Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios SUMA Organización Panamericana de la Salud Organización Mundial de la Salud

La Ayuda Humanitaria Problemas:Problemas: –Las donaciones en algunos casos se convierten en un “dolor de cabeza” por: no ser necesariasno ser necesarias no ser requeridasno ser requeridas no tener ninguna utilidadno tener ninguna utilidad no existir capacidad de organización para su recepción y administración.no existir capacidad de organización para su recepción y administración.

La Ayuda Humanitaria Los suministros de socorro no solicitados que llegan despues de un desastre pueden abrumar a las autoridades nacionales de socorro.Los suministros de socorro no solicitados que llegan despues de un desastre pueden abrumar a las autoridades nacionales de socorro. El espacio, los medios de transporte y el tiempo son escasos.El espacio, los medios de transporte y el tiempo son escasos. Se carece de informacion técnica sobre los suministros recibidosSe carece de informacion técnica sobre los suministros recibidos Los donantes y los medios de comunicación reciben una impresion negativa.Los donantes y los medios de comunicación reciben una impresion negativa.

El Manejo de la Ayuda Humanitaria Muchos creen que es fácilMuchos creen que es fácil Algunos confían en la solidaridadAlgunos confían en la solidaridad El Gobierno es el responsableEl Gobierno es el responsable La empresa privada colaboraráLa empresa privada colaborará Se contará con todos los recursos para trabajarSe contará con todos los recursos para trabajar

El Manejo de la Ayuda Humanitaria Muchos creen que es fácil... Existen definidas áreas de bodegaje?Existen definidas áreas de bodegaje? Hay transportes disponibles?…Hay transportes disponibles?… Se cuenta con bodegueros y equipos para manejar los suministros?…Se cuenta con bodegueros y equipos para manejar los suministros?… Quién coordina las acciones?...Quién coordina las acciones?...

El manejo de la ayuda humanitaria Algunos piensan que habrá solidaridad... Hasta que… Hasta que… –Las aduanas dificultan la salida de las donaciones –Las empresas aduaneras cobran grandes sumas para manejar la carga –No hay bodegas disponibles –Todos opinan, pero nadie aporta soluciones

El manejo de la ayuda humanitaria El Gobierno es el responsable... El manejo de la ayuda humanitaria El Gobierno es el responsable... Pero…Pero… - La mayoría de la ayuda humanitaria es originada de ONG’s... - En oportunidades los organismos de - En oportunidades los organismos de respuesta no están preparados respuesta no están preparados - No hay coordinación entre las instituciones para el manejo de la ayuda humanitaria - No hay coordinación entre las instituciones para el manejo de la ayuda humanitaria

El manejo de la ayuda humanitaria La empresa privada colaborará... El manejo de la ayuda humanitaria La empresa privada colaborará... Pero, bajo qué condiciones? Pero, bajo qué condiciones? Con qué utilidad?Con qué utilidad? Existen coordinaciones previas?Existen coordinaciones previas? Hay credibilidad?Hay credibilidad? En qué momento?En qué momento? A través de quién?A través de quién?

Software Versión 5.1 El Programa Software Versión 5.1 El Programa Desarrollado por OPS/OMS inicialmente para las actividades de salud Desarrollado por OPS/OMS inicialmente para las actividades de salud En la actualidad incluye funciones para la administración de suministros y manejo de bodegas.En la actualidad incluye funciones para la administración de suministros y manejo de bodegas. Constantemente actualizado para satisfacer los requerimientos de los países y agencias.Constantemente actualizado para satisfacer los requerimientos de los países y agencias. De fácil utilización por el usuario.De fácil utilización por el usuario.

Software Versión 5.1 Evolucion del Sistema SUMA Software Versión 5.1 Evolucion del Sistema SUMA

Software Versión 5.1 Que permite el Sistema SUMA Software Versión 5.1 Que permite el Sistema SUMA Demostrar la eficiencia en el manejo de la ayuda humanitaria por las instituciones usuarias. Demostrar la eficiencia en el manejo de la ayuda humanitaria por las instituciones usuarias. Los donantes pueden recibir reportes en tiempo real de sus aportes.Los donantes pueden recibir reportes en tiempo real de sus aportes. Permite el intercambio de información entre las ONG’s y los Organismos Públicos.Permite el intercambio de información entre las ONG’s y los Organismos Públicos.

