SEMINARIO TALLLER CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVOS ORIENTADORA: OLGA SAAVEDRA DE PRIETO SEPTIEMBRE 30 Y 1 DE OCTUBRE DE 2004

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PASOS PARA ELABORAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Compilación de la información Institucional sobre la Administración Municipal. Entrevista con los Jefes de las Dependencias. Análisis e interpretación de la información recolectada.

TABLA DE RETENCIÒN DOCUMENTAL   La tabla de retención documental, es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión y el archivo central y se establece su disposición final, bien sea con el propósito de conservarlas totalmente, seleccionarlas o eliminarlas.

FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL     FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CÓGIGO SERIES y tipos documentales RETENCIÓN Archivo Archivo Gestión Central DISPOSICIÓN FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS   211-01 HISTORIAS LABORALES ·          Acto Administrativo de nombramiento ·          Hoja de Vida ·          Acta de Posesión ·          Afiliación EPS. ARP. ·          Resolución Vacaciones ·          Evaluación del Desempeño ·          Renuncia o destitución 2 98 X Pasados los 100 años, seleccionar aquellas historias laborales que sean representativas para la historia del municipio. 211-02 211-0201 211-0202 ACTAS Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional ·          Convocatoria ·          Acta ·          Anexos Actas Comité De Compras 18

Consiste en recopilar la información referente a las entidad. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 1. COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL SOBRE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Consiste en recopilar la información referente a las entidad.

2. ENTREVISTA CON LOS JEFES DE LAS DEPENDENCIAS. Se aplica la encuesta documental para hacer el estudio de cada unidad documental en cada dependencia de la organización

3. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Una vez compilada la información se debe proceder a: Establecer la codificación de la estructura orgánica. Elaborar el cuadro de clasificación documental. Adelantar la valoración documental. Diligenciar el formato de la Tabla de Retención documental.

CODIFICACIÓN ALCALDÍA ESTRUCTURA MUNICIPAL

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE 100 Concejo Municipal 01 02 03.1 03.2 ACUERDOS PROYECTOS DE ACUERDO ACTAS Actas de Plenaria Actas de Comisiones

Ejemplo: ACUERDOS SERIE ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL   ACUERDOS  SERIE ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL CT E M S ACUERDOS 2 20 X X

SERIE ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL CT E M S INFORMES Informes a Entidades de Control 1 20 X

CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección SERIE ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL CT E M S CONTRATOS ESTATALES 1 19 X X  Nota: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección

DILIGENCIAR EL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL De acuerdo con el modelo recomendado por el Archivo General de la Nación, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos para su presentación: Una Introducción  Tabla de retención de cada una de las dependencias Anexos

PASOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Sustentar las Tablas de Retención Documental ante el Comité de archivo Remitir las Tablas de Retención Documental al Consejo Departamental de Archivo.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN!