Estructuras, Organización y Control Interno Sistemas Operativos Proceso de Pagos

Proceso General

Proceso

Principales características Pagos a proveedores, personal, contribuciones patronales, retenciones,etc Recepción de la factura control contra remito conformado y orden de pedido. (cantidad y precio) Registro de la deuda. Vencimiento y pago por Tesorería (retenciones, cargas sociales, etc)

Elementos del diseño Dpto Financiero coord flujo de fondos (ing. y egresos) Cuentas a Pagar Autorización del Pago Forma de Pago (cheque, deposito en cuenta, servicio de pago a proveedores) Registración del pago Actualización de la cuenta del proveedor Documentación: Factura o Resumen de cuenta proveedor, remito, pedido, cheque, recibo.)

Impacto Informática Impacto del rediseño de procesos Actualización de saldos de proveedores Sistematización del control de vencimientos. Planificación de los pagos.

Control facturas proveedores El acceso a las funciones de procesamiento/datos de facturación está circunscripto al personal autorizado segregado de la ejecución de tareas incompatibles. Las facturas de proveedores por bienes recibidos y servicios prestados son aprobadas para su pago por un funcionario apropiado. Las facturas y notas de crédito de proveedores se acumulan en forma completa y exacta en los registros contables. Los datos de facturas y notas de crédito son procesados en forma completa y exacta en el período contable correcto. Los datos de las facturas de proveedores se aparean con los datos de compras y recepción. Se aíslan, analizan y corrigen en forma oportuna las facturas o notas de crédito de proveedores rechazadas o no apareadas. Se concilian los saldos de cuentas a pagar con los resúmenes de cuentas de los proveedores. Se controla la codificación contable de las facturas y notas de crédito de proveedores Se controla la exactitud del cálculo de las facturas de proveedores Se determinan y se desagrega el IVA y los impuestos que gravan las compras de acuerdo con la legislación y reglamentación vigente.

Control de Pagos EL acceso a las funciones de procesamiento/datos de desembolsos está circunscripto al personal autorizado segregado de la ejecución de tareas incompatibles. Las condiciones de pago inusuales son acordadas y aprobadas por adelantado Los cheques firmados son enviados prontamente al destinatario correcto Los datos de desembolsos de efectivo se acumulan de manera exacta y completa en los registros contables. Los pagos en efectivo se preparan en forma completa y exacta solamente a partir de facturas aprobadas u otra documentación de respaldo. Los pagos se hacen en el momento más eficiente y efectivo Los pagos se hacen por el medio más eficiente y efectivo Se han establecido procedimientos para asegurarse del cumplimiento de todas las reglamentaciones de servicios financieros aplicables.

Bibliografia Gilli. Diseño y efectividad organizacional Capitulo 3. Proceso de Venta Controles – Material de la consultora Price WaterHouse