-AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -TRATAMIENTO TERMINADO EN ODONTOLOGIA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO -AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -TRATAMIENTO TERMINADO EN ODONTOLOGIA Proceso MISIONAL Acciones intramurales CLAUDIA LEONOR BASTIDAS R. MAYO de 2014

OBJETIVO GENERAL Evaluar el cumplimiento de los tratamientos terminados de odontología en pacientes de la ESE SAN CRISTÓBAL (Fondo Financiero y Capitación) y realizar las recomendaciones para la mejora tanto individual como del proceso

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Revisar aspectos relacionados con generalidades del Proceso frente a las metas del POA Misional y del plan de desarrollo institucional relacionadas. 2. Verificar el proceso de Facturación de actividades de Odontología. 3. Evaluar las evidencias resultantes de los soportes de las actividades realizadas con base en el proceso de facturación vs atención odontológica de FFDS y de Cápita 4. Generar recomendaciones institucionales, por proceso e individuales, que soporten la construcción de Planes de Mejora, cuando hubiere lugar.

ALCANCE Verificación del cumplimiento del proceso de tratamientos terminados en odontología, frente al Objetivo institucional de incidir de forma positiva en los determinantes del proceso salud enfermedad para mejorar la calidad de vida y la salud de la población de la localidad IV, actuando de manera intersectorial. PERIODO AUDITADO : Enero a Diciembre de 2013 Cronograma Plan de auditoría durante los meses de diciembre de 2013 A Febrero de 2014. Centros: CAMI Altamira, UPA Bello Horizonte, UPA La Victoria, UPA Alpes, y UPA Primero de Mayo. Auditados : 13 odontólogos, 1 Especialista (Endodoncista), 9 auxiliares de Higiene Oral y 10 Auxiliares de Consultorio Odontológico que ofrecen servicios en Salud Oral.

METODOLOGÍA Construcción y presentación del plan de auditoría y aprobación por parte del Asesor de la Oficina de Control Interno, Construcción del papel de trabajo Aplicación del papel de trabajo, por cada centro de atención que nos permitía medir el grado de cumplimiento del procedimiento de tratamiento terminado en odontología. Verificación de la información documentada y suministrada por los responsables del proceso. Revisión de aspectos relacionados con generalidades del Proceso frente a las metas del POA Misional y del plan de desarrollo institucional relacionadas. Observación de los procesos: se observaron los siguientes criterios de análisis: Previa a la Atención, Facturación, Agendación, Durante la Atención, Controles y Negociación Entrevistas: dirigidas a la referente de Facturación, al auxiliar de estadística y los responsables de centro, con el fin de conocer su visión desde el campo diario de actuación, fundamentada en los criterios de calidad. Seguimiento al plan de mejoramiento de la auditoría anterior. Consolidación de la información documentada, de la observación directa y de la entrevista a los responsables del proceso en cada centro. Se incluye en el presente informe el consolidado de los estándares de 2010 y 2013

Cuadro 1: CONSOLIDADO DE ESTÁNDARES ESE SAN CRISTÓBAL 2010-2013 RESULTADOS Cuadro 1: CONSOLIDADO DE ESTÁNDARES ESE SAN CRISTÓBAL 2010-2013 ESTÁNDAR 2010 2013 REGULAR 0-60 0-69.0 BUENO 61-80 70-89 EXCELENTE 80-100 90-100

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION HALLAZGOS OBSERVACION PROCESO RESPONSABLE CONFORME NO CONFORME Subs. Control estratégico: planes y programas Numeral 7.1 Planeación de la realización del producto o prestación del servicio Revisado el registro de seguimiento a POAS 2013 publicado en la intranet, del POA de Acciones Intramurales, se observa: Los resultados en el 2013 de la meta 1 del Plan Táctico Institucional "Incrementar un punto anual de la línea base la atención de primera vez en salud oral de los niños, niñas y jóvenes menores de 19 años", definido en el POA son: primer trimestre 1908/2358=0,8, segundo trimestre 2087/1909=1,09, tercer trimestre 2500/1943=1,28, cuarto trimestre: 2227/1795=1,24, año 2013- 8722/8005=1,08 Para el año 2013, se cumplió la meta al 100% como estaba establecida en el Plan táctico del POA, se incremento en 1.08 puntos con respecto al año 2012 para un cumplimiento del 100%. Sin embargo, en el Plan de Desarrollo Institucional no se observa la Meta "Incrementar un punto anual de la línea base la atención de primera vez en salud oral de los niños, niñas y jóvenes menores de 19 años". Lo anterior evidencia desarticulación y falta de armonización en el enfoque entre el Plan de Desarrollo Institucional, el plan táctico y POA del proceso.   X OAP- Direccionamiento Estratégico

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION OBSERVACION PROCESO RESPONSABLE CONFORME NO CONFORME Subs. Control estratégico: planes y programas Numeral 7. 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio La actividad 1 del POA Asistencial (Lograr terminar el 75% de los tratamientos iniciados a los usuarios del FFD), no se alcanzo en la vigencia 2013. El indicador de Continuidad tuvo un resultado para 2013 de, 54.82% y , para el contrato del FFD fue de 53%, en el primer trimestre de 2014 es de: 47.99%, lo anterior es justificado por la totalidad de los encuestados debido a: 1. pago de cuotas moderadores por usuarios de baja capacidad de pago y 2. Las variaciones constantes en las bases de datos de afiliados. Nótese que la actividad 1 del POA está formulada como una meta. Verificadas las actas de reuniones de Odontólogos del 8 de Febrero de 2013 se evidencia que se efectuó autoevaluación y toma de decisiones para corregir la situación observada   X PROCESO ACCIONES INTRAMURALES Subgerencia de servicios Odontólogos, Referentes de los centros, Coordinador de Odontología

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION OBSERVACION PROCESO RESPONSABLE CONFORME NO CONFORME Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento estratégico Numeral 7. 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio La actividad 2 del POA, tiene como Indicador (Realizar seguimiento a los usuarios que ingresaron por primera vez a consulta odontológica con el fin de que finalicen el tratamiento iniciado), los resultados son: 1 semestre 70 % y segundo trimestre 100%. Con una efectividad del 65%. Indicador no define realmente acciones de medición frente a la meta propuesta   X Subsistema: Control de gestión Componente: Actividades de Control Elemento: Políticas de Operación Numeral 7. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio En el análisis de las estadísticas institucionales de continuidad de tratamiento terminado institucional el resultado reportado y publicado en Estatota 2013 tanto para pacientes de EPSS y de vinculados no coinciden con los resultados reportados en el seguimiento del POA publicado en la intranet. La anterior imprecisión puede dar lugar a datos no confiables que podrían ser utilizados en la toma de decisiones. Considerando que la fuente oficial de la información institucional es Estatota

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION OBSERVACION PROCESO RESPONSABLE CONFORME NO CONFORME Subs. Control estratégico. Componente Direccionamiento estratégico Numeral 4. 4.1 Requisitos generales El proceso de auditoría realizada a los odontólogos y Auxiliares de consultorio odontológico evidencia el desconocimiento de la ubicación del proceso de odontología en la Intranet de la Institución (Instructivo odontología Código: A02MA01).   X OAP- Calidad Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento estratégico Elemento: Planes y Programas Numeral 6. 6.4. Ambiente de trabajo No se evidencia una articulación efectiva de los diferentes actores que participan en el ciclo de atención de los usuarios: profesionales asistenciales, facturadores, informadores, referentes de atención del usurario, coordinadores.

