INDUCCIÓN INSTITUCIONAL 2014

Informar al nuevo servidor público, sobre temas relacionados con el empleo publico, situaciones administrativas, régimen salarial, prestacional y manual de funciones de la Defensoría, con el fin de orientarlos sobre los derechos y servicios que tiene la Entidad frente a sus servidores y hacer buen uso de ellos dentro de los términos legales y reglamentarios OBJETIVO

PLAN DE TRABAJO I.ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL T.H Procesos - subprocesos Talento Humano Servidores que participan en los procesos II. RÉGIMEN GENERAL DEL EMPLEO Definición de empleo Clasificación general III.SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Fundamento Legal Definición Licencia Permiso Encargo Comisión Vacaciones

IV.RÉGIMEN PRESTACIONAL Prestaciones sociales a cargo del empleador Vacaciones Prima de Vacaciones Auxilio de cesantías Prima de navidad Prestaciones a cargo de la Seguridad Social Auxilio de maternidad Período de lactancia Auxilio por enfermedad Accidente de trabajo Auxilio funerario Prestaciones a cargo de la Caja de compensación Familiar Subsidio familiar Beneficiarios del subsidio

PLAN DE TRABAJO V.RÉGIMEN SALARIAL Elementos del Salario Bonificación de servicios prestados Prima de servicios Auxilio de alimentación Auxilio de transporte

PLAN DE TRABAJO VI.PÓLIZA DE VIDA Amparos Cubrimientos Económicos

PLAN DE TRABAJO

I ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

RESOLUCIÓN: No. 062 DEL 20 DE ENERO DE 2014; POR LA CUAL SE CREAN 3 GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO COORDINACIÓN TALENTO HUMANO

PLAN DE TRABAJO I. ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL T..H SUBDIRECIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CARRERA ADMINISTRATIVA GESTIÓN TÉCNICA DESARROLLO HUMANO Evaluación Manual de Funciones Selección de Personal Registro y Control Planta SIGEP Gestión Documental Nomina y Prestaciones Seguridad Vacaciones Otros: Créditos, libranzas Bienestar Social Hojas de Vida SSST Capacitación

PLAN DE TRABAJO 1.1 DEFINICION DEL EMPLEO: “El conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. Articulo 123 Denominación genérica de Servidores Públicos Presta sus servicios al Estado o a la Administración Pública II. RÉGIMEN GENERAL DEL EMPLEO 1.2 CLASIFICACIÓN GENERAL:

PLAN DE TRABAJO 1.Los Miembros de las Corporaciones Públicas: De elección popular:Congresistas, Ediles, Comuneros, Gobernadores. 2.Los Empleados Públicos regidos por un estatuto legal y reglamentario por AA de nombramiento: Prestan servicios a:Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, UAE, Establecimientos Públicos, EICE-Actividades Dirección y confianza, Organismos de control (Contraloría - Fiscalía – Defensoría), Miembros de la Fuerza Publica, Sector Salud. 3.Los Trabajadores Oficiales (Contrato de Trabajo): Prestan servicios para la construcción y mantenimiento de Obras Publicas: EICE, SEM. 4.Los Particulares: Temporalmente la ley le asigna funciones publicas. II. RÉGIMEN GENERAL DEL EMPLEO

2.1 Definición: El estado en el que pueden encontrarse los Empleados Públicos frente a la administración en un momento dado. En servicio activo: Ejerce funciones del empleo para el cual ha sido nombrado o posesionado 2.2 Licencia: Separe de sus funciones sin romper vinculo laboral Licencia Ordinaria( 3 meses; Atoriza Sec. Gral;No se revoca no se prorroga, si renunciable por el empleado; Licencia por Maternidad Licencia por Enfermedad 2.3 Permiso: 1 día por el superior inmediato 3 días al mes: - Por causa justificada (autoriza Sub. T.H) - No es acumulable - Por escrito - Nuevo permiso después de 1 mes PLAN DE TRABAJO III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

2.3.1 Permiso para estudio - Se concede hasta 8 horas seman. - Se compensa si supera las 32 men. Y si es estudio no relacionado con la Entidad o la dependencia. - 1 sólo programa – Procedimiento Permiso para el ejercicio de Cátedra-Procedimiento Permiso para cumpleaños. -Procedimiento Calamidad Doméstica – Procedimiento Licencia por luto – Procedimiento Compensatorios – Procedimiento PLAN DE TRABAJO III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