Software Versión 5.1 Que permite el Sistema SUMA? Software Versión 5.1 Que permite el Sistema SUMA? SepararSeparar ClasificarClasificar InventarioInventario

SEPARAR URGENTEURGENTE Util para la emergenciaUtil para la emergencia NO URGENTENO URGENTE Util despues de la emergenciaUtil despues de la emergencia InútilInútil

CLASIFICAR Los suministros que pueden ser utilizados se clasificaran según categorias técnicas predefinidas:Los suministros que pueden ser utilizados se clasificaran según categorias técnicas predefinidas:

CLASIFICAR Cada Categoria se divide en Sub-CategoriasCada Categoria se divide en Sub-Categorias Ejemplo - Categoria Medicamentos:Ejemplo - Categoria Medicamentos:

CLASIFICAR Cada Sub-Categoria posee items de referenciaCada Sub-Categoria posee items de referencia Ejemplo - Categoria MedicamentosEjemplo - Categoria Medicamentos Sub- Categoria Antibióticos:Sub- Categoria Antibióticos:

INVENTARIO Todos los articulos son inventariados de acuerdo a sus características y cantidades permitiendo:Todos los articulos son inventariados de acuerdo a sus características y cantidades permitiendo: –Realizar reportes diarios a las autoridades –Saber cantidades y ubicación de los insumos –Tener control sobre las demandas y ofertas.

INVENTARIO A quien le pertenece la información Obtenida?A quien le pertenece la información Obtenida? –Cada destinatario tendra acceso a los datos de los suministros enviados a ellos. –Las autoridades del país afectado decidirán quienes tendrán acceso a los datos durante la emergencia. –El Proyecto SUMA preparará estadísticas generales para mejorar la asistencia humanitaria internacional (en futuros desastres)

Materiales y Equipos En la actualidad podemos disponer de equipos de computación, impresoras, fax, fotocopiadoras, etc. en casi cualquier oficina.En la actualidad podemos disponer de equipos de computación, impresoras, fax, fotocopiadoras, etc. en casi cualquier oficina. Hay que preveer posibles fallas de los equipos o de la interrupción de la corriente eléctrica, así como también errores al manipular los equipos, ya que:Hay que preveer posibles fallas de los equipos o de la interrupción de la corriente eléctrica, así como también errores al manipular los equipos, ya que: Los humanos fallan, y las maquinas también…Los humanos fallan, y las maquinas también… Un sistema de reserva utilizando formularios estará disponible.Un sistema de reserva utilizando formularios estará disponible.

El Equipo Profesional SUMA Personal Técnico previamente capacitado con experiencia en el area de manejo de suministros en casos de emergencia:Personal Técnico previamente capacitado con experiencia en el area de manejo de suministros en casos de emergencia: –voluntarios en el area de la salud –voluntarios en otras ramas con experiencia logistica

El Equipo Profesional SUMA Nivel CentralNivel Central –Coordinador –Equipo consultor Unidades de CampoUnidades de Campo –Dos operadores por unidad Modulo de BodegasModulo de Bodegas –Coordinador de Bodega –Dos operadores

El Equipo Profesional SUMA En cuanto sea posible el personal debe ser NACIONALEn cuanto sea posible el personal debe ser NACIONAL La OPS puede prestar asesoria técnica para la instalación del Sistema a las Organizaciones no Gubernamentales, Entes Gubernamentales y a todas aquellas agencias que manejen ayuda humanitaria.La OPS puede prestar asesoria técnica para la instalación del Sistema a las Organizaciones no Gubernamentales, Entes Gubernamentales y a todas aquellas agencias que manejen ayuda humanitaria.