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION OBSERVACION PROCESO RESPONSABLE CONFORME NO CONFORME Subsistema: Control de Gestión Componente: actividad de Control Elemento: Controles Numeral 8 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos Falta establecer mecanismos de autocontrol en el proceso analizado   Subsistema: Control de Evaluación Componente: Autoevaluación Elemento: Autoevaluacion de la gestión Revisados los registros de facturación reportados en el área financiera se observa un total de 652 tratamientos terminados a pacientes vinculados, mientras que los reportados por estadística (ESTATOTA 2013) refieren 702 tratamientos terminados a pacientes vinculados. La imprecisión en los mismos datos suministrados por las dos fuentes sugiere un riesgo para la Entidad, pues no se estaría facturando todas las actividades realizadas. Numeral 8 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o ser-vicio Al revisar el proceso y confrontarlo contra el Instructivo se evidencian que las dificultades de terminar los tratamientos se origina en la adecuación del proceso mismo, en los centros donde se definen actividades tales como que los facturadores se encargan de facturar las actividades de profesionales definidos con antelación ya sea una vez termine el tratamiento o al final del mes. En el mismo sentido también se debe a los cambios constantes en las bases de datos de los comprobadores de derechos, lo que hace dispendioso y demorado el procedimiento de facturación.

VARIABLES ESTUDIADAS CUMPLIMIENTO PROCESO DE FACTURACIÓN

CUMPLIMIENTO INDICADOR DE CONTINUIDAD FRENTE A LAS ESTADÍSTICAS INSTITUCIONALES

CONTINUIDAD TTO TERMINADO ODONTOLOGIA FFD   CONTINUIDAD TTO TERMINADO ODONTOLOGIA FFD TRIMESTRE POA ESTADISTICA 2DO 58,30% 55,75% 3ER 50,24% 50,77% 4TO 46% 55,26%

PROCESO

PROCESO

TRATAMIENTO FINALIZADO NO FACTURADO ANÁLISIS CON LAS BASES DE FACTURACIÓN MES DOCUMENTO TRATAMIENTO FINALIZADO NO FACTURADO Centro de Atención Octubre de 2013 1003516158 Tratamiento terminado en operatorio Bello Horizonte 52901441 Tratamiento terminado en endodoncia La Victoria 5788684 Tratamiento terminado en operatoria. Diciembre de 2013 65717499 Tratamiento terminado en cirugía y endodoncia. Primero de Mayo 41400853 Tratamiento terminado en cirugía y operatoria. 1023906314 1023937884 CAMI Altamira

CONTROLES Y NEGOCIACIÓN Se realizó reunión con la Referente de mercadeo Dra. Luz Stella Muñoz Beltrán quien explico la existencia de los siguientes convenios y/o Contratos: Dos Contrato en el F.F.D.S N° 1471- 2013 para población pobre no asegurada y el contrato N° 1503-2013 para población víctima de la violencia en condición de desplazamiento. La forma de pago de ambos contratos en odontología es contra Tratamiento terminado, contra facturación. Dos Contrato con CAPRECOM N°CR-028-2014 Resolutivo, atención odontológica por Unidad de pago por capitación UPC = 9622.16 por mes y el CR11-060-2013 de PYP No incluye actividades de odontología y de pago anticipado. Un contrato con CAPITAL SALUD de 2011 con UPC $11.300 incluye resolutivo y P y P

RECOMENDACIONES Ajustar el indicador 2 del POA asistencial Hacer coincidir los reportes del POA con los estadísticas Institucionales Dar cumplimiento a las metas 1 del POA Realizar re inducción o entrenamiento en puesto de trabajo a los Odontólogos sobre el proceso Instructivo odontología Código: A02MA01 Fortalecer estrategias de seguimiento, identificación y motivación de los pacientes para terminar los tratamientos Facturar oportunamente las actividades que realizan los profesionales de odontología para la no afectación de los recursos financieros de la institución Replantear indicadores de socialización telefónica: Numero de pacientes que después de la llamada terminaros el tratamiento/ Numero de pacientes llamados