo obviamente el más importante, pues va a ser el producto final o meta. En la ejecución también hay parámetros de valorización del tiempo. Algunos de ellos son: El cumplimiento de la planificación a cabalidad sin perder de vista el objetivo. Un constante y eficiente flujo comunicativo utilizando las tecnologías más avanzadas posibles y usando la menor cantidad de material orgánico escrito, por ende, mayor velocidad de trasferencia informática y menor desgaste de tiempo y energías. El seguimiento de la ruta critica y el pensamiento lineal pero con la capacidad ejecutoria de la improvisación lógica sin la violación de lo mencionado previamente. Recordemos que para el poder gozar de una vida sin estrés y para poder disfrutar de "tiempo de calidad" es necesario tener no solo la objetividad de poder ejecutar acciones o proyectos valorando el tiempo sino que debemos entender el concepto del tiempo mismo.

Itinerario Formativo » Administración del Tiempo La relatividad y la experiencia, su aplicación en los negocios Albert Einstein estableció el concepto y la teoría de la relatividad del tiempo, no es fácil de entender y mucho menos cuando tratamos de aplicar este al ámbito laboral o de negocios. Al igual, este ilustre científico dijo en una ocasión que; "la única realidad es la experiencia", o sea, la "no-experiencia es la ausencia de la realidad" Estos dos puntos, la relatividad del tiempo y la realidad estrictamente basada en la experiencia son, de hecho, dos importantísimos aspectos a considerar en el mundo de los negocios y sus operaciones. Tomate un tiempo para pensar Cuando estamos ocupados es fácil no reflexionar sobre lo que ha ido bien o lo que no ha ido tan bien. Pero debemos evaluar nuestro método de trabajo para descubrir qué ha ocurrido y por qué. Así podrás determinar las causas que te han llevado a resolver, o no, a tiempo una tarea. Esta labor requiere concentración, pero no demasiado tiempo. Basta con que dediques la última hora del viernes para pensar cómo ha ido la semana. Además, sólo debes evaluar los trabajos a los que volverás a enfrentarte y aquellos en los que el resultado no ha sido tan satisfactorio como esperabas. Eso sí, cuando reflexiones sé objetivo. Piensa en qué medida la culpa está en los otros pero reconoce tus errores, es el único modo de mejorar. Finalmente, incluye algunas notas en la carpeta de “para la próxima vez”. A partir de ahí, no inviertas más tiempo en el tiempo perdido. Dirige tus esfuerzos hacia el futuro. La manera de emplear el tiempo es un hábito; reflexiona sobre estos hábitos y corrígelos. La recompensa será poder controlar el trabajo y tener tiempo para concentrarte en los aspectos mas importantes. Evalúa tu jornada… es muy fácil dedicar demasiado tiempo a tareas rutinarias. Pregúntate: en la actualidad ¿como distribuyo mi jornada? ¿Malgasto el tiempo? Lleva un registro del tiempo… puedes sorprenderte al descubrir cuanto tiempo pasas hablando con compañeros y cuanto puedes dedica r a cosas realmente importantes. Fija Prioridades… decide qué tareas son las más importantes, las que requieren una atención inmediata. Planifica la jornada… selecciona las tareas que puedas llevar a cabo en un día, se realista. Equilibrar las exigencias… las prioridades pueden cambiar porque recibimos información constantemente, cuando recibas cualquier información nueva, vuelve a evaluar tu lista de prioridades.

Itinerario Formativo » Administración del Tiempo Momentos de tranquilidad… necesitas tiempo para ti mismo; tiempo para reflexionar, evaluar prioridades y concentrarte en tareas difíciles o prioritarias. Racionaliza las tareas… es importante realizar las tareas más exigentes del día en los momentos de mayor capacidad física y mental. Para una administración eficaz del tiempo es esencial mantener un registro preciso de citas y compromisos próximos. Planifica con una agenda. Piensa en positivo Piensa en positivo para planificar con éxito: la tarea mas desagradable parecerá sencilla. Sé consciente de las tareas que le resultan particularmente placenteras; deben estar bien repartidas a lo largo del día. Evita el estrés, cuando se está muy ocupado es necesaria cierta determinación para encontrar el tiempo necesario para pensar como emplear las próximas horas de un modo productivo. Desde un punto de vista psicológico resulta útil planificar las actividades porque permite controlar el tiempo; esto te ayudará a evitar el estrés y a alcanzar tus objetivos. Haz cambios inmediatos Se ordenado, esto te ayuda a evitar que algo se pierda entre los montones de papeles que puedas tener. Evita interrupciones, en ciertos momentos todo el mundo necesita concentrarse sin que lo interrumpan. Mantente al día, la información cambia constantemente. Así como la mayor parte de la información de hoy será obsoleta mañana, a media que pasa el tiempo también cambia nuestra perspectiva de lo que es pertinente. Elije cuando hacer llamadas, reserva una hora del día para llamar; haz una lista de todas las llamadas que debes realizar durante el día. Programa tiempo libre, es importante hacerlo diariamente para recargar las pilas nuevamente.

» Administración del Tiempo BIBLIOGRAFÍA Jack Fleitman Libro evaluación integral hacia modelos de calidad Jack Fleitman HINDLE, Tim. (1998). La Administración del Tiempo. Barcelona: Grijalbo.