Combinar Correspondencia Guía II de Excel Combinar Correspondencia Material desarrollado por : Profesor Guillermo verdugo Bastias Colegio Polivalente York Primer Semestre año 2008

En esta guía aprenderemos a poder llevar los datos ingresados en una planilla de Cálculos Excel a un formato confeccionado en Microsoft Word, esto se puede realizar si utilizamos la herramienta Combinar correspondencia . Antes de comenzar debemos tener en cuenta lo siguiente: 1.- Tener una planilla de Calculo con datos, como por ejemplo la Planilla de notas que han desarrollado 2.- Diseñar un formato de Informe de Notas en Microsoft Word Y luego debes de seguir los pasos que se indican en esta guía de aprendizajes. Nota: Para ayudarte en el trabajo la planilla se encuentra desarrollada solos debes hacer pequeños cálculos que tu ya manejas solos debes hacer click en la imagen que aparece a continuación y se descargara un archivo de Excel que Debes guardar

Lo Primero que debes hacer es seleccionar los datos como se muestra en la figura y luego ir a Archivo Área de Impresión Establecer área de impresión

Después de haber establecido área de impresión debemos guardar el archivo en una ubicación dentro del PC , de preferencia guardaremos en Mis Documentos o Escritorio de Windows Debes observar la línea punteada eso indica la selección de Área de impresión

En la Figura podemos observar que usaremos Escritorio para guardar la planilla y el nombre del archivo será Base de Datos.

Microsoft Word

En Microsoft Word diseñaremos el Formato de Informe de Notas, para hacerlo iremos al Menú Tabla opción Dibujar Tabla como se muestra en la Figura.

Para dibujar el formato utilizaremos el Botón que se indica con recuerde el puntero del mouse cambiara a un Lápiz con el cual podrá confeccionar el formato que se muestra en la figura

Luego de haber diseñado el formato iremos a la barra de menú Herramientas opción Combinar Correspondencia y seguir los pasos que a continuación se observaran en las siguientes figuras.

Paso 1 Crear luego Carta Modelos

Paso 1 Crear luego Carta Modelos Y apretar Ventana Activa

Paso 2 Origen de datos opción abrir origen de Datos

Abrir origen de Datos y elegir tipo de archivo Paso 3 Abrir origen de Datos y elegir tipo de archivo

Paso 4 elegir la opción área de impresión

Paso 5 Modificar Documento Principal para insertar los campos

Paso 6 insertamos los campos según corresponda

Paso 7 Apretaremos el botón que se indica

Repasemos lo aprendido Primera Acción: Abrir Planilla de Notas Segunda acción: Seleccionar los datos de la planilla, ir a menú archivo Área. de impresión opción establecer área de impresión . Tercera acción: Guardar la planilla de notas en una ubicación del PC , de preferencia Mis Documentos o Escritorio de Windows Cuarta acción: abrir programa Microsoft Word, luego ir a menú Tabla, dibujar tabla. Quinto acción: Confeccionar el formato Informe de Notas con los datos que se solicitan. Sexta acción: Ir a menú Herramientas opción Combinar Correspondencia . Séptima acción: Primer paso: Crear opción Carta Modelo. Segundo Paso: Obtener Datos opción abrir origen de datos. Tercer Paso: Elegir la opción Área de Impresión e elegir Modificar Documento Principal. Cuarto Paso: Ir botón insertar campos de combinación e insertar los campos según corresponda en el Formato. Quinto paso: Apretar el Botón Combinar en un nuevo Documento de la Barra combinar Correspondencia. Eso es todo . Buena Suerte

@ www Profesor Guillermo Verdugo Consulta o dudas Messenger gverdugob@hotmail.com @ Email gverdugob@gmail.com gverdugob@hotmail.com www Sitio Web http://www.gverdugob.tk http://www.guillermoverdugo.tk Dpto. de Informática Educativa – Proyecto Enlaces Colegio Polivalente York Año 2008