El Equipo Profesional SUMA Cooperacion Sub-regionalCooperacion Sub-regional –Personal de países de la misma sub-región se movilizan, previa solicitud, para respaldar temporalmente al equipo nacional. –La OPS/OMS moviliza el material necesario para las operaciones de emergencia.

SUMA CENTRAL Organización Panamericana de la Salud Organización Mundial de la Salud VERSIÓN 5.1

FUNCIÓN ADMINISTRADOR CENTRAL DEL SISTEMA. FUNCIÓN ADMINISTRADOR CENTRAL DEL SISTEMA. Define parámetros de trabajo.Define parámetros de trabajo. Crea Unidades de Campo.Crea Unidades de Campo. Consolida información.Consolida información. Apoya el proceso decisional de alto nivel.Apoya el proceso decisional de alto nivel. Brinda mantenimiento a tablas del sistema.Brinda mantenimiento a tablas del sistema.

Requerimientos Tecnicos. Requerimientos Tecnicos. PROCESADOR386 o superiorPROCESADOR386 o superior RAM4 MbRAM4 Mb Uso del MouseRecomendadoUso del MouseRecomendado Versión D.O.S.3.1/ 5.1 o superiorVersión D.O.S.3.1/ 5.1 o superior Espacio en Disco duro10 Mb mínimoEspacio en Disco duro10 Mb mínimo IMPRESORA 132 y 80 col.IMPRESORA 132 y 80 col. UNIDAD DE DISCO3.5 “ / 1.44 MB.UNIDAD DE DISCO3.5 “ / 1.44 MB.

Instalacion. Instalacion. El Software SUMA CENTRAl consta de 3 diskettes de instalación.El Software SUMA CENTRAl consta de 3 diskettes de instalación. –Inserte el diskette No. 1 en A: o B: y digite SETUP –El programa solicitara los diskettes No. 2 y 3 –Una vez terminada la instalacion digite desde C: CENTRAL

El Menu. El Menu.

Procedimientos Previos. Procedimientos Previos. Pruebe que la computadora funcione correctamente. Corra algun programa antivirus Verifique que posea los 3 diskettes de instalación. Revise que no exista información de otra emergencia. Si existe, RESPALDELA. Si no existe, CONTINUE CON LA CONFIGURACIÓN.

Configuracion. Configuracion..

Crear Unidades de Campo.. DISKETTE 1 DE 1 SUMA Unidad de Campo No.______ Sitio de Recepción.______________ Introducir diskette en unidad A: o B: Teclee Siga instrucciones del programa. Etiquete el diskette. OPCIÓN: Preparar Unidad de Campo

Incorporar datos de Unidades de Campo.. OPCIÓN: Unidad de Campo / Incorporar datos Introducir diskette con información de la Unidad de Campo en unidad A: o B: Teclee Siga instrucciones del programa..

Consulta y modificacion de envios. OPCIÓN: Ver / Modificar Consultas sobre envíos específicos. Lista de envñios general. Lista de envíos por parámetros. Imprimir hoja del envío. Items por categoría. Items entregados por destino

Entrega de envios. OPCIÓN: Entregar Entrega por: A. Número de envío. B. Lista de envíos general. C. Lista de envíos por parámetros. Imprimir por lista de entregas general. Imprimir por lista de entregas por parámetros. Transferir al módulo de bodega.

Reportes. OPCIÓN: Reportes Reporte de envíos consolidados. Los reportes personalizados Items por categoría. 1. Escoger el rango de fechas. 2. Seleccione el modo de presentación. 3. Seleccione los campos que desea en el reporte,

Proteccion de la informacion. RESPALDO. Seleccione la capacidad de almacenamiento de la Unidad de Disco. Seleccione unidad de disco. A: o B: Verifique que el diskette sea el correcto. Etiquete el diskette RESTAURACIÓN Inserte diskette en la unidad A: o B: Seleccione la unidad de disco en la pantalla y presione,

Proteccion de la informacion. Todos los donativos, sin importar su origen o su destinatario deberan ser procesados por el Sistema SUMA en el punto de entrada antes de ser entregados al destinatario.