Planificación de Proyectos Carol Castro N. (y Luis Hevia)

Elementos Básicos de un Proyecto Tiempo Recursos Costos Calidad Presupuesto Calidad Tiempo Costo Nivel de calidad Plazo de Entrega

Caso Modelo de un sistema de Control basado en Planes Pronóstico Plan Informe/ Evaluación Seguimiento/ Control

Pronóstico Planificación a largo plazo, es lo que hay que hacer para poder así cumplir con las metas. Definir claramente los objetivos Presupuesto Actividades en las que se descompone Duración Recursos

Pronóstico Un pronóstico debe ser usado para mejorar la propia predicción a través de una comparación de pronósticos contra valor real a alcanzar.

Plan Un plan desglosa un pronóstico en incrementos más pequeños. Es una forma ordenada para organizar el futuro, debe ser realista y esta relacionado con las capacidades. Cuando se genera un plan se debe conocer y comprender lo siguiente: ¿Cuánto trabajo (volumen)?, ¿tiempos?, ¿estándares?, ¿objetivos?, ...

Ventajas del Plan Tener un mejor control de flujo de trabajo (entradas y salidas) Establece metas de avance contra su progreso. Agrega una dimensión de predicción al trabajo. Permite producir trabajo de cierta calidad a tiempo, al menor costo posible. Optimiza la solicitud de recursos.

Seguimiento y Control Es tan importante como las etapas anteriores. Seguimiento: recopilación de datos sobre el funcionamiento real del proyecto. Control: comparar la evolución real con el plan inicial, tomando medidas correctivas.

Informe y Evaluación Diferencias entre pronóstico y realidad: Duracion de las actividades Costos Recursos Etc. Los principales inconvenientes que surgen de la gestión de proyectos no son inherentes a las técnicas en sí, sino de la capacidad y experiencia de los responsables

Planificación del proyecto Si no tenemos tiempo para pensar, ¿tenemos tiempo para rehacer las cosas una y otra vez? Planificar significa pensar el viaje antes de hacerlo, en un esfuerzo por apartarse de problemas potenciales. Planificar es un esfuerzo conjunto que une voluntades hacia un objetivo común.

Ventajas de la planificación Unificación de criterios, todos caminamos hacia un mismo fin Importancia de los resultados, hitos, calidad Importancia del tiempo Innovación Posibilidad de problemas: Descubrir / Evitar

¿Por qué no planificamos? Estamos orientados a producir resultados tangibles e inmediatos. Los resultados de la planificación no son nunca inmediatos y son difícilmente identificables. Si solo existe una solución ante un problema, entonces no existe solución.

Una Buena Planificación Una planificación buena ha de ser: aceptada por todos los participantes, y que todo el mundo crea en ella. Para esto ha de ser realista. La probabilidad de éxito es más función de fe y confianza, que de realismo.

Estimaciones Una estimación es: La más exacta y honesta apreciación sobre los recursos necesarios para desarrollar los productos de un proyecto.

4 Formas de estimar recursos Experiencia: usar el conocimiento adquirido en proyectos o sistemas similares. Juicio Experto:Único, grupo de expertos Analogía Relacionamiento (una parte me sirve de referencia). Algorítmico: contiene los factores de productividad claves, que se derivan del pasado. Se introducen las características propias de nuestro proyecto, relativas a los factores de producción.

4 Formas de .... Basado en los recursos (Parkinson): consiste en ver de cuanto personal y durante cuanto tiempo se dispone de el. “El trabajo se expande hasta consumir todos los recursos disponibles” (Ley de Parkinson)

4 Formas de .... Basado exclusivamente en el mercado: precio para vender. Lo importante es conseguir el contrato. El precio se fija en función de lo que creemos que está dispuesto a pagar el cliente. Si se usa en conjunción con otros métodos puede ser aceptable, para ajustar la oferta. Peligro si es el único método utilizado.

Entradas al Proceso Listado Actividades Descripción Producto Dependencias Obligatorias Dependencias Externas Restricciones Suposiciones Dependencias Discretas

Una Tarea debe Incluir Definición de la tarea (Descripción) ¿Qué se debe realizar? Entradas y su origen ¿Qué necesito para realizar esta tarea? ¿Qué tarea(s) debe(n) haberse hecho antes de esta? Entregas y su destino ¿Cuales son los entregables de esta tarea? ¿Que debe seguir a lo que hacemos ahora?

Una Tarea debe Incluir Criterios de aceptación Restricciones Calidad del entregable Restricciones Son los factores que limitan las opciones del equipo de desarrollo. Son impuestas por el cliente o la dirección de la empresa desarrolladora. Ejemplo: personal del que se dispondrá.

