PROCESO DE COMPRAS Y NIVELES DE AUTORIZACION

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Transcripción de la presentación:

PROCESO DE COMPRAS Y NIVELES DE AUTORIZACION

Por que un proceso de Compras ? Proteger la institución y sus funcionarios Disminuir el riesgo financiero, de imagen e integridad Segregación de responsabilidades según los Niveles de gestión. Definir Las reglas de juego al interior y exterior de la organización Cada cual se dedique a lo suyo

OBJETIVOS DEL PROCESO DE COMPRA Mejor valor por el dinero, cumpliendo los requerimientos operacionales Competencia justa entre los proveedores Transparencia en el proceso Soporte para auditoria Porque el mundo no es perfecto !!

Niveles de autorización Compras Sede Central Aprobación hasta 500.000 Dirección Ejecutiva Requisición firmada Directores Nacionales 10.000.000 Direccion Ejecutiva Requisición Firmada, 3 Cotizaciones Logistica y solicitante 25.000.000 Directora Ejecutiva Requisición Firmada, 3 Cotizaciones sobre sellado Comité de Compras 100.000.000 Presidencia Req, Licitación Publica, Sobres sellados mas de 100.000.001 Req. Licitación Publica, Junta de Gobierno Gasto Proceso y Compra Responsabilidad del proceso en Logistica

Autorización pagos por compras y contrataciones, en finanzas hasta 500.000 Requisición autorizada Boleta o factura Directores Nacionales mas de 500.001 Orden de Compra, factura y solicitud de pago Logistica

Procedimiento de compra Aprovacion y emision del pago respectivo Seguimiento a entrega, verificación de cumplimiento de términos. Documento de recepción de mercancía o servicio Enviar a sede central del donante para autorización si aplica Borrador del contracto o orden de compra Comité de compra, Acta firmada por todos los asistentes explicando singularidades del proceso y la selección del proveedor realizada. Selección de proveedor Un cuadro comparativo de ofertas, debidamente firmado y aprobado. Acta de ceremonia de apertura de ofertas firmada por todos los asistentes (si es necesario) Todas las ofertas recibidas y firmadas Solicitud de cotización (copia) o aviso publico en periódico (si es necesario) Requisición logística validada /debidamente aprobada

Retos Profesionalización del personal de Logística Apoyo de personal directivo Comunicación efectiva con las direcciones Diseminación del proceso Seguimiento del proceso como esta publicado Prueba, corrección y nueva edición en 2012

Preguntas frecuentes Cuanto se tarda un proceso? Quien escoje el proveedor? Quien autoriza el pago? Que pasa si hay discrepancia entre logística y el departamento que solicita la compra? Quien recibe la mercancia? Que pasa si hay una discrepancia entre compra y lo que se recibe?