ADMINISTRACIÓN Y LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

DEFINICIÓN LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS SE UTILIZAN PARA CONVERTIR DATOS DEL EXTERIOR O INTERIOR DE LA EMPRESA EN INFORMACIÓN Y COMUNICARLA EN FORMA APROPIADA A LOS DIRECTIVOS DE TODOS LOS NIVELES Y FUNCIONES CON EL FIN DE FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES EFECTIVAS Y OPORTUNAS PARA PLANEAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LAS ACTIVIDADES DE LAS QUE SON RESPONSABLES

AL SISTEMA INFORMÁTICO LO CONFORMAN: BASES DE DATOS DOCUMENTOS PERSONAS HARDWARE SOFTWARE

FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN SE DIVIDE EN CUATRO GRANDES GRUPOS: CAPTACIÓN Y RECOLECCIÓN DE DATOS: OBTENIDA LA INFORMACIÓN SE ALMACENA EN ARCHIVO CENTRAL Y SU ACCESO PUEDE SER ATRAVEZ DE CLAVES O CÓDIGOS PARA EVITAR SU USO INAPROPIADO.

ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN TRANSFORMA LA INFORMACIÓN ALMACEDANA EN SIGNIFICATIVA OFRECIENDOSELA A QUIEN LA NECESITE.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN LA INFORMACIÓN RECOLECTADA ES ENVIADA A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EVITAR DUPLICIDAD O INFORMACIÓN INÚTIL, ESTO DEPENDE DEL TIPO DE EMPRESA O DESTINO QUE SE LE DARA A LA INFORMACIÓN. ESTA RECOLECCIÓN DE DATOS DEBE DARSE EN FORMA CONTÍNUA.

DISTRIBUCIÓN Y DISEMINACIÓN ES IMPORTANTE QUE LOS USUARIOS CUENTEN CON LA INFORMACIÓN EN EL MOMENTO PRECISO Y DE MANERA NORMAL PARA UNA BUENA INTERPRETACIÓN, YA QUE EL MISMO SERÁ RECIBIDA POR DIFERENTES MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN CON EL FIN DE HACER FRENTE A LAS SITUACIONES QUE SE PRESENTEN.

LA INFORMACIÓN COMO BASE DEL SISTEMA DE CONTROL DEACUERDO A LA INFORMACIÓN Y DATOS RECIBIDOS POR LOS DIRECTIVOS DE TODOS LOS NIVELES SE DAN GRANDES PASOS DE AVANCE HACIA EL ESTABLECIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SON ESTOS LOS QUE PERMITIRAN TENER EL CONTROL DE FIJAR NIVELES DE DESEMPEÑO CON OBJETIVOS DE PLANEACION, DETERMINAR DESVIACIONES, MEDIR LA IMPORTANCIA, Y TOMAR MEDIDAS QUE GARANTICEN QUE LOS RECURSOS DELA EMPRESA SE UTILICEN EFICAZ Y EFICIENTEMENTE.

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS Los programas instalados en computadoras personales son parte indispensable de la administración gerencial en muchos países ya que permiten realizar trabajos de calidad aún a los mas novatos. Permiten ingresar datos, hojas de cálculo, hacer tareas simples y elaborar programas especializados.

ES LA TECNOLOGÍA UNA SOLUCIÓN APROPIADA?

NO SIEMPRE ES LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA. AGILIZA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE MANERA EFECTIVA Y EFICIENTE; PERO PUEDE RESULTAR COSTOSA Y NO BRINDAR LA ESPECTATIVA ESPERADA. PUEDE NO SER APROPIADO CUANDO NO PUEDE SER OFRECIDO A TODOS LOS USUARIOS. CUANDO NO SE ADAPTA A LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA.

Hay cinco etapas a considerarse ante el uso de tecnología nueva Costos y Beneficios de la Tecnología: Los administradores deben ponderar los Costos y ahorros de introducir nueva tecnología, así como los de administración y Mantenimientos. Para valorar el beneficio se debe considerar: El propósito de la adquisición Manifestar por qué es deseable Describir el proceso que será reemplazado. Señalar los riesgos que pueden surgir o empeorar utilizando el proceso actual. Describir cómo funcionaría la nueva aplicación tecnológica. Indicar los beneficios que se obtendrán.

Disposición para Asimilar la Tecnología: En ocasiones el cambio no es bien asimilado. Por los usuarios del sistema o no están preparados para adaptarse a ella. También puede suceder que la tecnología no es la apropiada para las tareas contempladas. Superar la resistencia al cambio: Muchas veces existe el temor que la tecnología conlleva pérdida de empleos, lo cual sucede en muchas ocasiones; pero el administrador deberá negociar con el personal que resulte afectado con la implementación del nuevo sistema. Manejar Grandes Expectativas: Cuando se está en espera de que el sistema implementado solucione problemas existentes fácilmente, lo cual muchas veces no sucede. La tecnología instalada puede muchas veces ser incapaces de responder adecuadamente, por lo que se debe identificar los riesgos para equilibrar las oportunidades de identificarlas. Reducir los problemas estructurales: El éxito de la nueva tecnología estará con recursos humanos debidamente capacitados para administrarla adecuadamente, por lo que el personal debe ser instruido correctamente o emplear contratistas externos.

RECOMENDACIONES Evalúe su necesidad real Revise su presupuesto empresarial Investigue acerca del nuevo sistema Satisface lo que realmente necesita. Prepare su recurso humano

MUCHAS GRACIAS