Una Tarea debe Incluir Supuestos Pasos necesarios para completarla Factores que se consideran verdaderos durante la planificación. Tienen un grado de riesgo y no cumplirse durante el desarrollo. Están directamente relacionados con los riesgos del proyecto. Ejemplo: Se dispondrá de un PC en casa del cliente. Pasos necesarios para completarla Tiempo y recursos para cada paso

Ficha de tarea Número: 3.1. Nombre: Diseño B.D. Descripción: Se diseñara la base ... Esfuerzo Estimado: 2 semanas/hombre Recursos: 1 Diseñador …, sala de reuniones … Duración: 2 semanas Supuestos: Criterios de aceptación: Entregables:Estructura de implementación de la B.D. Antecesoras:2.1(D. Obligatoria); 2.2(D. Externa). Sucesoras: 4.2

Dependencias de Tareas Dependencias obligatorias: Se suelen deber a la necesidad de disponer de un entregable que es punto de partida en la tarea. “Prueba del programa XYZ”, debe ser precedida de “Codificación del programa XYZ” Dependencias discrecionales: Las que define el equipo del proyecto. Hay que ser cautelosos, pueden condicionar la programación del proyecto en el futuro. Se basan en: Las “Mejores Prácticas”, Se prefiere una secuencia por que será más fácil de controlar, Limitaciones en la asignación de personal.

Dependencias de Tareas Dependencias externas: Vienen impuestas desde el exterior. Se refieren a la interdependencia: Con otros proyectos. Con empresas externas o contratos y no podemos ejercer ninguna presión. Una actividad no puede comenzar hasta que no disponer de un producto ajeno. Ejemplo: pruebas de programas sobre el Hw.

Estimación de la duración de las actividades

Representación Gráfica de la ordenación de tareas Existen varios métodos para representar de modo visual la secuencia de tareas. Diagrama de Gantt. Diagrama de precedencias. Diagrama de flechas.

Diagrama de Gantt. Es el diagrama más antiguo y quizás el que más se utiliza para trabajar. Se representa en un cuadro de doble entrada: En el eje horizontal se representa el tiempo, En el eje vertical las tareas, Cada tarea se representa como un rectángulo situado a la altura de la tarea y que va desde el comienzo a la finalización de la tarea.

Diagrama de Gantt TAREAS Especificar Necesidades Diseño Programas Diseño Base de Datos Realización Esquema Codificación Programas Pruebas 0 2 4 6 8 10 12 14 16 SEMANAS

Diagrama de Gantt Inconvenientes: Ventajas: No muestra explícitamente la relación entre tareas. En proyectos con muchas tareas es complicado de crear. Ventajas: Es fácil de entender por todo el mundo. Se puede aplicar para representar la utilización de recursos.

Diagrama de precedencias Se trata de un grafo ordenado totalmente. Las tareas se representan como nodos. Las relaciones entre tareas son los arcos. Todos los nodos tienen el mismo tamaño y pueden contener mucha información sobre la tarea.. Los arcos van desde la tarea antecesora a la predecesora, indicándolo con una flecha..

Diagrama de precedencias

Diagrama de precedencias Es la forma de representación más habitual en programas informáticos, junto al Gantt. Al utilizar sistemas informáticos para generar los diagramas, se pueden establecer relaciones del tipo: Fin a Comienzo Comienzo a Fin, Comienzo a Comienzo y Fin a Fin

Diagrama de flechas. Es una representación dual a la anterior. Las tareas se representan como arcos. Los nodos son sucesos puntuales en el tiempo, muestran que se ha alcanzado un estado, al concluir todas las tareas que llegan a el. Aparecen actividades ficticias para asociar estados parciales.

Diagrama de flechas. Hay diversas formas de abordar estos cálculos, aquí veremos una muy intuitiva. Las fechas importantes en cada tarea. Pasos: Calculo de las fechas para cada tarea en un proyecto. Definición y obtención del camino crítico.

Ejercicio

Ejercicio A B 1 2 C E D I J K 3 4 6 7 8 9 G F H 5

Resultados de la Planificación El tiempo mínimo para la finalización del proyecto. Las actividades criticas. El tiempo más próximo y más lejano para iniciar y terminar una actividad. El tiempo de holgura de una actividad. Las mejores alternativas. Las alternativas en las cuales los recursos extras deben ser utilizados. Si la marcha de un proyecto está acorde a la programación o al presupuesto. Una programación que ofrece un nivel constante de utilización de recursos. Una programación que completa el proyecto en un tiempo mínimo bajo recursos limitados.

Estimación del tiempo A B 1 2 C E D I J K 3 4 6 7 8 9 G H F 5 1 2 (0-3) (3-4) (4-4,5) (3-7) C E D I J K 3 4 6 7 8 9 (7-8) G (17-19) (19-20) H (20-22) (8-8,5) F (15-17) (7-15) 5 Tiempo Estimado= 22 meses

Camino Crítico A B 1 2 C E D I J K 3 4 6 7 8 9 G H F 5 1 2 (0-3) (3-4) (0-3) (4-4,5) (3-7) C E (3-7) D I J K 3 4 6 7 8 9 (7-8) G (17-19) (19-20) H (20-22) (8-8,5) (17-19) (19-20) (20-22) F (15-17) (7-15) (15-17) (7-15) 5 Tiempo Estimado= 22 meses