Géneros Artesanales Argentinos S.R.L. Introducción

Generalidades de la organización “Géneros Artesanales Argentinos SRL” es una empresa del rubro textil, especializada en la manufactura de telas y tejidos artesanales. La empresa cuenta con una organización interna simple, un área de gerencia y el personal encargado de operar los sistemas de producción. La gerencia se encuentra a cargo de los tres socios fundadores de la compañía, dos de los cuales tienen conocimientos y/o experiencia previa en el sector de textiles artesanales.

Socios que componen la empresa: Rafael Nodal Benito Gonzalez Romeo Gueits El área de producción está conformada por tres empleados, distribuidos en las tareas de operación de maquinarias y control de calidad de los productos manufacturados.

Generalidades de la organización La empresa:  Se estableció en un galpón amplio.  Tiene una pequeña oficina con un teléfono, una notebook y un armario (se archivan carpetas de los pedidos)  Cuenta con 3 máquinas, cada una trama un metro de tela cada dos horas.

Generalidades de la organización  Inicialmente trabajan 3 empleados.  Dos empelados manipulan las máquinas de forma simultánea.  El restante realiza tareas de controles de calidad.  Utilizan un sistema freeware alojado en un servidor gratuito que ofrece servicios de hosting.

Generalidades de la organización  Los clientes se registran a través de del sitio web.  El socio Gueits asigna los usuarios y contraseñas a los clientes.  Los clientes realizan los pedidos por correo electrónico.  Se utiliza una planilla de cálculo con varias hojas para mantener toda la información de la empresa: proveedores, stock, pedidos, etc.

Generalidades de la organización  Se realizan backups semanales sobrescribiendo los anteriores.  El socio Gueits presenta informes mensuales con información de ventas.  Cualquiera de los socios puede registrar pedidos de clientes. Los datos relevantes del pedido, cliente, pieza solicitada, cantidad, fecha de envío, son registrados en papel por el socio en cuestión.

Debilidades  Información almacenada en la misma ubicación física, tanto datos en formato impreso como electrónico. Riesgo: el sistema es propenso a pérdidas por desastres naturales, incendios, inundaciones, etc. Además, el almacenamiento centralizado conlleva un elevado riesgo de fraude y robo de información debido a que solo se requiere acceso a un único lugar físico.

Debilidades Solución: el almacenamiento de la información debe realizarse en distintos sitios físicos, distribuyendo y duplicando la información. Se debe contar con las propiedades estructurales adecuadas así como también con los controles de acceso físico correspondiente. Como complemento, contar con protocolos de emergencia frente a las situaciones antes mencionadas.

Debilidades  Política de backups insegura. Las copias previas son reemplazadas por las nuevas. Riesgo: esta estrategia implica una exposición innecesaria ante el riesgo de pérdida de información. En caso de que se ingresen datos erróneos en los libros, estos no podrán ser corregidos por falta de información. Esta situación puede dejar a la empresa sin la información necesaria para operar con normalidad.

Debilidades Solución: se requiere de una clara política de backups, que establezca plazos y protocolos para la generación y administración de las copias de seguridad. Es importante almacenar en forma ordenada las copias previas de los libros de manera que se eviten errores al momento de utilizar esta información. En cuanto a los medios de almacenamiento es primordial el empleo de los soportes apropiados para reducir el riesgos de pérdida de los backups.

Debilidades  Utilización de software freeware y contratación de servicio de hosting gratuito. Riesgo: el software freeware es propenso a contener bugs que no han sido detectados por el desarrollador, además de no ofrece garantías ni el soporte técnico que puede requerir la empresa. El empleo de hosting gratuito implica riesgos de seguridad, y posible vulnerabilidad a ataques por parte de Hackers o Crackers.

Debilidades Solución: es imprescindible el empleo de software que cuente con controles de calidad adecuados. Puede tratarse de software con licencia privativa o libre, con soporte técnico. En lo que respecta a la contratación de un servicio de hosting, se requiere que este cuente con controles de acceso implementados, controles de seguridad y certificación adecuados.

Debilidades  Utilización de una única planilla Excel con toda la información relevante a la empresa. Riesgo: el control de este archivo implica el acceso irrestricto a toda la información contenida en él. Un acceso no autorizado al mismo puede resultar en una pérdida de la ventaja de mercado de la empresa frente a los competidores. La pérdida de la planilla conlleva un riesgo adicional por ser de importancia fundamental para el funcionamiento cotidiano de la empresa.

Debilidades Solución: utilización de módulos de sistema que permitan una manipulación mas precisa y segura de la información contenida en la planilla. Es necesario contar con controles de acceso de autenticación por clave para asegurar la protección de la información sensible para la organización, datos de clientes, proveedores, sueldo de los empleados, etc.

Debilidades  Asignación manual de usuario y contraseña a los clientes. Riesgo: al ser una tarea automática llevada a cabo por una persona, la probabilidad de la ocurrencia de un error humano se incrementa considerablemente. Es crítica debido a que es primordial mantener consistencia y coherencia entre los usuarios y sus claves. Esto se refleja en riesgos como potenciales deudas para la misma persona, problemas de acceso, problemas de seguridad y una mala imagen de la empresa.

Debilidades Solución: para evitar estos problemas se debería emplear un sistema automatizado para la generación de usuarios y contraseñas para clientes. Con esto se evitan los errores en cuanto a usuarios repetidos o múltiples claves para el mismo usuario. Con respecto a la distribución de los usuarios y claves se recomienda que el sistema haga uso de algún método de activación de cuentas, como podría ser un link de confirmación del alta de la cuenta.

Debilidades Entre otras debilidades del sistema se encuentran:  El modo ineficiente de atención de pedidos El cual puede dar lugar a que se registe el pedido más de una vez, o que el mismo no sea considerado.  La elaboración de resúmenes mensuales de ventas de manera manual. Lo que da lugar a posibles errores, omisiones, e implica una pérdida de tiempo para el socio encargado de tal labor.

Debilidades Los sistemas implementados para la administración de la información relevante para la empresa resultan en extremo simples y propensos a errores. El estado actual del sistema es insuficiente a la hora de asegurar la operatoria diaria de la compañía. El nivel de riesgo implicado resulta inaceptable, poniendo en peligro no solo la obtención de beneficios propios del negocio; sino la imagen misma de empresa.

Opinión Como conclusión al análisis del estado de los sistemas actualmente en servicio en la empresa, se emite una opinión adversa; han ocurrido pérdidas sustanciales. El sistema en uso deja a la organización en una situación de elevado riesgo. Resulta fundamental implementar cambios sustanciales en el corto plazo, de forma que se eviten perdidas financieras y se preserve la imagen de la empresa.

Opinión Como estrategia a corto plazo se recomienda la adquisición de un sistema de gestión que satisfaga la necesidades actuales capaz de cubrir las falencias antes expuestas. En vistas al esperado crecimiento de la empresa, se aconseja el análisis de un plan a largo plazo para la conformación de un área encargada del desarrollo de sistemas a la medida de las futuras necesidades de la organización.