ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA

COMUNICACIÓN EXTERNA ESTRATEGIASRECOMENDACIONES  Comunicación directa y permanente con la Asesora de Prensa.  Canalizar todas las entrevistas y solicitudes de los periodistas a través de la asesora u oficina de prensa. Esto le proporciona credibilidad, status y operacionalidad a la oficina y al Ministerio ante los periodistas que cubren la fuente. De igual manera, sirve de control para hacerle seguimiento a la información que genera el Ministerio, y dejando claro que el único vocero oficial de la entidad es el Ministro.  Buena relación con todos los medios de comunicación.  Mantener una comunicación eficaz y positiva con los periodistas de las diferentes redacciones de la empresa escrita, audiovisual y medios on line, para proteger la imagen y mantener el control de la información.  El trato frecuente con los periodistas favorece la posibilidad de entablar relaciones al margen del trabajo.  Documentar, conversar, contextualizar temas que aportan información al periodista.  Ser conscientes de las reacciones negativas de los periodistas (no influir en subjetividad).  Defender la credibilidad.  Enfrentar las situaciones de crisis organizacional. No huír ni esconder la realidad.  Hay que estudiar los medios como a los clientes y competidores.  Elaborar productos que les interesen y satisfacen sus necesidades.

COMUNICACIÓN EXTERNA  Espíritu de colaboración  Satisfacer rápidamente sus demandas de información y de no ser posible directamente con el ministro, indicar una segunda persona para que suministre la información.  Generar confianza, evitando informaciones inexactas, anuncios prematuros y promesas imposibles.  Ser eficaces en la difusión informativa destinada a los medios de comunicación.  Fichero de prensa  Comunicados de prensa  Conferencia de prensa  Entrevista  Acercar a los medios nacionales para entregarles información específica.  Crear espacios de reflexión y formación para periodistas que cubren la fuente a través de seminarios y conferencias, de ser posible organizar uno por semestre o según sea la necesidad de los temas  Asesoría en temas de comunicación y publicaciones del Ministerio.  Intervenir, recomendar y acompañar al Ministro en las diferentes actividades y eventos en los cuales participe.  Conferencias de prensa y boletines de prensa.  Convocar a los periodistas conferencia de prensa sólo cuando sea estrictamente necesario.

COMUNICACIÓN EXTERNA  Archivar los recortes de prensa, las noticias de radio y televisión.  Monitorear diariamente la entrega de las noticias del sector, a través de un contrato con la firma DHV Divulgar, que presta el servicio seleccionando las noticias de los periódicos EL TIEMPO, EL ESPECTADOR, DIARIO HOY, NUEVO SIGLO, LA REPÚBLICA, los diarios nacionales y las revistas CAMBIO, DINERO, LA NOTA y SEMANA.  Grabar todas las declaraciones e informes que se divulgan en radio y que luego pueden servir para refutar alguna información inexacta y/o como complemento a una divulgación futura.  Realizar monitoreos radiales diarios que servirán de apoyo para que al final de la tarde, el Ministro esté enterado de lo que aconteció en el transcurso del día. Para lograrlo se debe disponer de los recursos necesarios para realizarlos.  El archivo de prensa, radio y televisión que se lleva en la oficina es del sector, pero el personal incluye solamente las declaraciones del Ministro.  De igual manera, llevar un registro fotográfico de todas las actividades en las que participa el Ministro tanto interno como externo.

COMUNICACIÓN INTERNA ESTRATEGIASRECOMENDACIONES  Participación de los funcionarios. Motivarlos en su actividad diaria, mantenerlos informados de los pormenores de la empresa donde trabajan, hacerlos partícipes de los valores y beneficios del Ministerio de Minas y Energía, en coordinación con Gestión Humana.  Desarrollar y realizar acciones de comunicación y motivación internas. Realizar reuniones formales e informales, boletines informativos, manejo de carteleras, cartas personalizadas, entre otros.  Boletín Informativo NOTIMINAS  El canal de comunicación debe estar en cabeza del Despacho, debe circular un solo boletín interno que contenga toda la información de las diferentes dependencias de la entidad. Debe ser sólo uno, si existen varios el mensaje puede perderse y la tendencia de las personas que los reciben a contabilizar uno más de los ya existentes.  Página Web  Revisar diariamente la información de la página del Ministerio, controlar que sea muy dinámica y esté actualizada.  Realizar sondeos de opinión a través de NOTIMINAS a los usuarios para conocer sus recomendaciones y utilidades de la página web

COMUNICACIÓN INTERNA  Coordinar la información del sector energético  Trabajar en coordinación con las entidades adscritas y vinculadas con el fin de suministrar la información oficial de manera unificada. Por medio del boletín del sector ENERGIMINAS destacar la más importante de las entidades.  Compartir la información que se genere en las áreas misionales de la entidad de manera permanente  Consultar semanal o diariamente si se requiere a los directores sobre los avances y logros de cada uno de los sectores para divulgarlo por medio de los canales de que se disponga  Encuestas  Elaborar una encuesta al año en el Ministerio para averiguar cual es la percepción de los funcionarios frente a la comunicaciones. El cuestionario se distribuirá a través del Boletín interno y posteriormente se tabularán y analizarán los resultados a fin de detectar las fortalezas y debilidades internas de comunicación.  Archivo histórico de prensa y televisión con información del sector y la entidad  Guardar el archivo de prensa y llevar una relación diaria que contenga titulares, fecha y medio que lo publicó. Trimestralmente, hacer una recopilación con la información del Ministerio y llevar otro anual con toda la información, al igual que las noticias de televisión con su respectivo listado. Asimismo, llevar un reel de televisión con las intervenciones del Ministro en el Congreso de la República.  Carteleras  Existe una cartelera por piso, estas son un canal de comunicación entre los funcionarios, debe permanecer actualizada, renovarlas cada 5 días como máximo y con un contenido de información de interés general, noticias del Despacho y la entidad con una unidad de criterio.