2.4 Encargo: Encargo en empleos de carrera Mientras se surte el proceso de selección Una vez convocado el concurso los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados: - Si acreditan los requisitos - Poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño - Si no ha sido sanción disciplinaria - Su ultima evaluación de desempeño sea sobresaliente Encargo de empleos de carrera por vacancia temporal Empleos de carrera cuyos titulares se encuentren en situaciones administrativas serán provistos: - En forma Provisional - Con servidores públicos de carrera Encargo en empleos de L.N.R. Vacancia Temporal o definitiva: Provistos por empleados de carrera. Vacancia Definitiva: Provistos por empleados de carrera hasta por 3 meses PLAN DE TRABAJO III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

PLAN DE TRABAJO III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS 2.5 Comisión: Por disposición de autoridad competente Ejercen temporalmente las funciones propias del cargo en lugares diferentes a la seda habitual. Atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es el titular

PLAN DE TRABAJO III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Comisión de Servicios Ejercer funciones del empleo en un lugar diferente de la sede del cargo. Cumplir misiones especiales. Asistir a reuniones, conferencias o seminarios. Para realizar visitas de observación que interesen a la administración. CARACTERISTICAS: Temporal = limite 30 Días prorrogables por 30más Hace parte de los deberes de todo empleado Puede dar lugar al pago de viáticos Comisión con conexidad con temas de la Entidad Finalizada la comisión, el empleado rinde informe.

2.5.2 Comisión de Servicios en el exterior Para tramitar o negociar asuntos que a juicio del Gobierno Nacional revistan especial interés para el país Para suscribir convenios o acuerdos con otros gobiernos u organismos internacionales Comisión para adelantar estudios Solo para recibir capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento para el ejercicio de las funciones propias del empleo de que es titular ó en relación con los fines de la Entidad REQUISITOS Un año de antigüedad Calificación satisfactoria de servicios No sancionados disciplinariamente III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS PLAN DE TRABAJO

2.5.4 Comisión de estudios en el interior del país Hasta por 1 año prorrogable cuando se trate de obtener titulo académico REQUISITOS Más de 6 meses de comisión – suscribirá con el nominador un convenio: - Prestar sus servicios a la Entidad por un tiempo correspondiente al doble del que dure la comisión (no inferior a un año). - Para respaldar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, el comisionado otorgara a favor de la Nación una caución en la cuantía que equivale a más del 50% del monto total de los sueldos devengados durante el lapso de la comisión. - El gobierno y los jefes podrán en cualquier momento revoca la decisión. PLAN DE TRABAJO III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

PLAN DE TRABAJO III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Comisión de estudios en el exterior REQUISITOS 1.Convenio – Suscribir - Prestar sus servicios por el doble por el doble que dure la comisión - Establecer póliza de garantía de cumplimiento por el doble de tiempo que dure la comisión y 1 mes más por el 100% de todos los gastos en que haya incurrido la Entidad y los sueldos que el empleado pueda devengar. 2.Plazo - 12 meses - Prorrogables por un termino igual hasta por 2 veces - Siempre que se trate de obtener título académico 3.Si finaliza la comisión el servidor no se reintegra: - Deberá devolver el valor total de las sumas giradas por la entidad con sus intereses. 4.Si el Servidor se retira antes de dar cumplimiento a lo estipulado deberá reintegrar la parte faltante.

De servicios ENCARGO COMISIÓN En empleos de Carrera – vacancia definitiva En empleos de Carrera – vacancia temporal En empleos de LNR – definitiva - temporal Ejercer funciones del empleo Ejercer funciones especiales En lugar diferente a la sede del cargo Conferidas por los superiores Para desempeñar un cargo de LNR Para adelantar estudios En el exterior – no mayor de un (1) año prorrogable. En el interior – hasta un (1) año prorrogable uno más para título académico. Hasta (3) tres años prorrogable tres (3) más ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

PLAN DE TRABAJO III. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Comisión para desempeñar cargos de LNR Derecho: Empleados de carrera con evaluación de desempeño sobresaliente – se otorgue comisión hasta por 3 años para desempeñar en otras entidades cargos de LNR o de periodo fijo prorrogables hasta por 3 años más Facultativo: De la Entidad si tiene evaluación de desempeño satisfactoria VACACIONES Doble Carácter:- Es una situación administrativa - Es una prestación Social (Régimen Prestacional)

PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL Definición de Prestación Social Es lo que debe el Patrono al trabajador -En dinero -En especie -Servicios y otros beneficios Por ministerio de la Ley Por convenio colectivo o pactos colectivos Por pactarse en el contrato de trabajo Establecidas en el contrato interno de trabajo Fallas arbítralesO cualquier acto unilateral del Patrono PARA CUBRIR LOS RIESGOS O NECESIDADES DEL TRABAJADOR, QUE SE ORIGINAN DURANTE LA RELACIÓN DE TRABAJO O CON MOTIVO DE LA MISIÓN

PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL 1.VACACIONES Reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tiene derecho todo empleado publico por haberle servido a la administración por 1 año Duración 22 días 1.1 CARACTERISTICAS: -Solo se puede acumular hasta por 2 años -Genera vacancia temporal en el empleo 1.2 PROCEDIMIENTO PARA CONCEDER VACACIONES: -Se causa el derecho -En noviembre se hace programación de vacaciones de forma concertada a con el superior inmediato para el siguiente -Talento Humano procede a concederlas en la nomina correspondiente a un mes de nomina anterior a la fecha de disfrute 1.3 VACACIONES PROPORCIONALES: Ley 995/2005 Decreto 404/2006 Incorporan el pago proporcional de las vacaciones

1.4 APLAZAMIENTO E INTERRUPCION DE VACACIONES:  Aplazamiento: El jefe habiendo otorgado las vacaciones y sin que el empleado haya iniciado el disfrute las aplaza por razones del servicio.(por 1 sola vez). Con 15 días de antelación  Interrupción: Cuando el Servidor Publico se encuentra haciendo uso del disfrute de las vacaciones y el jefe o persona autorizada interrumpe las vacaciones por: PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL -Necesidades del servicio -Incapacidad ocasionada por maternidad o Paternida -Otorgamiento de una comisión. -Llamamiento a filas. -Licencia por Luto 1.5 VACACIONES COLECTIVAS: No

PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL 1.6 COMPENSACION DE VACACIONES EN DINERO: a)Cuando el nominador de la Entidad lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio publico – 1 año -. b)Cuando el empleado público quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas. 1.7 PRESCRIPCIÓN DEL DERECHO: EL DERECHO A DISFRUTARLAS Y A RECIBIR LA COMPENSACIÓN EN DINERO En 4 años Se contaran en la fecha en que se haya causado el Derecho

PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL 2.PRIMA DE VACACIONES 2.1 DEFINICION: Reconocimiento que la ley otorga A los servidores públicos Al cumplir el año de servicios Con el fin de que dispongan de mayores recursos económicos para lograr el goce pleno de las vacaciones 2.2 CUANTIA: 15 días de salario por cada año de servicio

3.AUXILIO DE CESANTIAS – INTERESES SOBRE CESANTIAS PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL 3.1 Finalidad de las cesantías 3.2 Anticipo sobre las cesantías: Compra de vivienda Construcción Reparación Ampliación Liberación de gravámenes del inmueble Para adelantar estudios FNA – para compra de lote Amortización del crédito 3.3 Trámite 3.4 Interés sobre cesantía: Fondo privado de cesantías = 12% FNA = interés equivalente al 60% de la variación anual IPC

PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL 4.PRIMA DE NAVIDAD 4.1 DEFINICION Pago que realiza el empleador al Servidor del equivalente a 1 mes de salario que corresponde al cargo desempeñado a 30 de noviembre 4.2 PERIODICIDAD Primeros 5 hábiles de diciembre por doceavas completas 4.3 PAGO PROPORCIONAL Prestaciones Sociales a cargo de la Seguridad Social 1.Auxilio de Maternidad 1.1 DEFINICION 1.2 CUANTIA 1.3 Reconocimiento al padre del recién nacido (4 días – 8 días)

PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL 2.Periodo de Lactancia Una hora diaria – durante 3 meses después de la licencia 3.Auxilio por Enfermedad 3.1 Reconocimiento Económico - Enfermedad profesional – 100% del salario - Enfermedad común – 2/3 partes del salario durante los primeros 90 días – 90 días siguientes 50% 3.2 Facturas para liquidar la incapacidad 3.3 Tramite 4.Auxilio por Enfermedad 4.1 Reconocimiento 4.2 Tramite

PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL 5.Auxilio Funerario 5.1 Definición 5.2 Cuantía Prestaciones a cargo de la Caja de Compensación Familiar 1. REQUISITOS -Carácter permanente - Hasta 4 SMLV -Que laboren 96 horas mensuales entre los dos -4 SMLV + 2 = 6 no sobrepasen los del cónyuge -Tener personas a cargo que den derecho al subsidio -Podrán cobrar simultáneamente el subsidio familiar por los mismos hijos el padre y la madre cuyas remuneraciones sumadas no excedan de 4 SMLV

PLAN DE TRABAJO IV. RÉGIMEN PRESTACIONAL 2. BENEFICIOS -Dinero: Cuota monetaria -Especie: Reconocimiento en alimentos, vestidos, becas de estudio -Servicios: Utilización de las becas y programas sociales que organice la caja -En caso del fallecimiento de un trabajador - beneficiario continua pagando cuota por 12 meses -En caso de fallecimiento de una persona a cargo (se pagara un subsidio extraordinario) equivalente a 12 mensualidades de subsidio

PLAN DE TRABAJO V. RÉGIMEN SALARIAL 1.Elementos del Salario 1.1 Competencia Salarial Constitución política Ley 4ta del 92 Normas Objetivos Criterio Que debe observar el Gobierno Nacional La fijación del Régimen Salarial y Prestacional de: para. Los empleados públicos. Miembros del congreso nacional. Miembros de la Fuerza Pública. Fijación de P/S de los trabajadores oficiales Dicta otras disposiciones de conformidad con lo establecido en el articulo 150, numeral 19 literal e y f de la C.P.

PLAN DE TRABAJO V. RÉGIMEN SALARIAL 2.Elementos del Salario creados por el Gobierno 2.1 Bonificación por Servicios Prestados Definición Monto: Base de liquidación: Termino del pago: -Hasta 2 SMLV = 50% -Superior a 2 SMLV = 35% -Asignación básica -Gastos de representación -Mes en que cumple el año -Plazo 20 días

PLAN DE TRABAJO V. RÉGIMEN SALARIAL 2.2 Prima de Servicios Definición Base de liquidación: AB GR AA AT BO A 30 de junio de cada año Requisitos: A 30 de junio de cada año el empleado debe haber laborado en la Entidad 1 año completo Proporcional

PLAN DE TRABAJO V. RÉGIMEN SALARIAL 2.3 Auxilio de Alimentación Definición: Es un valor determinado, definido por el gobierno mediante un Decreto Requisitos: no devengue mas de $ no este en vacaciones no este en licencia no se encuentre suspendido en sus funciones que la Entidad no suministre alimentación 2.4 Auxilio de Transporte Definición: Requisitos: devengue hasta 2 SMLV no este en vacaciones no este en licencia no se encuentre suspendido en sus funciones que la Entidad no suministre el servicio de Transporte

RÉGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL

PERIODOS CAUSACIÓN CESANTIASY PRIMA DE NAVIDAD PRIMA DE NAVIDAD PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES PRIMA DE VACACIONES PRIMA DE VACACIONES BONIFICACIÓN BONIFICACIÓN

AMPAROS Vida : En ejercicio de sus funciones por hechos violentos (Ley 16 de 1988 ) Vida $400 SMLV Incapacidad Total y Permanente Extensión de cobertura Auxilio Funerario = 10 SMLV $ Vida. Cualquier causa: homicidio, Suicidio, $50 Millones. 2.Incapacidad: 50 Millones. 3.Indemnización por muerte accidental. 30 Millones 4.Enfermedades Graves.60% del valor asegurado de la cobertura de vida.$30. M. 5.Gastos funerarios: 20SMLM.$12¨ HMACCP: (TERRORISMO). $ Millones. 7.Gastos Médicos: $4¨000. x accidente. : 1.Permanente parcial : >50 PCL no + del 75%. 200 SMLV. 2.Permanente Total : PCL que exceda el 75% sin + 95%. 300 SMLV. 3.Gran Invalidez : PCL de + 95% PCL _ 400 SMLV. PLAN DE TRABAJO V. POLIZA DE VIDA SHUB SEGUROS